Meer doen met garantiebanen

Al te snel belanden Wajongers bij de gemeentelijke groenvoorziening of de schoonmaak. Een pilot in Wijchen leert hoe mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt zelfs beleidsmedewerkers werk uit handen kunnen nemen.

Functiecreatie door werkprocessen te analyseren

Dakkapellen bekijken, asbestmailtjes registreren, grote bouwtekeningen printen en nieuwe gebouwen opsnorren. Veel moeite kost het de Wijchense beleidsadviseur Paul van der Vegt niet om werkzaamheden op te noemen die blijven liggen op de afdeling bouwen en leefomgeving. Binnenkort niet meer. Dankzij de pilot functiecreatie krijgt hij hulp. Hij kan dan weer doen waar hij voor aangenomen is: handhaven en toezicht houden. Het bedrijfsleven gaat de komende jaren 100 duizend banen scheppen voor mensen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt.

Ook de overheid doet mee en zal de komende jaren 25 duizend ‘garantiebanen’ creëren. Maar hoe maak je nieuwe banen als het geen extra geld mag kosten, er geen tastbaar product gemaakt wordt en er geen sprake mag zijn van verdringing? Om antwoord te vinden op die vraag, deed de gemeente Wijchen mee aan de landelijke pilot ‘functiecreatie’. Binnen de gemeente moeten dit jaar 2,5 fte worden ingevuld door mensen met een arbeidshandicap.

Bij overheidsfuncties die kunnen worden uitgevoerd door een Wajongere of iemand met een Sw-indicatie wordt al snel gekeken naar afdelingen als de groenvoorziening, de schoonmaak of een drukkerij. Bij de pilot in Wijchen keek men verder. ‘Ook beleidsmedewerkers houden zich soms bezig met koffie en thee klaarzetten voor een vergadering en het printen van stukken’, vertelt Bert de Koning, programma-adviseur adviseur werk en inkomen bij de gemeente Wijchen. ‘Als je die taken van een aantal mensen samenvoegt, kun je een functie creëren en kan de beleidsmedewerker doen waar hij goed in is.’

Commercieel manager Mary van de Looij van Sw-bedrijf Breed heeft veel ervaring met arbeidsbemiddeling. Dagelijks is zij in gesprek met werkgevers om te zien of iemand uit de doelgroep zou passen op de werkvloer. Er wordt gekeken vanuit de behoefte in plaats van de beperking.

‘Normaal loop ik dan een dagdeel mee en omschrijf precies welke taken door wie gedaan worden en hoe lang dat duurt. Vervolgens leg ik alle functieomschrijvingen erbij. Dan zie je dat mensen vaak heel lang bezig zijn met taken die niet in hun functieomschrijving staan. Uit onderzoek blijkt dat dit soms bij 40 procent van de werktijd het geval is. Ik wil een deel van die taken eruit filteren en clusteren tot een nieuwe taak. Bij een beleidsafdeling is dat lastiger om te meten, want het is niet erg nuttig om een dag naast iemand te zitten die achter de computer aan het werk is.’

Werkdruk
Van de Looij heeft in Wijchen niet alleen geobserveerd maar ook vooral met mensen gesproken. Te beginnen bij drie gemeentelijke sectoren; bouwen en leefomgeving, openbare werken en sociale zaken. Al snel bleek dat vooral bij de afdeling bouwen en leefomgeving de BAG-taken (Basisregistraties Adressen en Gebouwen) vaak blijven liggen en de werkdruk enorm hoog was. Sterker nog, bij de eerste de beste sector die onder de loep werd genomen, werd meteen een functie gecreëerd.

Van de Looij: ‘Het werk is vrij precies en tijdrovend. Vergunningen moeten gecheckt, bestanden volgens een strikt format ingevoerd en gecontroleerd, dossiers moeten netjes op orde worden gemaakt. Daar zitten elementaire taken bij die prima kunnen worden gedaan door iemand van Breed terwijl ze nu door een dure beleidsmedewerker worden uitgevoerd. Taken ook die nu blijven liggen of waarvoor iemand overuren moet maken. Wij hebben een aantal van die taken samengevoegd, zodat we er een volledige functie van kunnen maken voor iemand met een arbeidsbeperking.’ Ze spreekt van een eyeopener.

