Samenwerking loont!

De VELDA-gemeenten wisselen kennis uit rond hun proces- en informatiearchitecturen.

In gemeenteland is veel gaande op het gebied van informatisering. Een van die ontwikkelingen is het invoeren van een omgeving waardoor burgers en bedrijven beter kunnen worden bediend én de gemeente zelf flexibeler maar ook kostenefficiënter kan inspelen op allerlei veranderingen. Na aanbestedingstrajecten als ANDEZ zijn diverse gemeenten nu bezig om het zogenoemde front-midoffice concept te implementeren. 

De vijf gemeenten Vlaardingen, Ede, Leidschendam-Voorburg, Delft en Alphen aan den Rijn (VELDA) zijn gaan samenwerken omdat zij min of meer dezelfde grootte hebben qua aantal inwoners (te klein voor een tafellaken, te groot voor een servet…) en allemaal te maken hebben met dezelfde groep midoffice-leveranciers zoals Circle, Emaxx en Seneca (waarbij Alphen aan den Rijn, Delft en Ede al samenwerkten om ANDEZ 1 tot stand te brengen).

De VELDA-samenwerking richt zich op het creëren van synergie en efficiency binnen onze procesarchitectuur en informatiearchitectuur: door het delen van kennis en door de wil om te standaardiseren.

Waarom samenwerken? De VELDA-samenwerking kent een aantal doelstellingen:

Kwaliteit
Vijf weten meer dan een, de samenwerking leidt tot het verbeteren van de dienstverlening. Iedere individuele gemeente heeft onvoldoende menskracht in huis met het juiste kwaliteitsniveau om de ambities van Antwoord en Andere Overheid waar te maken. Door het optimaliseren van de eigen inzet en door kennisuitwisseling, komen we tot gestandaardiseerde bedrijfsprocessen en completere oplossingen die beter aansluiten bij de wensen van de burger en de richtlijnen van de Rijksoverheid.

Lagere kosten
De VELDA-gemeenten werken met elkaar samen om een efficiencyvoordeel te behalen. Ten eerste heeft iedere gemeente individueel niet voldoende capaciteit om alle ambities te realiseren. Door de krachten te bundelen ontstaat een meer efficiënte inzet van schaarse medewerkers. Daarnaast werken gemeenten gezamenlijk aan de aanschaf/ontwikkeling van de benodigde toepassingen en componenten binnen het front- en midoffice concept, en ook aan mogelijke backoffice applicaties. Leveranciers weten dat wat zij voor een gemeente inrichten, door meer gemeenten zal worden afgenomen. Met name door de betrokkenheid van EGEM bij de ontwikkeling van de procesmodellen wordt een standaard neergezet. Dit biedt leveranciers de mogelijkheid om standaard producten te bieden. Ook leveranciers hebben onvoldoende capaciteit om voor iedere gemeente maatwerk te leveren. Maatwerk is zowel voor gemeenten als leveranciers niet efficiënt.

Meer resultaat
Door met elkaar samen te werken worden er meer producten gerealiseerd, dan elke gemeente individueel voor elkaar kan krijgen. Een product dat bij een gemeente werkt, hoeft veel minder uitgebreid te worden getest door de volgende gemeente die het product implementeert.

Voorbeeldfunctie
De VELDA-gemeenten lopen voorop in hun denken en doen qua procesinrichting en systeemarchitectuur. De opgedane ervaringen (en producten) worden opgeleverd aan EGEM, die dit op haar beurt doorgeeft aan andere gemeenten. Daarmee voorkomen we dat het wiel opnieuw wordt uitgevonden.

En hebben we onze doelstellingen bereikt? Heeft de samenwerking iets opgeleverd? Op die laatste vraag kan eenvoudig worden geantwoord met: Veel! De samenwerking heeft gezorgd voor veel synergie, veel kennisoverdracht en last but not least een aantal zeer concrete, tastbare en bruikbare producten.

De samenwerking tussen vijf gemeenten geeft enorm veel energie. De creatieve bijeenkomsten hebben resultaten opgeleverd die een enkele gemeente nooit in zijn eentje zou kunnen bereiken, zoals een componentenlijst van de informatie-architectuur en een compacte proces-decompositie in de procesarchitectuur. Door samen te werken, houd je elkaar scherp, ook omdat de werklast simpelweg verdeeld kan worden. Door het tempo dat je daarmee bereikt, bereik je met elkaar veel eerder bepaalde resultaten en dat geeft je dan weer energie om het volgende op te gaan pakken.

We hebben hard gewerkt aan het realiseren van een aantal concrete producten, die voor elke gemeente handvatten biedt om haar bedrijfsprocessen aan te kunnen gaan pakken, de huidige ICT-oplossingen nog eens goed tegen het licht aan te houden, maar ook om gezamenlijk toe te gaan werken naar een midoffice-infrastructuur die uit duurzame componenten bestaat die in gezamenlijkheid zijn ontwikkeld.

Al deze producten zijn door hun eenvoud te bestempelen als simpel en daardoor effectief! We hebben een gedeelde architectuur visie, een procesarchitectuur en een informatiearchitectuur opgeleverd. Daarnaast procesuitwerkingen voor subsidies en vergunningen, die in samenwerking met EGEM zijn opgesteld. Deze zijn helder, organisatie- en applicatieonafhankelijk én voldoen aan alle wettelijke kaders.

Hiermee zijn dus krachtige producten verkregen waarmee we, meer dan in het verleden, in staat zijn naar leveranciers toe de regie te voeren over waar naar toe te gaan en hoe dat te bereiken. Dit maakt het voor de leveranciers ook duidelijker wat er van hen wordt verwacht, hetgeen dus als een win-win situatie kan worden bestempeld.

Als eerste resultaten hierin kunnen we noemen de implementaties van een Klant Contact Systeem bij de gemeente Delft, een WOZ-portaal bij de gemeente Vlaardingen, en twee implementatietrajecten rondom de WABO bij Leidschendam-Voorburg en Alphen aan den Rijn. Deze twee implementatietrajecten leveren op hun beurt weer input richting het NUP-ervaringstraject WABO van EGEM.

Kortom, er is eerst flink geïnvesteerd in het zaaien en nu kunnen we beginnen met oogsten. Om af te sluiten met een quote van de gemeente-secretaris van Alphen aan de Rijn, Jan Eshuis: “Zo ver waren we los van elkaar nooit gekomen. Wat ik zie als de kracht van het gezamenlijk optrekken: door de aanpak hebben we de kwaliteiten en kwantiteiten van de vijf gemeentes veel effectiever en efficiënter kunnen gebruiken en veel dubbel werk voorkomen. De focus op standaardisatie heeft geleid tot generieke resultaten. Deze helpen niet alleen onszelf, maar ook onze leveranciers een grote stap verder. De eerste vruchten zijn geplukt – en er zijn nog vele processen die we op eenzelfde manier kunnen oppakken.”

Over de auteurs
Inge van de Water is hoofd informatiediensten Delft en lid van de VELDA stuurgroep
Marianne Faro is informatiemanager Leidschendam-Voorburg en VELDA facilitator
Hans Vlak van Strategy Partners NL is VELDA projectcoordinator
Meer informatie is te vinden op www.veldagemeenten.nl