Hybride werken en de thuiswerkvergoeding

De wijzigingen in het Belastingplan 2022.

Na een lange periode van verplicht thuiswerken door Covid-19, mogen werknemers vanwege covid-versoepelingen weer regelmatig naar kantoor. De verwachting is echter dat het zogenoemde hybride werken, waarbij werknemers deels vanuit huis en deels vanuit kantoor werken, de tendens zal blijven.

Voor werknemers brengt het thuiswerken extra kosten met zich mee. Denk aan hogere energie-, water- en verwarmingskosten, maar ook hogere alledaagse kosten zoals koffie, thee en toiletpapier. In de praktijk zien wij echter (steeds vaker) dat werkgevers bereid zijn een vergoeding aan hun werknemers te geven voor de extra kosten die het thuiswerken veroorzaakt. Op dit moment biedt de fiscale wetgeving geen speciale fiscale faciliteit voor een thuiswerkvergoeding. Als de inhoudingsplichtige de werknemer toch een onbelaste thuiswerkkostenvergoeding zou willen geven, kan de inhoudingsplichtige er eventueel voor kiezen om de thuiswerkkostenvergoeding aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel. Voor de werknemer is de vergoeding dan belastingvrij. De inhoudingsplichtige loopt echter het risico 80% eindheffing te moeten betalen over die vergoeding, als de vrije ruimte van de inhoudingsplichtige ontoereikend is om de thuiswerkvergoeding onbelast te laten. In het Belastingplan 2022 is nu echter een voorstel opgenomen voor een gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten.

Gerichte vrijstelling voor thuiswerken

In het Belastingplan is opgenomen dat als een inhoudingsplichtige onder voorwaarden per thuiswerkdag een vergoeding verstrekt (ter compensatie van de hierboven bedoelde extra kosten), de inhoudingsplichtige daarvoor een gerichte vrijstelling mag toepassen van maximaal € 2 per thuiswerkdag per werknemer. Hiervoor zal een nieuwe gerichte vrijstelling worden toegevoegd aan de werkkostenregeling.  De onbelaste vergoeding van maximaal € 2 mag ook worden betaald als de werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.

 

Het Nibud heeft becijferd dat een bedrag van € 2 per thuiswerkdag volstaat. Waar nodig wordt dit bedrag in de toekomst verhoogd.

Vaststellen vaste thuiswerkvergoeding

Op basis van het Belastingplan kan dus een gericht vrijgesteld bedrag van € 2 per thuiswerkdag worden toegepast als een thuiswerkvergoeding wordt toegekend. In beginsel dient dan te worden vastgesteld hoeveel thuiswerkdagen een werknemer heeft. Op dagen dat een werknemer zowel thuis werkt als naar een vaste werkplek reist, mag de inhoudingsplichtige kiezen: of een thuiswerkvergoeding, of een vergoeding voor de reiskosten. Dat laatste zal in de regel voor de werknemer financieel gunstiger zijn (bij een reisafstand enkele reis van 5 km of meer). De inhoudingsplichtige mag echter geen gerichte vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding claimen als met de auto van de zaak (of ander door de werkgever ter beschikking gesteld vervoer) naar de vaste werkplek gereisd wordt. Het vaststellen van het aantal thuiswerkdagen per medewerker  levert voor de inhoudingsplichtige echter nogal een administratieve last op. Daarom is er een ‘praktische regeling’ in het belastingplan voor 2022 opgenomen. Die luidt grofweg als volgt.

 

Voor toekenning van een vaste thuiswerkvergoeding mag de zogenoemde ‘128-dagenregeling’ worden toegepast als structureel wordt thuisgewerkt. Deze regeling wordt eveneens gebruikt bij het vaststellen van de vaste reiskostenvergoeding. De 128-dagenregeling bepaalt dat wanneer een werknemer op ten minste 128 dagen per kalenderjaar thuis werkt, de inhoudingsplichtige een vaste thuiswerkvergoeding mag geven alsof de werknemer op 214 dagen per kalenderjaar thuis werkt. Van structureel thuiswerken is in ieder geval sprake als een werknemer op kalenderjaarbasis op meer dan 40 dagen thuis werkt. De 128-dagenregeling dient vervolgens ‘pro rata’ te worden toegepast. Met andere woorden: als een werknemer bijvoorbeeld structureel één dag per week thuiswerkt en de overige vier dagen op kantoor kan een vaste thuiswerkvergoeding worden toegekend voor 43 dagen (1/5 * 214) als de werknemer per jaar ten minste op (128 dagen * 1/5) = 25 dagen daadwerkelijk thuiswerkt. De inhoudingsplichtige mag dan een gerichte vrijstelling toepassen, in dit voorbeeld van maximaal 43 dagen * € 2 = € 86 (€ 7,16 per maand) voor de als eindheffingsloon aangewezen thuiswerkvergoeding.

Onbelaste arbovoorzieningen en noodzakelijkheidscriterium

Vorig jaar hebben wij in een ander perspectief verschillende mogelijkheden beschreven om het thuiswerken tijdens de coronaperiode fiscaal gunstig te faciliteren. Specifiek zijn wij ingegaan op de gerichtvrijgestelde arbovoorzieningen (bijvoorbeeld de ergonomisch verantwoorde bureaustoel) en voorzieningen in het kader van het noodzakelijkheidscriterium (denk aan een beeldscherm, toetsenbord, tablet, printer of de internetaansluiting in de woning). Het blijft ook in 2022 mogelijk om deze onbelaste vergoedingen en verstrekkingen rondom thuiswerken toe te kennen aan werknemers (mits aan de gestelde voorwaarden hiervoor wordt voldaan), naast de te introduceren gerichte vrijstelling voor de extra kosten van thuiswerken van € 2 per thuiswerkdag.

Afsluitend

Hybride werken lijkt structureler plaats te gaan vinden. Om die reden is in het Belastingplan 2022 een gerichte vrijstelling opgenomen voor de extra kosten die het thuiswerken oproept. Het betreft echter een beperkt bedrag per thuiswerkdag per werknemer. Daarbij kunnen inhoudingsplichtigen tegen extra administratieve lasten aanlopen, zowel als zij de thuiswerkvergoeding op basis van het aantal daadwerkelijke thuiswerkdagen willen toekennen als in de situatie dat zij met een vaste thuiswerkvergoeding willen werken. Dat geldt des te meer in combinatie met een reiskostenvergoeding.

 

De thuiswerkkostenvergoeding is gezien dit alles wellicht niet passend voor alle thuiswerksituaties, andere fiscale mogelijkheden voor vergoedingen en verstrekkingen bieden mogelijk een betere uitkomst. Uiteraard kunt u met uw BDO-adviseur of een van onze specialisten nagaan wat voor uw situatie het beste is.

 

Contact

Touria El Ouardi, Senior Manager Bureau Vaktechniek / Adviesgroep Loon- en Premieheffingen

Drs. Marco Dijkshoorn, Senior Manager