De beleidsmedewerkers kunnen zich concentreren op hun echte taken, de persoon met een arbeidsbeperking heeft een baan en de gemeente krijgt al het werk gedaan. Mooi, maar wie betaalt de extra kracht? Bert de Koning: ‘De kostenvraag wordt inderdaad vaak gesteld, net als de vraag waar mensen de tijd vandaan moeten halen om het hele proces door te spitten. Maar als het Wijchen lukt om aan alle wettelijke eisen en termijnen te voldoen, en de dienstverlening wordt verbeterd, is dat direct winst.’

Voor harde resultaten van de pilot wordt in Wijchen nu een business case opgezet. Wat levert het op als een beleidsmedewerker beter tot zijn taken komt? Wat kost de persoon die het werk komt doen? Wat levert het op als er geen overuren meer hoeven worden betaald? Het eerste jaar wordt de betaling van de persoon die binnenkort aan de slag gaat gefinancierd uit de reserve die Wijchen heeft op het BUIG-budget (inkomen).

Na 2015 zullen de kosten voor een deel uit de gemeentebegroting moeten komen. Daarvoor wordt in de loop van het jaar een voorstel aan de raad gedaan. De Koning: ‘Als deze mensen niet werken, betaal je ook een uitkering. Die kosten maakt de gemeente toch. Nu krijg je er werk voor terug.’

Bedreigend
De negatieve gedachten over kosten en tijd zijn niet de enige hindernissen, ervaart De Koning. ‘Als mensen niet weten wat functiecreatie is, denken ze al snel dat hun functie niet geschikt is om taken uit te halen. Maar als je het brengt op de manier “wij komen jullie helpen”, dan staan mensen er anders tegenover. We kijken niet naar de functie van mensen maar naar werkprocessen. Dat maakt het minder bedreigend. Het is nu echt een kwestie van kwartiermaken, draagvlak creëren en gesprekken voeren met managers om het voor elkaar te krijgen.’

Als straks in maart alle drie de afdelingen zijn bestudeerd, komt De Koning met een advies en zal de business case naar het college gaan. In het advies komt uiteraard te staan dat het eerste project meteen een functie opleverde. Maar ook dat het niet de bedoeling is alle kleinere taken bij werknemers weg te halen. Mensen hebben immers ook baat bij momenten van afleiding van de kerntaken. Het halen van een kopje koffie geldt ook als ‘rustmoment’.

Ook moet functiecreatie goed worden doorgesproken met mensen. Het gevoel dat het een proces is dat van bovenaf wordt opgelegd, komt de zaak niet ten goede. De Koning: ‘Maar ik kan je al wel verklappen dat onze wethouder al laaiend enthousiast is.’

Ook beleidsadviseur Paul van der Vegt is inmiddels zeer te spreken over de komst op zijn afdeling van iemand met een arbeidshandicap. ‘Vanuit Breed en vanuit de gemeente is het goed uitgelegd. Het gaat er niet om dat iemand mijn werk komt doen, maar dat iemand de taken uit het proces op zich neemt waar wij als team niet aan toekomen. Zo kunnen wij ons richten op onze kerntaken. En eerlijk gezegd ben ik per dag wel een uur of anderhalf bezig met zaken die iemand anders ook zou kunnen doen.’

Werk te over dus voor de nieuwkomer. Daarnaast zijn er de afgelopen tijd nogal wat taken blijven liggen die nu kunnen worden opgepakt. Daar ligt wat Van der Vegt betreft niet de prioriteit. ‘Het gaat er niet om dat iemand de achterstanden even komt wegwerken. We willen de werkzaamheden structureel maken zodat iemand een langdurige functie krijgt.’

Wijchen heeft genoeg garantiebanen
Volgens de uitwerking van de Participatiewet moet de gemeente Wijchen in 2015 2,5 fte aan garantiebanen creëren. De pilot in Wijchen stemt tot optimisme, vinden De Koning en Van de Looij. ’Als bij één onderdeel van één afdeling al een volledige functie kan worden gecreëerd, moet 2,5 fte haalbaar zijn.’ De vijf pilots functiecreatie worden in april op twee bijeenkomsten geëvalueerd.