E-facturatie dwingt overheidsinstanties tot procesoptimalisatie

Vanaf 18 april 2019 dienen alle ‘aanbestedende diensten’ de benodigde voorzieningen te hebben getroffen om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken.

E-facturatie vanaf 2019 verplicht

Ieder jaar ontvangt en verwerkt de overheid ruim 12 miljoen facturen. Dit gebeurt hoofdzakelijk handmatig, wat veel tijd en geld kost, met een aanzienlijk  risico op fouten. Mede om deze reden heeft het Rijk besloten e-facturatie vanaf 18 april 2019 verplicht te maken voor overheidsinstanties c.q. aanbestedende diensten. Elektronisch factureren is het digitaal uitwisselen van een factuur in de vorm van een (XML-)bestand, die zonder tussenkomst van een functionaris vanuit het ene (bron)systeem elektronisch te verwerken is in het andere (doel)systeem. Onder 'aanbestedende dienst' wordt verstaan de staat, een provincie, gemeente, waterschap of publiekrechtelijke instelling (denk aan ziekenhuizen, omroepverenigingen en onderwijsinstellingen), dan wel samenwerkingsverbanden hiertussen.

E-facturatie: hoe nu verder?

De staatssecretaris heeft aangegeven te willen weten wat op dit moment de stand van zaken bij de overheidsorganisaties is. Daarom moesten de aanbestedende diensten voor 1 juli 2018 aan het PIANOo-programmabureau doorgeven in welke fase de organisaties zich bevinden: zijn ze al gestart en hoe staat het met de voorbereiding? Is het project al klaar of staat het on-hold? Het omarmen en implementeren van e-facturatie is dus een vereiste, maar is niet van de één op andere dag geregeld en brengt de nodige vraagstukken met zich mee. Denk hierbij aan:

• Welke impact heeft het implementeren van e-facturatie op onze organisatie in relatie tot processen, werkwijze, functiescheiding en IT-systemen? En welke aanpassingen worden in dit verband gevraagd?
• Kan het automatisch verwerken van e-facturen bij ons wel betrouwbaar worden ingericht? Hoe weet ik zeker dat de IT-systemen doen wat ik ervan verwacht en waar bevinden zich nog risico’s? Zijn de General IT Controls wel adequaat ingericht?
• Welke impact hebben aanpassingen in het facturatieproces en onderliggende IT-systemen op de interne en externe controle, en welke (financiële) zekerheden worden op dit punt verwacht?
• Hoe zit het met de (informatie)beveiliging van e-facturatie in en rondom de straks verder gedigitaliseerde processen en IT-systemen, en is dit voldoende?
• Heeft de projectmanager in het projectplan aan alle relevante zaken gedacht of ziet hij belangrijke zaken over het hoofd? Hoe zit het met de voortgang van het project en halen wij onze doelstellingen nog wel?

Meer informatie

Voor meer informatie over e-facturatie kunt u contact opnemen met één van onze specialisten.

Jarno Smit, IT Audit Manager, MSc BDO Apeldoorn jarno.smit@bdo.nl
Wido Dalhuisen, Partner IT Audit, CISA, Drs., RE BDO Hengelo, BDO Utrecht, BDO Apeldoorn (055) 312 77 35 / wido.dalhuisen@bdo.nl