Rotterdam start met bundeling IT-diensten

De gemeente Rotterdam startte deze week met zijn shared service center ICT. De ICT van alle 17 diensten van de gemeente wordt hierbij ondergebracht. Het doel is een bezuiniging van tien procent op de ICT-kosten en verbetering van de kwaliteit.

Alle beheerders gaan over naar nieuw shared service centerHet shared service center ICT, dat wordt ondergebracht bij de Servicedienst Rotterdam, wordt in twee fasen opgebouwd. Gestart wordt met het Ontwikkelingsbedrijf, het Gemeentearchief, Stadstoezicht, de Bestuursdienst, Gemeentebelastingen, DSV, Sport en Recreatie, een deel van de Dienst Sociale Zaken en de Servicedienst zelf. In de eerste helft van 2008 volgt de rest.

“Het is te veel om zeventien diensten in één keer in het shared service center onder te brengen”, zegt Willy de Mooij, directeur Shared Service Centers bij de Servicedienst.
De zeventien gemeentediensten van Rotterdam hadden tot nu toe allemaal hun eigen ondersteunende diensten, inclusief eigen beleid daarin. Door de ICT onder te brengen in een shared service center, kan er veel beter gestandaardiseerd worden, wat tot lagere kosten moet leiden én een verbetering van de kwaliteit én een verkleining van de kwetsbaarheid. Bovendien kan hiermee het politieke doel om de burger beter te bedienen makkelijker worden bereikt.

Rationeel
“Het ssc neemt het beheer over van het ijzer”, zegt De Mooij. “Dus: de kantoorautomatisering, de servicedesk en een groot deel van het technisch beheer van de applicaties. Het functioneel beheer van de applicaties blijft in handen van de diensten zelf, want dáár zit ook de kennis die daarvoor nodig is.” De diensten mochten zelf kiezen of ze het technisch beheer van die applicaties zelf zouden doen of dat het shared service center dit zou overnemen. De meeste diensten kozen voor het shared service center. “We dachten dat dat moeizaam zou gaan, maar door hen de keuze te geven ontstond er blijkbaar ruimte om er heel rationeel over te beslissen.”
Alle beheerders van de diensten gaan over naar het shared service center, van waaruit zij het beheer op afstand zullen verzorgen. Het gaat in de eerste fase uiteindelijk om 110 mensen.
De diverse hoofden IT van de diensten zijn herplaatst of hebben een andere functie gevonden.
Al voor de start van het shared service center is Rotterdam begonnen met het uniformeren van een aantal belangrijke applicaties. Inmiddels is er al één HRM-systeem voor de gehele gemeente en is men nu bezig met de standaardisering van het financiële systeem.
Aan de infrastructuur wordt voorlopig weinig veranderd. Alleen voor de servicedesk wordt gelijk één systeem geïnstalleerd. Ook voor het remote beheer wordt geïnvesteerd in tooling. “De processen aan de voorkant moeten meteen uniform zijn, maar verder hebben we er voor gekozen om eerst de organisatie goed neer te zetten. We willen absoluut het risico vermijden dat systemen uitvallen. De continuïteit van de dienstverlening staat voor ons voorop.”
De voorbereidingen hebben twee jaar gekost; een jaar om de ‘business case’ rond te krijgen en daarvoor draagvlak te vinden en een jaar nadat het Rotterdamse College haar jawoord gaf aan de plannen voor shared service centers.

Besparing
Tien procent op de kosten besparen en dan ook nog de kwaliteit verbeteren en de kwetsbaarheid verminderen. Is dat niet in tegenspraak met elkaar? “Nee, we kunnen alleen al op de beheerkosten makkelijk zo’n besparing bereiken. Door te standaardiseren wordt het beheer veel makkelijker. Want we gaan echt alles standaardiseren: beeldschermen, applicaties, pda’s, printers – van alles zijn straks nog maar drie luxeniveaus verkrijgbaar. Wie dan alsnog een printertje op zijn kamer wil hebben, moet wel heel goede argumenten hebben! Maar we hebben bewust gekozen voor een besparing van tien procent. Ik kan me voorstellen dat je niet voor een betere kwaliteit kunt zorgen als je dertig procent moet besparen.”
Eerder dit jaar ging Rotterdam al van start met een shared service center voor de facilitaire dienst. De Mooij is ook daarvan directeur en kan ze goed vergelijken. “Bij het shared service center FD ligt de focus veel zwaarder op kostenbesparing. Bij ICT is de continuïteit veel belangrijker.”
Maar ook het politieke doel, de burger bedienen, is van belang hierbij. “Voor ons is het geen doel, maar een aanleiding. Door de ICT te uniformeren kan de dienstverlening aan de burger ook verbeterd worden. Standaardisering en uniformering zie je overal opkomen. Zeker met de komst van digitale dienstverlening is een ssc van groot belang. De gemeente wil naar één loket toe, waar de burger voor alles terecht kan. Daar spelen wij op in.”
Dit jaar is ook de gemeente Amsterdam met een shared service center ICT gestart, onder de naam Servicehuis ICT Amsterdam. Van structureel overleg tussen beide gemeentes hierover is geen sprake geweest. De Mooij: “We zitten ongeveer in hetzelfde stadium. We hebben elkaars stukken. Ja, dan zouden we nu eigenlijk wat meer contact moeten hebben.” (Tanja de Vrede)