Overheadkosten gemeenten gemiddeld 32 procent

Gemeenten zetten gemiddeld een derde van hun totale formatie in op overheadfuncties. Afwijkingen daarvan blijven binnen de range van 10 procent.

Onderzoek
Dat blijkt uit recent onderzoek van adviesbureau Berenschot. Dat onderzoek werd gehouden onder 65 gemeenten over 2016. Het gemiddelde overheadpercentage ligt op 32, waarbij de verschillen uiteenlopen van 22 tot 42 procent.

Wanneer wordt gekeken naar de totale overheadkosten per fte, bedragen die kosten 30.200 euro, met een spreiding tussen 22.000 en 40.000 euro. ‘Aan de verschillen, zo blijkt uit ons onderzoek, liggen bewuste keuzes ten aanzien van de inrichting van overhead ten grondslag’, aldus Bahamin Khossravi en Marly te Selle van Berenschot.

Methoden divers
Enkele financieel specialisten stelden onlangs in Binnenlands Bestuur (BB08) dat gemeentelijke overheadkosten moeilijk te vergelijken zijn, omdat er door gemeenten diverse rekenmethoden worden gebruikt. De provincie Brabant stuitte als toezichthouder op de gemeentefinanciën in de gemeentebegrotingen voor 2017 op verschillen tussen 20 en 80 procent. Financiën-specialist Hilko de Boer van Barneveld noteerde zelfs een nog bredere range: van 7 tot 84 procent.

Sinds de begroting van 2017 gelden nieuwe boekhoudregels voor gemeenten en provincies met onder meer als doel om de decentrale overheden beter met elkaar te kunnen vergelijken. Een van de afspraken is dat de overhead apart inzichtelijk dient te worden gemaakt. Omdat gemeenten veel vrijheid hebben hoe ze dat doen, wordt benchmarken lastig.

Benchmark
‘Ondanks de complexiteit zien wij dat een eenduidige vergelijking wel degelijk mogelijk is’, aldus Khossravi en Selle. ‘Een goede benchmark staat of valt met eenduidige en heldere definities. En vervolgens is het natuurlijk van belang dat deze definities goed worden toegepast. Helaas zien we dat dit niet altijd zo vanzelfsprekend is als het lijkt. Goede validatie van de gegevens is daarom essentieel. Bij zo’n validatie is diepgaande en actuele kennis nodig van de diverse ruisfactoren die een goede vergelijking in de weg zitten. Het lijkt er op dat een combinatie van bovenstaande punten de grote spreiding in overheadpercentages verklaart.’

Om een zuivere vergelijking mogelijk te maken tussen gemeenten, moet volgens hen er allereerst voor worden gezorgd dat er een volledig beeld is. Daarbij moet niet alleen naar de formatie worden gekeken, maar naar de totale kosten om de taak uit te voeren. ‘Andere partijen buiten de organisatie worden meer en meer ingeschakeld om  werkzaamheden te verrichten voor de gemeente’, leggen ze uit.

Afwijkingen
Dat er verschillen zijn, is volgens hen niet erg. ‘Iedere gemeente is uniek. Bij iedere gemeente spelen specifieke kenmerken een rol, welke van invloed kunnen zijn op de kosten en formatie. Cijfers zijn betekenisloos zonder de context. Een gemeente kan beargumenteerd afwijken van een ‘gemiddelde’.’
Een benchmark kan wel een eerste indruk geven aanknopingspunten ter verbetering bieden. De vraag die gemeenten zichzelf daarom moeten stellen is volgens hen: hoe kan het dat andere gemeenten het met meer of minder doen en valt er van ze te leren.