Papiervisplaag gemeentehuis les om papierloos te werken
Papiervisjes bedreigen even het archief van de gemeente Tietjerksteradeel. De gemeente wil de medewerkers na de schoonmaak papierlozer laten werken.
Papiervisjes bedreigen het archief van de gemeente Tietjerksteradeel. De gemeente ziet er een aanleiding in de medewerkers - na een grondige schoonmaak - papierlozer te laten werken.
Stapels opruimen
Papiervisjes zijn insecten die het papier aantasten in droge omgevingen. Vorige week kropen er opeens vele uit een op de grond gevallen doos papieren. "Het lastige is dat je snel moet reageren", zegt gemeentewoordvoerster Amarins de Haan. "Vorige week hebben we meteen besloten bepaalde ruimtes en vooral de besmettingshaard papiervrij te maken." Die haard was niet een oud archief maar gewoon de werkplek van een medewerkster. De medewerkers in het gemeentehuis in Burgum zijn sinds vorige week bezig flink wat eigen papierstapels op te ruimen en kasten leeg te maken. Eind deze week komt de ontsmettingsdienst langs.
Besmettingsgevaar
"De grootste angst is dat het statisch archief wordt aangetast", zegt De Haan. De lokdoosjes die daar zijn neergezet, zijn vooralsnog leeg gebleven. De afdeling Ruimtelijke Ordening zit een paar dagen zonder bouwtekeningen, omdat die bestraald moeten worden om eventuele papiervis-eitjes onschadelijk te maken. documenten zoals bouwvergunningen die tijdelijk uit het archief zijn gehaald mogen daar ook niet worden teruggezet omdat op die manier besmetting kan plaatsvinden.
Digitaal werken kan al
Besmettingsgevaar is er vooral doordat mensen met papieren door het gebouw heen lopen en er op de verschillende werkplekken toch wel veel (nauwelijks gebruikt) papier blijkt te zijn verzameld waarin de papiervisjes zich kunnen nestelen. Daarvan wordt deze week het meeste opgeruimd. De papiervisjes zijn daarbij ook een les, bevestigt De Haan. "We gaan volgende week een vervogltraject beginnen met tips en tools voor papierloos werken. We hebben hier immers een goed systeem voor het digitaal opslaan van documenten. Wellicht is het tijd voor een opfriscursus."
Gewoonte
Een aantal ambtenaren in het gemeentehuis werkt al digitaal, met een tablet. Maar veel mensen houden van het papier. De Haan: "Je bewaart eens een printje en dat komt op een stapel." Reden te meer om het zonder papier te proberen. Maar niet alles kan digitaal. "Er zijn nu eenmaal documenten die je in papieren vorm moet bewaren."
Reacties: 11
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.
http://www.zilvervisjes.eu/bestrijden.html
Wat veel taalvouten in je beidrage.
Je bent toch hopelijk geen archif inspecteur??!!??
Goed beheerde documenten uit de Middeleeuwen en ouder zijn nog steeds goed toegankelijk.
Het lijkt mij zeer de vraag of onze huidige digitale informatie over een paar honderd jaar nog toegankelijk is.
Het zou de moeite waard zijn de info van 20 jaar gelden nog eens terug te halen! Voor mijn prive diskettes heb ik geen leesapparaat meer.
in het nederlands de taal van alle nederlanders mag je de nederlandse naam gebruiken
Je kunt niemand het recht ontzeggen een oude naam te gebruiken. Volgens mij is het echter wel gebruikelijk voor publicatie namen te controleren op correcte spelling. Dat doe je bij namen van personen toch ook?
Van de andere kant: wel eens de weg gevraagd naar Gorinchem? Glazige blikken, totdat blijkt dat je het over Gorkum hebt.
Alles bijeen: ik zou het houden op Tytsjerksteradiel.
En over het onderwerp: alle belangrijke stukken printen en bewaren in zuurvrije dozen, in bomvrije kelders.
Verder zijn er nogal wat haken en ogen aan het lukraak printen van documenten. Hoe weet je later nog wat het origineel is als je een digitaal en papieren exemplaar hebt? Als je in het archief kijkt zul je zien dat er nog wel wat papier staat... over een jaar of dertig zal dat wel overgebracht worden maar zolang er dagelijks nieuw papier bij komt blijft de kans op papiervisjes aanwezig.
Houdt je aan de voorschriften in de archiefwet en en in het archief zullen ze eigenlijk niet voorkomen, dat blijkt ook wel. Het probleem lag op een andere afdeling.
Met betrekking tot de plaatsnaam: is er geen mooie basisregistratie waar alle plaatsnamen in terug te vinden zijn?
Stukken veiliger dan papier, want ik denk dat in de meeste gevallen een papieren archief er slechts 1 maal is, bij een brand dus weg. Cloud diensten draaien elke interval backups, dus sowieso minimaal 2 stuks van je archief aanwezig.
Ik denk echter dat voor sommige zaken zoals bouwtekeningen een papieren examplaar van een document wel degelijk een meerwaarde heeft, vooral door de sizing. Ook historische documenten lijken me cultureel/historisch waardevol om te bewaren. Echter, het gros van de documentatie (neem bijvoorbeeld personeelsdossiers of bestellingsadministraties) heeft absoluut geen meerwaarde om in papieren versie te beheren.