Stadsarchief Amsterdam schakelt publiek succesvol in

De Militieregisters in het Amsterdamse Stadsarchief zullen binnenkort geheel gedigitaliseerd zijn, met behulp van vele vrijwilligers achter hun thuis-PC.

Indexeren

In tijden van bezuinigingen is er voor overheden soms een optie: het publiek inzetten voor taken waarvoor je als overheidsorganisatie geen capaciteit beschikbaar hebt. Het Stadsarchief Amsterdam heeft er inmiddels ervaring mee. Het Stadsarchief haalt oude stukken door de scanner en zet deze online, waarna vele enthousiaste vrijwilligers de informatie indexeren naar doorzoekbare tekst waarmee de online archiefbezoekers hun voordeel mee kunnen doen.

Stamboomonderzoek
In het project VeleHanden, opgezet door Stadarchief Amsterdam en het bedrijf Pictura (dat de aanbesteding heeft gewonnen), zijn inmiddels ruim 150.000 scans verwerkt uit de Militieregisters, grote boeken uit de periode 1814-1914 waarin alle dienstplichtigen werden genoteerd. De registers zijn een goede bron voor stamboomonderzoekers.

Kwaliteit
De bijna 800 vrijwilligers die sinds de start van het project begin november hun bijdrage leveren, overtreffen de verwachtingen van Ellen Fleurbaay, hoofd Publieksdiensten van het archief. Ze leveren goed werk, stelt ze tegenover Automatisering Gids: "Het zijn vaak zelf ook onderzoekers en zij weten uit eigen ervaring hoe belangrijk het invoeren van juiste gegevens is." Andere vrijwilligers controleren overigens het werk van hun collega's. De vrijwilligers kunnen kunten verdienen waarmee ze gratis toegang krijgen tot de resultaten van het gezamenlijke werk, om te beginnen op www.militieregisters.nl.

Markt
Inzet bij de aanbesteding voor het systeem waarmee indexeerders en controleurs werken was dat het betreffende bedrijf het project zelf verder uit moest kunnen bouwen. Leverancier Pictura gaat met het online systeem binnenkort de markt op en heeft het Regionaal Archief Leiden al als klant, meldt Automatisering Gids. En als de Amsterdamse Militieregisters binnenkort geïndexeerd zijn, kunnen de vrijwilligers hun tanden zetten in het bevolkingsregister uit de periode 1874-1893.

Werklozen
Het Stadsarchief Amsterdam zet overigens ook werklozen in voor digitalisering. In april 2011 is met alle stadsdelen afgesproken dat werklozen gaan helpen met de verwerking van bouwarchieven en bestemmingsplannen, waarvoor een wettelijke digitaliseringsplicht bestaat. Ze moeten de kilometers archieven vooral opschonen, ordenen en scanklaar maken.