Niet makkelijk zoeken in raadsinformatiesysteem
Een raadslid uit Lelystad merkte op dat het lastig zoeken is omdat de stukken alleen per vergadering te vinden zijn en niet per dossier.
Raadsleden vinden het niet makkelijk om raadsstukken te vinden in het informatiesysteem. Tegelijkertijd vinden zij het systeem wel volledig, blijkt uit het afstudeeronderzoek van Sanne de Vries van de Thorbecke Academie, in opdracht van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden.
Geen dossiers
‘Uit de resultaten blijkt dat raadsleden het belangrijk vinden dat raadsstukken worden bewaard, omdat zij deze als naslagwerk gebruiken voor de besluitvorming’, schrijft De Vries. ‘Echter, zij vinden het niet makkelijk om deze stukken terug te vinden.’
Een raadslid uit Lelystad merkte in het onderzoek op dat het lastig zoeken is omdat de stukken alleen per vergadering te vinden zijn en niet per dossier. ‘Dit geldt niet voor alle gemeenten, want het raadsinformatiesysteem van gemeente Rotterdam heeft bijvoorbeeld wel dossiers per onderwerp’, schrijft De Vries, die hierbij opmerkt dat de toegankelijkheid misschien hoger was beoordeeld als Rotterdam had meegedaan aan de enquête. (Tien gemeenten deden aan het onderzoek mee.)
Goede staat
Verder blijkt dat er meer stukken worden bewaard dan van gemeenten is vereist. ‘Dit komt ten goede van de transparantie en als naslagwerk, wat raadsleden ook belangrijk vinden.’ De stukken moeten voor de vindbaarheid echter wel goed geordend blijven.
En negen van de tien gemeenten hebben een archivaris aangesteld – de kleinste gemeente uit het onderzoek heeft de taken bij de gemeentesecretaris neergelegd. ‘Het is daarbij wel de vraag of de gemeentesecretaris over dezelfde kennis en expertise beschikt als een archivaris om het archief in goede staat te houden.’
Ooit heb ik 2 maanden besteed aan het in kaart brengen van de besluitvorming en de informatie aan de raad over het Bieb++ project van de gemeente Utrecht. Die informatie was wel openbaar, maar slechts te vinden op basis van verwijzingen in andere stukken; een heidens karwij.
Het dossier stond bol van manipulatie door ambtenaren van de sectie cultuur. Niet alleen de raadsleden werden in het ootje genomen, maar ook de achtereenvolgende wethouders. Ook die wisselen vaak en hebben daardoor geen enkel idee over voorgaande besluitvorming en relevante informatie. Ambtenaren die er een eigen agenda op na houden maken daar bewust misbruik van.
Bieb++ is niet doorgegaan, verschillende alternatieven die daarna werden gelanceerd (sic) ook niet. Uiteindelijk ging de Raad akkoord met een project voor commerciële samenwerking van de stichting 't Hoogt. Bedrijfsplan en andere relevante informatie waren echter niet meer openbaar. De ambtenaren hadden een oplossing gevonden om de burgers van Utrecht om de tuin te leiden.
De stichting 't Hoogt heeft geen vaste locatie meer. Daardoor bespaart zij heel veel kosten. Het subsidie is echter niet aangepast, met gevolg dat de stichting de 2 laatste jaren een winst van € 206.802 heeft gemaakt. Van terugbetalen is echter geen sprake, de winst is in een bestemmingsreserve gestopt. Trucje van de ambtenaren om een eigenlijk failliete club overeind te houden.