Samen doen als nieuwe denken

Gemeenten trekken bij informatievoorziening gezamenlijk op

Meer gezamenlijk optrekken op het gebied van dienstverlening, werkprocessen en ict. Niet meer voortdurend zelf het wiel willen uitvinden. ‘Eenmaal ontwikkelen, 380 keer toepassen.’ Dat was eind 2016 de gedachte achter de opzet van samen organiseren, een beweging opgestart vanuit gemeenten. Tijdens de Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) van 14 juni 2017 werd met overtuigende meerderheid ingestemd met de plannen.

Tegelijkertijd kwam er een akkoord over de invoering van een College van Dienstverleningszaken en het Fonds Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU). Een van de pijlers van het GGU is Common Ground, een informatiekundige visie over hoe gemeenten en leveranciers met gegevens omgaan, zodat dienstverlening en bedrijfsvoering ingrijpend kunnen worden verbeterd.

Het kwartje voor Common Ground viel wat betreft Raymond Alexander in september 2017. De chief information officer van de gemeente ‘s-Hertogenbosch en voorzitter van IMG 100.000+ (vereniging van informatieprofessionals van grote gemeenten) was door de Taskforce Samen Organiseren gevraagd een werkconferentie voor gemeentelijke dienstverleners en informatieprofessionals te beleggen. ‘De insteek van die bijeenkomst was om het idee van samen organiseren te beproeven. Er gebeurde het omgekeerde van wat wij hadden verwacht. Mensen waren enthousiast over het idee en zeiden aan het einde van de dag: hier hadden we gisteren al mee moeten beginnen. Terug naar huis begon het te dagen dat wij iets in handen hadden waar we echt mee verder konden. Eigenlijk werd die middag het startsein gegeven voor Common Ground.’

Bij de werkconferentie proefde Alexander veel herkenning bij andere gemeenten. ‘Gemeenten hebben hun werkprocessen verknoopt met gegevens. Alles zit opgesloten in silo’s. Dat terwijl wij juist steeds meer behoefte hebben om gegevens uit te wisselen. Niet alleen tussen gemeenten onderling, maar ook tussen gemeenten en andere partijen. Zoals een Belastingdienst, DUO of een UWV. Om die gegevens op een goede manier over te zetten, maken al die partijen gebruik van koppelingen.

Alleen in ‘s-Hertogenbosch hebben we er al meer dan tweehonderd. Iedereen merkt aan de ingewikkelde manier waarop wij die koppelingen in de lucht moeten houden dat dit een onhoudbare zaak is. Daarom die herkenning. Informatieprofessionals weten dat het steeds moeilijker wordt aan de integrale en actuele vraagstelling te voldoen. Dienstverleners willen graag inwoners en ondernemers beter bedienen, maar ervaren steeds weer de complexiteit en daarmee ook de traagheid van trajecten bij de overheid.’

Juiste moment
Volgens Raymond Alexander komt samen organiseren en daarmee Common Ground op het juiste moment. ‘Ik droom er al twintig jaar van dat er iets gedaan moet worden als het gaat om de gemeentelijke informatievoorziening. Nu lijkt het echt te gebeuren. Waarom nú wel? Omdat bestuurders en bewindslieden inzien dat data onlosmakelijk verbonden zijn met de waarde die de overheid genereert voor de samenleving. En ze zien ook dat diezelfde overheid kwetsbaar is. Met name op het gebied van informatieprofessionals, of beter het gebrek daaraan. Als overheid krijgen wij de informatieprofessionals niet aangesleept. Nog eerder dan dat Common Ground er was, was er binnen gemeenten al de noodzaak om meer samen te doen.’

Ook al is de noodzaak er, Alexander is er beslist geen voorstander van dat gemeenten verplicht worden om mee te doen aan Common Ground. ‘Je kunt mensen niet dwingen om samen te werken. Bij ict’ers én bestuurders moet de intrinsieke motivatie zijn om het anders te doen. Dat ligt bij iedere gemeente weer verschillend. Er zijn gemeenten die gelijk de noodzaak zien of ‘ Als overheid krijgen wij de informatieprofessionals niet aangesleept’ een aanleiding hebben om in te stappen op wat Common Ground behelst. Er zijn andere gemeenten die het nog te vroeg vinden. Beide kan. Maar zorg wel dat je bent geïnformeerd over wat de beweging te bieden heeft. In dat kader willen wij dit jaar ook bestuurders, dienstverleners en informatieprofessionals helpen bij het beantwoorden van de vraag wat zij nodig hebben om mee te kunnen doen.’

