Omgevingswet: Is jouw gemeente al klaar voor online participatie?

De Omgevingswet, die vanaf 1 januari 2024 in werking treedt, schrijft overheden voor om een omgevingsvisie op te stellen en in gesprek te gaan met de omgeving. Met participatie als één van de belangrijkste pijlers. En dat maakt 2023 hét jaar dat in het teken staat van voorbereiding, want die deadline nadert snel. Maar waar begin je?

Vraag een demonstratie van ons online participatieplatform aan en start eenvoudig met je eerste digitale participatie projecten.

Het belang van online participatie

De coronapandemie toonde ons in 2020-2022 al de noodzaak van online participatie. Maar ook de meerwaarde, want wat bleek? Online werden er vaak meer en andere doelgroepen bereikt dan voorheen. De inzet en inzichten van deze online participatie zijn daarmee een goede eerste stap geweest in de richting van de participatie in de Omgevingswet.

De Omgevingswet verplicht overheden om vroeg in gesprek te gaan met burgers, belanghebbenden en geïnteresseerden over nieuwe projecten in de leefomgeving. Met als doel dat deze groepen tijdig op de hoogte zijn en inzicht hebben in het proces en de planning. Maar, nog belangrijker: zodat overheden ook luisteren naar de meningen, belangen en ideeën van betrokkenen. Belanghebbenden kunnen bijvoorbeeld oplossingen aandragen, zelf ideeën indienen of reageren op voorstellen. Overheden kunnen vervolgens rekening houden met deze input voordat zij hun ideeën definitief maken.

Maar niet alleen de Omgevingswet staat op de planning. Ook zijn verschillende gemeenten al bezig met het opstellen van een participatieverordening. Het idee hiervan is dat gemeenten participatie veel meer vastleggen. Niet alleen bij de voorbereiding van beleid, maar ook in de uitvoering en evaluatie. Hieruit blijkt: participatie is here to stay.

Participatie organiseren

Niet alleen overheden moeten participatie organiseren: de Omgevingswet geldt voor alle initiatiefnemers van een project, dus ook inwoners, instellingen, bedrijven of samenwerkingsverbanden. Door als gemeente of overheid een podium te bieden voor initiatieven kunnen deze partijen zelf hun eigen online technieken kiezen om in gesprek te gaan met hun achterban. Een mooi voorbeeld hierbij is de gemeente Breda. Op Plan Breda presenteren lokale initiatiefnemers, waaronder de gemeente, hun plannen en nodigen zij inwoners uit hierop te reageren. Zo achterhaalt de gemeente op laagdrempelige wijze welke ideeën er leven, bijvoorbeeld voor de fysieke leefomgeving en sociaal-culturele ontwikkelingen.
Kortom: genoeg redenen om tijd vrij te maken voor een boost van de online participatie vanuit jouw gemeente.

Waar begin je?

Er zijn verschillende Mett platforms die worden ingezet als instrument voor de omgevingsvisie. Maar ook worden ingezet voor alle andere deelprojecten waarbij behoefte is aan participatie vanuit de Omgevingswet. De omgeving betrekken zorgt voor waardevolle inzichten en beter beleid.  Mits de omgeving op de juiste manier wordt betrokken natuurlijk. En hoe betrek je betrokkenen nu op de juiste manier?

Ons belangrijkste advies is om de Omgevingswet zo snel mogelijk op de agenda te zetten, het liefst vandaag nog. Een goed participatieproject kost namelijk tijd. En dan gaat het niet om de implementatie van de website – die heeft een gemiddelde doorlooptijd van 6-12 weken.

Nee, het gaat hierbij om tijd voor het eigen maken van het proces en het integreren van participatietrajecten. We zien bijvoorbeeld veel gemeenten die op hun participatiewebsite starten met pilotprojecten. Waarom? Met kleinere pilotprojecten – bijvoorbeeld gericht op één specifieke buurt of wijk – leer je wat wel en niet werkt en waar jouw betrokkenen behoefte aan hebben. Wat nodig is om betrokkenheid en draagkracht te creëren.  Zo kun je met kleine, korte projecten beginnen en steeds verder uitbouwen naar grotere of langere projecten.

