UWV: e-factureren is pragmatisme en overtuigen

Het UWV verwacht eind dit jaar 80 procent van de ontvangen facturen elektronisch te verwerken - iets dat andere overheidsorganisaties niet lukt.

Verwerken

Sinds dit jaar kunnen alle onderdelen van de rijksoverheid facturen elektronisch aangeleverd krijgen. Het daadwerkelijk elektronisch verwerken van facturen blijft echter achter bij de verwachtingen. Minister Verhagen hoopt nu dat in 2014 80 procent van de facturen elektronisch wordt verwerkt. Het UWV heeft dat eind deze maand al voor elkaar, meldt de organisatie trots.

PDF's

Jaarlijks krijgt UWV zo'n 150.000 facturen binnen voor een bedrag van in totaal 700 miljoen euro, onder andere voor de inhuur van externe specialisten en leveranciers van systemen. Omschakelen op e-factureren is geen kwestie van het voor die partijen creëren van de mogelijkheid elektronische facturen te sturen, benadrukt Rodrique Engering, verantwoordelijk manager e-facturen bij het UWV. Techniek is belangrijk, maar ook overtuiging. Technisch heeft UWV de systemen zodanig aangepast dat de e-factureren niet alleen via de daarvoor bestemde elektronische (XML-)standaard kunnen worden aangeleverd, maar ook via PDF-bestanden. "XML vergt een aansluiting op Digipoort van de overheid en dat is lastig voor kleinere leveranciers. Dus hebben we ook de mogelijkheid van PDF-facturen opengesteld." Het is UWV gelukt de verwerking daarvan in hoge mate te automatiseren.

Overtuigen

Een tweede factor is ook belangrijk, stelt Engering. De leveranciers moeten bij de hand genomen worden. "Je moet veel effort steken in het overtuigen en aansluiten van leveranciers. We hebben er afgelopen zomer veel benaderd en nagebeld." Ze worden gewezen op de voordelen: snellere afhandeling, snellere betaling, gemak en minder fouten. Door bij de grootste leveranciers te beginnen is er daarom veel bereikt. Volgens UWV levert de omschakeling per jaar een kostenbesparing op van 1,3 miljoen euro.

Standaard

Engering denkt dat Logius, de overheidsorganisatie die Digipoort beheert, het e-factureren beter moet vermarkten. "Het is nog lang niet dé standaard." Ook voor grotere bedrijven met een eigen ICT-afdeling is het aansluiten op Digipoort nog steeds geen sine cure, denkt hij.