'Inkoop gemeenten kan goedkoper'

Gemeenten kunnen geld besparen door deskundiger inkoopmanagement. Zo worden bestaande contracten te gemakkelijk verlengd en is er te weinig aandacht voor relatief kleine besparingen. Dat stelt adviseur ADC Performance Improvement op basis van een oriënterend onderzoek onder 171 gemeenten.

Scootmobiel
'Als je met een stofkam door de inkoop gaat, blijkt dat er vaak veel relatief kleine besparingen niet worden benut', zegt adviseur Wim Nieland van adviesbureau ADC. Als voorbeeld noemt Nieland de scootmobiel. 'Zo'n twintig procent van de scootmobiels die door gemeenten in het kader van de WMO zijn verstrekt, worden niet gebruikt. Maar vaak is er geen beleid om die terug te halen zodat ze opnieuw ingezet kunnen worden.'
 
Verslag
Zijn adviesbureau deed naar eigen zeggen een grootschalig kwalitatief onderzoek onder 171 gemeenten, waarbij het bureau heeft gesproken met wethouders financiën, gemeentesecretarissen, directeuren middelen, directeuren bedrijfsvoering en concerncontrollers'. Het onderzoek is uit concurrentieoverwegingen niet beschikbaar, maar Wim Nieland wil wel verslag doen van zijn bevindingen.

Geen drive
Wat Nieland vooral opviel, was de niet-zakelijke houding van veel ambtenaren.'Bij veel gemeenteambtenaren mist een intrinsieke drive om kleine besparingen op te pakken. Kostenbesparingen zijn ook vaak sterk budgetgedreven. Als ze 100 moeten besparen, maar mogelijkheden zien om 11 te besparen, dan zal zelden meer dan 100 worden bespaard.'

'Terug onderhandelen'
Een andere conclusie is het gebrek aan aandacht voor het contractmanagement rond inkoop bij veel gemeenten. 'De aanbesteding en de administratie, het 'contractbeheer', gaat tegenwoordig veelal redelijk goed. Maar waar doelmatigheidswinst te behalen valt is het contractmanagement, dus de omgang met de contracten die gesloten zijn.'Dan zie je dat de betrokken ambtenaren bij inkoop voornamelijk procesdeskundigen zijn en geen materiedeskundigen. Dat is zonde omdat leveranciers vanaf het moment dat een contract is ondertekend vaak al dan niet expliciet gaan 'terug onderhandelen' door toch minder te leveren dan eigenlijk afgesproken. Het is dan lastig als je daarop moet toezien als je ook functioneel van hen afhankelijk bent. Daar zou een speciaal persoon binnen de gemeente op moeten toezien die verder niet direct en dus emotioneel, sociaal verbonden is aan de ander.'

Oude contracten
Ook verlengen overheden bestaande inkoopcontracten van zowel producten als extern personeel vaak veel te gemakkelijk. 'Overheden contracteren weliswaar voor één of twee jaar, maar plakken daar haast automatisch een derde en vierde jaar aan voordat ze opnieuw een contract afsluiten.' Nadeel kan zijn dat anderen inmiddels hun diensten of producten goedkoper kunnen leveren.

Facturen
Een van de zaken die wel vaak goed gaan, is het niet-dubbel-betalen van facturen. 'Dat gebeurt bijna nooit,'zegt Nieland. 'Maar toch zijn daar soms verbeteringen mogelijk, als je goed kijkt naar de procedures dan blijkt dat er een overkill is aan controle. Dan moeten vier mensen hun handtekening zetten, wordt elke uitgave driedubbel gecontroleerd. Ook dat kost geld.'