Samenwerken 2.0

Kennis delen en Web 2.0 binnen de overheid

De onderwerpen web 2.0 en ambtenaar 2.0 zijn een hot issue in overheidsland. De kleine voorhoede van web 2.0-adepten binnen de overheid groeit snel; de eerste succesvolle voorbeelden zijn zichtbaar. Steeds meer ambtenaren en burgers denken na over de kansen van web 2.0 voor interactieve beleidsvorming, e-participatie en open informatievoorziening. We kijken naar Engeland en Amerika, kopiëren inspirerende voorbeelden zoals FixMyStreet en ShowUsABetterWay en denken samen na over de rol van de overheid in de samenleving 2.0.

De waarde van web 2.0 voor kennis delen en samenwerken binnen de overheid krijgt nog weinig aandacht. Terwijl ook daar de potentie juist zo groot is. Intern betekent ambtenaar 2.0 een nieuwe manier van werken. Open vertellen waar je aan werkt. Horizontaal samenwerken over muren van afdelingen en over de grenzen van de organisatie heen. Open samenwerken om de complexe uitdagingen van de samenleving van vandaag aan te kunnen.

In dit artikel zien we hoe de overheid die kansen van web 2.0 voor open kennisdeling kan benutten. Een voorbeeld laat zien hoe deze kansen in de praktijk uitpakken. De waarde van deze manier van werken staat centraal in de alinea over de noodzaak van open kennis delen. Vanuit het perspectief van de open kennisomgeving zien we hoe de overheid moet veranderen om deze kansen van web 2.0 voor open kennis delen te benutten. Het artikel eindigt met een roadmap voor de realisatie van open kennisdeling binnen de overheid.

De gemeenteambtenaar 2.0
Het is weer raak. Mieke hoort het van haar overbuurvrouw. Die oude vrouw van drie huizen verder is van haar fiets getrokken en haar portemonnee is gestolen. Het zijn weer die hangjongeren.
In de kleine gemeente waar Mieke als beleidsmedewerker werkt is dit een relatief nieuw probleem. Mieke vraagt zich af wat de rol van de gemeente is om dit probleem aan te pakken. Thuis kijkt ze gelijk even op de interne blog van de gemeente. Niemand heeft nog over deze problemen geblogd. Ook op de projectenpagina is niets te vinden over dit onderwerp. Ze doet kort wat deskresearch naar de aanleiding en de omvang van het probleem en gaat bij de politie na wat er zich heeft afgespeeld. Ze schrijft direct een blog waarin ze linkt naar de gevonden informatie. In de blog vraagt ze collega’s om samen te werken aan deze uitdaging. Waar liggen de kansen om die hangjongeren te bereiken? Hoe kunnen we samen met de maatschappelijke partners, zoals zorgorganisaties, politie en woningbouwcorporaties de problemen aanpakken? Zij cross-post haar blog ook op het open netwerk van alle gemeenten waar burgers en ambtenaren samen nadenken over dit soort uitdagingen. Tijdens haar deskresearch ziet zij op dit platform al ruime aandacht voor dit onderwerp en ze hoopt op waardevolle input van ervaren collega’s uit het land.

Al snel stromen de reacties binnen. Reacties van interne collega’s die samen deze uitdaging willen oppakken en bekend zijn met projecten die hierbij een rol kunnen spelen. Reacties en ideeën van externe collega’s en maatschappelijke partijen die ook aan deze uitdaging werken. Goede voorbeelden om te volgen, interessante mensen om mee te bellen. Na een aantal dagen van gesprek en ideeën organiseert Mieke een open brainstormsessie en meldt dit op de blog. Iedereen kan zich aanmelden op de meetup-pagina en de discussie verplaatst zich daarheen. Natuurlijk reageren collega’s van welzijn, wijkmanagement en jeugdbeleid. Maar ook Peter van stadsontwikkeling, Silvia van automatisering en John van de woningbouwcorporatie geven waardevolle input en denken graag mee. Samen werken ze aan een concrete en integrale aanpak. De hoofdlijnen zetten ze samen uit in een wiki en ieder werkt zijn of haar deel binnen die week uit. Binnen twee weken ligt er zo een plan voor een integrale aanpak door alle betrokken partijen waarin taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn afgestemd. De zelfbenoemde projectgroep neemt bovendien de regie en houdt via twitter en de blogs constant alle collega’s en netwerkpartners op de hoogte. Ook directeuren, raadsleden en wethouders kijken mee. Ze zijn blij met de snelle en brede inhoudelijke aanpak. Ze zetten het onderwerp op de agenda van de komende vergaderingen.

