Participatieplatforms: Cruciale rollen voor effectieve betrokkenheid

Stel, je overweegt aan de slag te gaan met online participatie. Je richt een platform in met de projecten waar je graag feedback van stakeholders op wil. Je denkt goed na over de vragen die je wilt stellen, aan wie en wat je gaat doen met de antwoorden. Hartstikke leuk natuurlijk. Maar tegelijkertijd ook niet vrijblijvend. Want als je zo’n platform gaat inrichten, moet je het ook beheren. Niets zo treurig als een ‘verlaten’ platform. En dan komt de aap uit de mouw. Want effectieve betrokkenheid vraagt om capaciteit. Hoeveel eigenlijk en van wie precies? Die vraag krijgen we vaker! 

Drie rollen 

Achter de schermen van een participatieplatform zien wij dat er drie rollen bepalend zijn om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt en de doelstellingen worden behaald.  

1. De informatiemanager

De informatiemanager is de hoeder van privacy en beveiliging op het platform. Deze rol is verantwoordelijk voor het toewijzen van rollen en rechten. Hoewel dit geen enorm tijdrovende rol is, vereist het toch de nodige aandacht. Met slechts een paar uur per maand kom je al een heel eind.

2. De communicatieadviseur

De communicatieadviseur heeft een sleutelrol in het overbrengen van de boodschap van het platform én de projecten die erop staan. Van het bewaken van de huisstijl tot betrokkenheid bij nieuws en evenementen, de communicatieadviseur houdt de grote lijnen in de gaten. Deze rol vergt gemiddeld 4-8 uur per week, afhankelijk van projectomvang en fase. 

3. De participatieadviseur

Steeds meer publieke organisaties nemen een participatieadviseur aan, nu participatie een vanzelfsprekend onderdeel van ruimtelijke ontwikkeling is geworden. De participatieadviseur begeleidt projectleiders en managers bij het effectief inzetten van participatie, zowel online als offline. Het draait om het waarom, wat, wie, en hoe van de (online) dialoog, en het verwerken van de antwoorden. Het werken met een participatieplatform is voor deze adviseur ‘part of the job’.  

Eigenaarschap 

Terwijl participatie een steeds belangrijkere rol inneemt in de integrale, ruimtelijke ontwikkeling, zien wij vaker dan ons lief is, dat de ‘mensen van de inhoud’ niet betrokken zijn bij het participatieplatform. Gek eigenlijk. Want als je ergens directe feedback kunt ophalen en de sfeer kunt proeven, is het daar. Daarom raden wij altijd aan om juist ook de mensen van beleid en uitvoering een beheerrol te geven op het platform. Zij kunnen als geen ander de content, agenda’s en documenten beheren en direct in actie komen bij vragen of opmerkingen. Dat zorgt er niet alleen voor dat niet alles op de schouders van de afdeling communicatie terecht komt. Het zorgt er ook voor dat het eigenaarschap gevoeld wordt door de mensen die ‘ervan zijn’.   

En dan de hamvraag: Is het genoeg? 

Het toewijzen van taken en rollen is de eerste stap, zeker als dat gepaard gaat met de benodigde uren. Maar het antwoord op de vraag of een dergelijke rolverdeling genoeg is om het platform te laten vliegen, inwoners goed te informeren en een stem te geven en plannen te verbeteren, hangt vooral af van het samenspel tussen de diverse rollen. Elke rol levert een eigen unieke bijdrage. Hoe komen boodschap, inhoud, feedback en proces bij elkaar? Daar vertellen we je graag meer over tijdens een demo op maat!