Onze tips

Met ruim 430 klanten hebben wij inmiddels geleerd waar je rekening mee moet houden als het gaat om succesvolle online participatie. Die tips willen we graag met je delen. Succesvolle participatie bestaat volgens ons uit 3 componenten: informeren, afstemmen en terugkoppelen.

Informeren
Zorg ervoor dat betrokkenen begrijpen wat je doet en dat er een centrale plek is waar zij belangrijke informatie kunnen vinden. Hoe beter zij inzicht hebben in de plannen, hoe waardevoller hun reacties.

Een cruciaal aspect van informeren is een duidelijke en overzichtelijke website. Dat begrijpen wij ook. Daarom vinden wij het belangrijk dat je het Mett platform kunt inrichten als het verlengde van een Toptaken website, waarbij de bezoeker snel de juiste informatie vindt. Door opvallende call to actions – denk aan buttons – kunnen bezoekers de gevraagde actie makkelijk uitvoeren.

Gebruik de homepage als een dashboard met de belangrijkste informatie. Veel van onze participatiewebsites tonen hier direct de projecten waar bezoekers op dat moment over mee kunnen denken. Deze projecten verschillen natuurlijk per periode. Mett biedt daarom een flexibele en makkelijke manier om de projecten die getoond worden te wijzigen.

Een mooi en duidelijk overzicht van de lopende actuele projecten op de homepage vind je op Met Amersfoort.

Mett bevat verschillende tools om betrokkenen goed op de hoogte te houden. Zo kun je de verschillende fases van een project bijvoorbeeld tonen op een tijdlijn, documenten delen, nieuwsberichten plaatsen, gebruik maken van een kaart en een overzicht van veelgestelde vragen en antwoorden publiceren. Je kunt de verschillende mogelijkheden onbeperkt inzetten en combineren. Zo kun je bijvoorbeeld een aparte tijdlijn of nieuwspagina gebruiken voor elk project.

Afstemmen
Succesvolle participatie sluit optimaal aan bij de voorkeuren van de doelgroep. Dit betekent, dat als je met verschillende projecten werkt, er ook sprake is van verschillende participatievoorkeuren. Het is daarom belangrijk om per project te kiezen voor de meest geschikte vorm van participatie.

Omdat we begrijpen dat dit per project verschilt, bieden we verschillende participatievormen aan. Denk bijvoorbeeld aan stemmen, reageren op stellingen, enquêtes, polls, de mogelijkheid om zelf ideeën toe te voegen of punten op een kaart plaatsen. Met de diverse mogelijkheden zijn er altijd (combinaties van) mogelijkheden die aansluiten op jouw project. Zo kan het Mett platform worden ingezet voor zowel concrete en abstracte projecten en initiatieven.

Daarnaast kun je zelf kiezen wie er wanneer mee mag doen. Wil je het zo laagdrempelig mogelijk maken? Geen probleem, mensen kunnen meedoen zonder account. Of is het de bedoeling dat alleen een specifieke groep mensen mag meedenken? Dat heb je zo geregeld door bepaalde opties alleen zichtbaar te maken voor geregistreerde gebruikers.

Terugkoppelen
Als je jouw mening achterlaat, wil je ook weten wat ermee gebeurt. Door mensen op de hoogte te houden van het participatieproces houd je hen betrokken en groeit het vertrouwen. In een Mett platform kun je terugkoppelen op verschillende manieren. Veel van onze beheerders gebruiken hiervoor de nieuwsmodule of de nieuwsbriefmodule.

Inspiratie opdoen?

• Via de website van Lokale Democratie kun je ook een overzicht van dialoogtools downloaden: hier vind je een vergelijking tussen Mett en andere platformen voor online participatie. En wat we hierbij ook erg graag vertellen, is dat Mett als beste scoort op de vergeleken onderdelen.
• Op initiatief van Lokale Democratie verscheen de Inspiratiegids Digitale Participatie. Deze gids staat boordevol tips en praktijkvoorbeelden van digitale participatie.
• VNG ontwikkelde de Participatiewijzer: een digitaal afwegingskader voor burgerparticipatie. Speciaal voor wethouders, gemeenteambtenaren, raadsleden en hun ondersteuning. Benieuwd? Je vindt de Participatiewijzer hier.