Dit voorbeeld schetst hoe Mieke als ambtenaar 2.0 slim omgaat met de beschikbare vrijheid om uitdagingen op te pakken. Door gebruik te maken van innovatieve middelen kan ze snel en open samenwerken met collega’s. Ze maakt optimaal gebruik van de kennis en mogelijkheden die haar collega’s en externe partijen haar kunnen bieden. Een integrale aanpak voor deze complexe uitdaging is het resultaat. Dit is een typisch voorbeeld van de open kenniswerker, die wordt gekenmerkt door snelheid, vrijheid, openheid, innovatie, mobiliteit, authenticiteit en speelsheid (Don Tapscott – Wikinomics).

De noodzaak van open kennis delen
Professor Geert Teisman maakte tijdens een inspiratiecollege bij het ministerie van BZK duidelijk waarom de overheid moet gaan ’2.0-en’. Binnen de huidige overheid kan de ambtenaar niet meer zelfstandig omgaan met de toenemende complexiteit van de uitdagingen in de samenleving. De overheid is daarvoor te gestructureerd, te hiërarchisch en te gesloten. Complexe problemen vragen om ruimte, open samenwerken, interactie, verbindingen leggen, een integrale aanpak en netwerksturing. Door intern en extern open kennis te delen legt de overheid de basis voor deze aanpak.

Buiten de eigen afdeling of buiten de eigen overheidsorganisatie is meer kennis beschikbaar dan erbinnen. Die kennis is nodig om de complexe uitdagingen aan te kunnen. Door het inzetten van web 2.0-middelen kan de ambtenaar slim gebruikmaken van die kennis en ideeën. Dat maakt de overheid slagvaardig en transparant. De effectiviteit van overheidshandelen neemt toe en dit vergroot de doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid en uitvoering.

Door web 2.0 in te zetten voor open kennisdeling is de overheid weer een aantrekkelijke werkplek voor jonge professionals. Deze manier van werken is uitdagend en aansprekend. Het sluit ook precies aan bij de open manier van kennis delen in de opleiding en het privéleven van deze nieuwe ambtenaren.

De open kennisomgeving
Het voorbeeld van de gemeenteambtenaar 2.0 is binnen de overheid nu nog onhaalbaar. Open kennis delen, open samenwerken, vrijheid en innovatie zijn beperkt. De hiërarchische structuur en functiegerichte mentaliteit belemmeren snelheid en ondernemerschap. De geslotenheid van de technische systemen (pc’s) beperken de ruimte voor experiment en personalisering. Een open kennisomgeving is nodig om deze manier van werken te ondersteunen. Een omgeving waarin de open kenniswerker de ruimte heeft en over de technische middelen beschikt om verbonden te zijn. Verbonden met collega’s en externen, verbonden met lokale partijen en professionals over de hele wereld. Deze open kennisomgeving bestaat uit open systemen, een open cultuur, open competenties en een open organisatie.

Open systemen
De ambtenaar 2.0 heeft snelle toegang nodig tot innovatieve middelen om open kennis te delen. De middelen om samen te werken met collega’s en externen. Een technische kennisomgeving die, ondanks de benodigde beveiliging, overal beschikbaar is. Een plek waar hij open inzicht heeft in alle projecten en activiteiten en op de hoogte blijft van nieuwe ontwikkelingen. De ambtenaar 2.0 heeft ruimte en vrijheid nodig om te kunnen experimenteren met deze middelen en nieuwe manieren van werken.

