Aandacht voor soft controls verhoogt de controlekwaliteit

De kwaliteit van onze controlewerkzaamheden is en blijft de basis van ons beroep. Dankzij de kritische onderzoeken naar de controlekwaliteit van onze dossiers, hebben accountants in de afgelopen jaren grote stappen gezet om die kwaliteit te verbeteren. De positieve score uit de laatste AFM-rapportage toont aan dat BDO op de goede weg is.

De wereld om ons heen, al voordat COVID-19 zijn intrede deed, vraagt echter blijvende aandacht voor kwaliteit en kwaliteitsverhoging. Als accountant worden wij, terecht, kritisch bevraagd om onze rol daarin beter in te vullen. Dit betekent ook dat we meer aandacht gaan besteden aan soft controls.

 

Van kwaliteit in dossier naar kwaliteit in beheersing

Kritische rapportages, voornamelijk vanuit de toezichthouder, hebben de beroepsgroep ervan bewust gemaakt dat wij moesten veranderen. De kwaliteit moest fors worden verbeterd en de accountant moest nadrukkelijker invulling geven aan zijn rol in het maatschappelijk verkeer. Hiertoe zijn inmiddels al grote stappen gezet. Zo is het niveau van de vastleggingen in het controledossier aanzienlijk toegenomen, en worden klanten kritischer bevraagd over opgeleverde stukken. Daarnaast voeren wij aanzienlijk meer werkzaamheden uit, met als belangrijkste voorbeeld dat het aantal steekproeven fors is toegenomen.

 

Een neveneffect van deze uitbreiding is dat we in veel controles minder kunnen steunen op de interne beheersing van klanten. Terwijl het juist de taak van de ‘gecontroleerde’ is om een dusdanige interne beheersing op te zetten die fraude voorkomt en fouten tijdig detecteert. Zeker nu de rol van de accountant op het gebied van fraude onderdeel vormt van een maatschappelijke discussie, is het voor accountants zaak op de juiste manier aandacht te besteden aan de interne beheersing van hun klanten. Soft controls spelen hierbij een belangrijke rol.

Soft controls in de accountantscontrole

Kennis van de soft controls geeft de accountant inzicht in de interne beheersingsomgeving. Deze omgeving bestaat deels op papier, bijvoorbeeld via gedragscodes, autorisatiematrices en personeelshandboeken, maar uiteindelijk gaat het hier erom of de medewerkers werkelijk handelen naar de voorschriften. Een realistisch beeld daarvan leidt tot inzichten die nuttig zijn voor de fases van risico-identificatie, risicoanalyse en de kwaliteit van interne beheersingsmaatregelen.

Wat kan uw accountant meteen toepassen?

Aandacht voor de integriteit van een beheersingsmaatregel – voorkomt die écht fouten of is het een ‘blinde vink’? - is niets nieuws onder de zon. Ook in het verleden was de autorisatie van een inkoopfactuur van een directeur die honderdduizend nota’s autoriseert per jaar minder sterk dan een autorisatie van een directeur die maar duizend nota’s hoeft te autoriseren. Bij duizend nota’s is immers voldoende tijd nodig om een controlehandeling goed uit te kunnen voeren. Ook twijfelden wij aan de kwaliteit van de IT-omgeving wanneer de beeldschermen op het kantoor van een klant waren volgeplakt met post-its vol wachtwoorden. Wel nieuw is de mogelijkheid om meer structuur te geven aan de aandacht voor soft controls.

 

Gestructureerde aandacht voor soft controls geeft de accountant houvast om onderbuikgevoelens over beheersingsmaatregelen te documenteren. Door hier vervolgens ook over te rapporteren, verrijkt de accountant zijn rapportage over de kwaliteit van de beheersingsomgeving, en dat opent het gesprek over dit onderwerp met bestuur en toezichthouders. Hiermee geeft de accountant een (verdere) invulling aan zijn rol in het maatschappelijk verkeer. De rol die gericht is op het ‘voorkomen en genezen’ van fraude en fouten in (financiële) verslaggeving.

Meer informatie
Benieuwd hoe uw accountant soft controls in de controleaanpak kan integreren, of hoe u het gesprek hierover met uw toezichthouders kunt vormgeven? Neem contact op met een van onze specialisten.

---

Gijsbert Bruijnes , MSc, RA

Manager Audit & Assurance

Lees meer

---