Tot nu toe heeft Raymond Alexander vanuit gemeenten weinig kritiek op Common Ground gehoord, maar hij loopt er niet voor weg. ‘Vanaf het begin hebben we gezegd: laten wij kritiek zoveel mogelijk ophalen. Je gaat ook geen werkconferentie organiseren onder het motto ‘beproef en bekritiseer het idee’ als je daar niet tegen kunt. Het is juist belangrijk om vanuit die kritiek te kijken van: hoe kunnen wij onze visie, of de uitwerking daarvan, beter vormgeven. Ik ben ervan overtuigd dat elke gemeente snapt dat deze situatie onhoudbaar is. Sommige gemeenten denken dat zij het nog in hun eentje kunnen doen, maar die fase zijn zij al lang voorbij. Bij de dienstverlening aan inwoners en ondernemers heb je andere partij en nodig.’

Wurggreep
Dat gemeenten meer samen doen op het gebied van dienstverlening, werkprocessen en ict, heeft ontegenzeggelijk ook gevolgen voor leveranciers. Het zijn de partijen die van oudsher een stempel drukken op de gemeentelijke informatievoorziening en dienstverlening. Wat betreft Alexander zit daar ook een deel van het probleem en dus ook de oplossing. ‘Marktpartijen zijn onderdeel van het systeem. Zij komen dagelijks bij gemeenten over de vloer, gemeenten gebruiken hun producten en zij zorgen ervoor dat gemeenten de dienstverlening aan inwoners en ondernemers kunnen leveren. Maar net als het hebben van grote aantallen koppelingen bij het in stand houden van silo’s, is ook de huidige positie van marktpartijen op den duur onhoudbaar. Als marktpartijen en gemeenten houden wij elkaar in een wurggreep. Beide partijen hebben er baat bij als we elkaar daarvan verlossen.

De afgelopen maanden heb ik van meerdere marktpartijen de vraag gekregen hoe Common Ground mee kan helpen om uit de wirwar te komen waarin zij verstrikt zijn geraakt.’ Daartoe staat Common Ground een scenario voor waarbij de huidige markt totaal wordt opengebroken en waarbij iedereen – bestaande spelers en zij die nu aan de zijlijn staan – de mogelijkheid heeft om aan te sluiten. ‘Als je in staat bent om processen en gegevens van elkaar te scheiden, dan kun je aan marktpartijen vragen welke bijdrage zij kunnen leveren om dat te realiseren. Wij dromen over het werken met de modernste technologie en zijn ervan overtuigd dat dat nodig is als je onze idealen voor elkaar wilt krijgen. Het betekent ook dat je bij voorkeur wilt werken met mensen die de moderne hulpmiddelen beheersen.

Daarom is het zo mooi dat wij nu spontaan aanbiedingen krijgen van jonge mensen die in het bedrijfsleven al dingen hebben gemaakt waar wij als gemeenten nu om zitten te springen, zoals apps en API’s. Die horen dat gemeenten met interessante dingen bezig zijn en willen graag meedoen. Hoe mooi is dat? Het geeft aan dat wij iets in handen hebben wat grote aantrekkingskracht heeft.’

Perfect verhikel
Common Ground was in eerste instantie gericht op gemeenten. Inmiddels zijn er meer partijen vanuit de overheid (zoals het ministerie van Binnenlandse Zaken) en uitvoeringsorganisaties die belangstelling tonen. Raymond Alexander vindt dat het in principe voor elke overheidslaag, elke ketenpartner interessant kan zijn, maar wat hem betreft is dat geen doel op zich. ‘Het is mooi dat er veel aandacht en enthousiasme is, maar we zijn vooral op zoek naar partijen die zeggen: wij kunnen nu met concrete producten aansluiten op Common Ground of wij kunnen helpen om onderdelen van die Common Ground sneller te laten realiseren. Daarom ben ik blij dat ook het Kadaster aanschuift.

Zij zijn al met vijftig scrumteams op deze manier aan het werken en zochten naar een manier om hun producten beter bij gemeenten te laten landen. Common Ground is voor hen het perfecte vehikel.’ Wat betreft Alexander is er één ‘maar’. Dat heeft te maken met de behapbaarheid van het project. ‘We zijn eigenlijk nog maar net op weg. Je wilt iedereen graag welkom heten op het moment dat die op de deur klopt. Je kunt niet de hele tribune uitnodigen om samen een wedstrijd te komen spelen, maar uiteindelijk is dat wel het doel. Dat alle partijen op hun eigen manier bijdragen aan de visie van Common Ground.’

Zelf zal hij per 1 maart stoppen als chief information officer van Den Bosch en als voorzitter van IMG 100.000+. Toch raakt hij niet uit beeld. Sterker: als MT-lid binnen VNG Realisatie gaat hij zich de komende jaren vooral bezighouden met ... Common Ground.