Open cultuur
Open kennis delen vraagt om vertrouwen. Geen ‘kennis is macht’, maar ‘kennis delen is kracht’. Wachten op goedkeuring en handtekeningen beperken snelheid en openheid. Er is ruimte nodig om kennis te verzamelen, te delen en te verwerken op de eigen manier. Dit vraagt een nieuwe manier van aansturing. Sturen op output in plaats van sturen op uren. Het vraagt een open mindset in de hele organisatie. De Net-generatie werkt als vanzelf op deze manier; de oudere medewerkers kost deze aanpassing waarschijnlijk meer moeite.

Open competenties
Niet alle medewerkers hebben de benodigde competenties om open te zijn en open kennis te delen. Het vraagt een andere mindset; leren delen, leren vragen, leren reageren. Het vraagt ook praktische vaardigheden om nieuwe (web 2.0-) middelen te kunnen gebruiken. Open competenties betekent ook zien waar anderen goed in zijn. Personal branding, profilering op basis van wat je deelt in plaats van op basis van je functie. Dan zijn verbindingen snel gelegd en vind je snel de juiste personen om mee samen te werken.

Open organisatie
Hiërarchie en gesloten afdelingen beperken open kennisdeling. Een open organisatie is plat; jong leert van oud, maar oud leert net zo veel van jong. Aansturing is flexibel en er is ruimte om te experimenteren.

Hoe realiseert de overheid dit?
De overheid verandert niet in één dag in een open kennisomgeving. Alleen open technische systemen introduceren is niet genoeg. De kracht van de kennisomgeving ligt in de balans tussen de vier beschreven onderdelen. Dit vraagt een investering. De verandering naar een cultuur waarin vertrouwen en vrijheid centraal staan kost tijd. Flexibiliteit in aansturing en ruimte voor experiment vragen een grote verandering van het management en het bestuur. Het ontwikkelen van open competenties vraagt aandacht, coaching en begeleiding. Maar het is noodzakelijk. Zonder open kennisomgeving mist de ambtenaar de mogelijkheid om de complexe uitdagingen van vandaag aan te pakken. Dit vraagt om een programmatische aanpak met directe betrokkenheid en steun van management en bestuur.

Groundswell
De toepassing van web 2.0 voor open kennis delen komt van onderaf. Ambtenaren gebruiken een hyve om open kennis te delen over een wijkrenovatie. Ze starten een blog, een Ning of een LinkedIn-groep om samen te werken met elkaar en met externen. De eerste stap richting de open kennisomgeving is deze onderstroom te benutten. Licht de voorbeelden uit. Begin met de cultuurverandering en gebruik daarvoor inspirerende voorbeelden van binnen de eigen organisatie.

Quick wins
De onderstroom begint bij de innovatieve en ondernemende ambtenaren. De andere ambtenaren haken minder snel aan. Door trainingen en inspiratiesessies ontwikkelen ambtenaren open competenties. Zo kan de onderstroom zich sneller verspreiden. Ook kan de overheid deze ontwikkeling aanjagen door zichtbare pilots te ondersteunen en quick wins te realiseren. Trainees bieden bijvoorbeeld een springplank. Lokale studenten bieden inspiratie voor web 2.0-gebruik binnen projecten. Projecten van wijkmanagement en communicatie dienen als proeftuinen.

Met deze twee stappen legt de overheid een goede basis voor de ontwikkeling van een open kennisomgeving. Het zijn noodzakelijke stappen om de ambtenaar klaar te maken voor de complexe uitdagingen van de maatschappij. Maar er is meer nodig. Meer goede voorbeelden, meer stappen in de roadmap. Op de LinkedIn-groep Gemeente2.0 werken we samen verder aan deze aanpak. Meld je aan, deel kennis en denk mee over kennis delen en web 2.0 binnen de overheid.

Voor dit artikel heb ik dankbaar gebruik gemaakt van de publicatie De Open Kennisomgeving van mijn collega Wilko van Oosten en de inspiratie en kritische feedback van mijn collega’s. De publicatie is een aanrader om te lezen als je geïnteresseerd bent in de achtergronden van de open kennisomgeving.

Ralph Boeije is innovatieadviseur bij Alares, een adviesbureau op het snijvlak van organisatie en innovatie. Samen met zijn collega’s adviseert hij bedrijven, zorg- en onderwijsinstellingen en de overheid onder andere over de kracht van open kennis delen en de open kennisomgeving.