Ravijnjaar, vloek of zegen (3)

Nu gemeenten de financiële broekriem moeten aanhalen, is het de hoogste tijd om eens goed te kijken naar de manier waarop we boekhouden en de P&C inrichten. Dat kan veelal slimmer en efficiënter.

Want laten we eerlijk zijn: het is toch vreemd dat gemeenten hun financiën allemaal anders inrichten? Weliswaar kennen we summiere wet- en regelgeving, het BBV en de IV3-matrix. Maar er is bijvoorbeeld geen Referentie Grootboekschema voor gemeenten zoals het bedrijfsleven dat wel heeft. En ook geen standaard voor gemeentelijk boekhouden in gemeenten zoals België dat wel kent.

Die gemeentelijke autonomie kost de gehele gemeenschap geld. Nu vindt iedere gemeente het wiel uit bij de aanbesteding en implementatie van een nieuw financieel systeem. Het zou veel tijd en geld schelen als er dan direct een voorgeschreven landelijke standaard meegeleverd wordt door de softwareleverancier.

De IV3-matrix kan daarvoor als basis dienen, waarbij je in de standaard een bepaalde flexibiliteit laat voor gemeenten. Die ruimte kan bijvoorbeeld zitten in het aantal of soort producten die onder de verplichte taakvelden worden opgenomen. Taakvelden zijn al een soort hoofdproducten die gemeenten moeten opnemen in hun financiële structuur. Zelf ben ik van mening dat die nog wel op een iets hoger niveau mogen, maar dat terzijde.

Het zou gemeenten verder helpen als er landelijke voorschriften komen die voorschrijven hoe de taakvelden gebruikt moeten worden, hoe producten ingericht moeten worden en hoe kostensoorten vanuit een standaard gebruikt moeten worden. Met betrekking tot die kostensoorten is wat mij betreft aan te raden een uitgebreid schema vast te stellen voor alle gemeenten. Iets wat er tot op heden helaas nog altijd niet is.

In gesprekken met controllers van gemeenten merk ik dat de tijd er rijp voor is. En ook vanuit het CBS is de wens aanwezig. Daarbij speelt niet alleen mee dat standaardisering gemeenten geld bespaart. Door de sterke vergrijzing gaat er de komende jaren veel boekhoudkundige kennis verloren bij gemeenten. Standaardisering maakt het makkelijker om de financiële processen opnieuw en eenvoudiger in te richten. Het uitwisselen van arbeidskrachten tussen gemeenten wordt dan ook een stuk eenvoudiger.

Een gestandaardiseerde manier van boekhouden en een gemeentelijk grootboekschema vereenvoudigt bovendien het consolideren door het CBS. Het zorgt er ook voor dat gemeenten hun financiën nog beter kunnen benchmarken. En dat biedt kansen om inzichten te creëren die juist in financieel uitdagende tijden hard nodig zijn.

Last but not least: standaardisering is ook de eerste stap om in de toekomst optimaal gebruik te kunnen maken van kunstmatige intelligentie. Ik zie daarbij volop kansen: de jaarrekening, het accountantsdossier, een verschillenanalyse, inzicht in de incidentele baten en lasten, overzichten van reserves en voorzieningen; allemaal zaken waarbij AI ons kan helpen.

Willen we dat? Dan is dit hét moment om knopen door te hakken. Laten we het ravijnjaar benutten om een standaard grootboekschema voor gemeenten te ontwikkelen, met een bijbehorend handboek en opleiding boekhouden voor gemeenten. Zodat we straks van Limburg tot Noord-Holland en van Groningen tot Zeeland op dezelfde manier onze financiën inrichten. CBS, VNG en commissie BBV, pakken we samen de handschoen op?