Vinger in de dijk

Ergens aan het begin van mijn loopbaan had ik een gedenkwaardig gesprek met mijn toenmalig leidinggevende. In een overleg legde ik uit dat ik al weken aan het dweilen was met de kraan open, en dat het leek alsof niemand ook maar overwoog om de kraan dicht te draaien. Zij wierp terug dat ik veel te hard aan het dweilen was geslagen, en dat er daardoor geen reden meer leek om de kraan te sluiten. Ze legde uit dat er eerst ‘kringen op het witte plafond van de bestuurskamer’ moesten komen voordat er genoeg aandacht voor de lekkage kwam en de kraan kon worden dichtgedraaid.

Dat was een vorm van bureaupolitiek waar ik niet aan mee wilde werken. Ik was toch verdorie geen ambtenaar geworden om weg te kijken en het maar gewoon te laten gebeuren? Ze zag mijn ontsteltenis en vulde aan: 'Als je nou eens niet gaat dweilen, maar in plaats daarvan de belangrijkste meubels op een verhoging zet; heb jij de uitvoering geholpen, en heb ik binnen de kortste keren een uitnodiging vanwege de schimmelplekken bij de bestuurskamer. Binnen no time is dan de kraan dicht en dáár is de burger écht mee geholpen.'

De metafoor is me altijd bijgebleven, omdat het me meerdere inzichten gaf: in sommige gevallen was blijkbaar een lekkage nodig voordat mijn leidinggevende een ongewenste situatie kon, wilde of durfde te stoppen. En ook: mijn leidinggevende was minstens zo met de inhoud begaan als ik, maar had een andere strategie om haar doel te bereiken.

Het gebruik van water als metafoor voor risico’s en gedoe komt vaker terug. Veel organisaties hanteren het three lines of defense-model, waarbij de golven van risico’s tegengehouden worden door drie dijken. Heel kort door de bocht is de eerste dijk opgebouwd uit interne ‘planning and control’, de tweede dijk uit risico- en kwaliteitsmanagement en monitoring en de derde dijk uit interne audits die niet alleen het topmanagement maar ook het hoogste gezag informeren. En waar zit dan de FG? Vraag uw FG eens hoe hij of zij dit zelf ziet. Zeker binnen een metafoor is er ruimte om verder dan het papieren harkje te kijken.

In sommige organisaties zit de FG als Hansje Brinker met een vinger in de derde dijk als een ultieme reddingspoging de restrisico’s tegen te houden. In andere organisaties vormt de FG samen met de externe toezichthouders een vierde dijk. Zelf vind ik de FG vanwege de onafhankelijke positie eigenlijk helemaal geen onderdeel van de dijken uitmaken. Bovendien kijkt de FG niet alleen naar de risico’s voor de organisatie, maar ook naar de risico’s voor betrokkenen. Ik zie FG’s daarom liever vanuit een vuurtoren kijken naar de dijken en vervolgens het bestuur informeren. En soms alarm slaan wanneer één van de dijken op instorten staat.

Misschien verwacht u dat uw FG niet alleen hoog en droog in de vuurtoren blijft, maar ook erop uitgaat, en af en toe zelfs misschien meedenkt en -bouwt aan de drie dijken. U kunt samen met uw FG bespreken wat bij het adviseren over de verplichtingen van de AVG hoort (een taak voor de FG) en wat bij het opstellen, inrichten en monitoren van het privacybeleid hoort (een taak voor de organisatie). Dat de FG geen instructies mag ontvangen voor de uitoefening van toezichtstaken staat een goed gesprek tussen FG en bestuurder niet in de weg.

Het over en weer uitspreken van verwachtingen is de basis van elke goede werkrelatie. Verwerk gerust een metafoor in het gesprek, of desnoods twee. Het is een fijne manier om fundamentele zaken op een luchtige manier te bespreken. Mijn ervaring is dat je snel tot de kern komt en soms verrast wordt door de inhakers van je gesprekspartner. Het kan eigenlijk niet fout gaan. Er is één uitzondering, en dat is wanneer de ander er een gruwelijke hekel aan heeft. Wat dat betreft zijn metaforen net als U2, wielrennen en Carnaval. Je houdt ervan óf je vindt het verschrikkelijk; er is geen middenweg. Er is maar één manier om daarachter te komen….