Overijssel eerste met richtlijnen social media
De provincie Overijssel heeft sinds twee weken richtlijnen voor het gebruik van sociale media als Twitter en Hyves door ambtenaren. Reden is dat steeds meer collega’s actief zijn op social media. De provincie wil medewerkers ondersteunen in het adequaat inzetten van deze "nieuwe" communicatievormen.
Effect
Overijssel is volgens eigen zeggen de eerste provincie die deze richtlijnen heeft. Hiervoor werden ambtenaren al in workshops op basis van projecten en behoeften ingelicht over het gebruik social media. ‘We bespreken de mogelijkheden en gaan ermee aan de slag’, aldus initiatiefnemer Petra Folbert van de provincie Overijssel. ‘Alle projectleiders in Overijssel doen mee. Na de zomer volgt er nog awarenessproject. Dat gaat dan over informatiebeveiliging en dat je erover nadenkt wanneer of en op welk moment je iets plaatst en wat het effect kan zijn. Als iets nog besproken moet worden in de Staten, moet je dat bijvoorbeeld nog niet op Twitter zetten. Je kunt ook geen toezeggingen doen aan mensen die je niet waar kunt maken.’
Bestuurders
In Overijssel gelden dezelfde richtlijnen voor ambtenaren als bestuurders. ‘We maken daartussen geen onderscheid. Iedereen heeft zijn eigen verantwoordelijkheid over wat hij of zij plaatst, maar als het gevoelig ligt, moet je het wel even afstemmen met de communicatieafdeling.’
Yammer
Niet alle ambtenaren maken nog gebruik van social media, maar hun aandeel groeit. Verder zijn ongeveer 200 ambtenaren aangesloten op een bedrijfsinterne versie van Twitter: Yammer. ‘We hebben het sinds eind 2009 en 25 procent van de organisatie is al aangesloten. We gebruiken het puur inhoudelijk. Het werkt goed. Je gaat elkaar vaker helpen en opzoeken dan via intranet en je krijgt sneller reactie op vragen. Je bent ook beter op de hoogte van wat andere afdelingen doen en wat hun expertises zijn.’
Heemstede
Ook de gemeente Heemstede staat op het punt om soortgelijke richtlijnen voor social media vast te stellen. Initiatiefnemer Marcel Appels van de gemeente heeft ze opgesteld door “logisch nadenken en te kijken wat er al op dit gebied was”. ‘Vroeger reageerden alleen collegeleden en de communicatieafdeling op ontwikkelingen, maar die groep is nu veel groter. Social media biedt ook kansen voor zaken als burgerparticipatie.’
Onderscheid
Hij wijst erop dat je je er als ambtenaar bewust van moet zijn als je iets plaatst. ‘Op internet is iets altijd weer terug te vinden. Als je iets privé schrijft is dat prima, maar het kan consequenties hebben.’ Appels maakt in zijn richtlijnen wel onderscheid tussen ambtenaren of bestuurders. ‘Het gaat er dan om dat je duidelijk maakte dat je soms als bestuurder en soms als politicus optreedt. Daar denken we nog over na. Met dit onderscheid worstelt iedereen.’ Verder worden ambtenaren verzocht gevoelige conversaties op te slaan. ‘Dat is namelijk ook een officiële reactie van de gemeente op bijvoorbeeld een klacht en moet worden bewaard.’
Consternatie
Dat Twitter nogal eens tot consternatie kan leiden, bleek afgelopen dinsdagavond alweer in de Bredase gemeenteraad. Een raadslid maakte een ander raadslid uit voor “valse nicht” op Twitter, waarna een nogal melige conversatie ontstond. In de raadszaal werden de woorden echter niet gebezigd. Eerder dit jaar werd een nieuwe Drontense wethouder verboden verder te twitteren, nadat hij was geïnstalleerd. De overige collegeleden deden het namelijk ook niet en het was samen uit, samen thuis. Bovendien werden er soms vragen aan het college gesteld naar aanleiding van zijn tweets.
Trefwoorden: social media, Overijssel, Heemstede, richtlijnen, Twitter, Appels, Folbert
Overijssel is volgens eigen zeggen de eerste provincie die deze richtlijnen heeft. Hiervoor werden ambtenaren al in workshops op basis van projecten en behoeften ingelicht over het gebruik social media. ‘We bespreken de mogelijkheden en gaan ermee aan de slag’, aldus initiatiefnemer Petra Folbert van de provincie Overijssel. ‘Alle projectleiders in Overijssel doen mee. Na de zomer volgt er nog awarenessproject. Dat gaat dan over informatiebeveiliging en dat je erover nadenkt wanneer of en op welk moment je iets plaatst en wat het effect kan zijn. Als iets nog besproken moet worden in de Staten, moet je dat bijvoorbeeld nog niet op Twitter zetten. Je kunt ook geen toezeggingen doen aan mensen die je niet waar kunt maken.’
Bestuurders
In Overijssel gelden dezelfde richtlijnen voor ambtenaren als bestuurders. ‘We maken daartussen geen onderscheid. Iedereen heeft zijn eigen verantwoordelijkheid over wat hij of zij plaatst, maar als het gevoelig ligt, moet je het wel even afstemmen met de communicatieafdeling.’
Yammer
Niet alle ambtenaren maken nog gebruik van social media, maar hun aandeel groeit. Verder zijn ongeveer 200 ambtenaren aangesloten op een bedrijfsinterne versie van Twitter: Yammer. ‘We hebben het sinds eind 2009 en 25 procent van de organisatie is al aangesloten. We gebruiken het puur inhoudelijk. Het werkt goed. Je gaat elkaar vaker helpen en opzoeken dan via intranet en je krijgt sneller reactie op vragen. Je bent ook beter op de hoogte van wat andere afdelingen doen en wat hun expertises zijn.’
Heemstede
Ook de gemeente Heemstede staat op het punt om soortgelijke richtlijnen voor social media vast te stellen. Initiatiefnemer Marcel Appels van de gemeente heeft ze opgesteld door “logisch nadenken en te kijken wat er al op dit gebied was”. ‘Vroeger reageerden alleen collegeleden en de communicatieafdeling op ontwikkelingen, maar die groep is nu veel groter. Social media biedt ook kansen voor zaken als burgerparticipatie.’
Onderscheid
Hij wijst erop dat je je er als ambtenaar bewust van moet zijn als je iets plaatst. ‘Op internet is iets altijd weer terug te vinden. Als je iets privé schrijft is dat prima, maar het kan consequenties hebben.’ Appels maakt in zijn richtlijnen wel onderscheid tussen ambtenaren of bestuurders. ‘Het gaat er dan om dat je duidelijk maakte dat je soms als bestuurder en soms als politicus optreedt. Daar denken we nog over na. Met dit onderscheid worstelt iedereen.’ Verder worden ambtenaren verzocht gevoelige conversaties op te slaan. ‘Dat is namelijk ook een officiële reactie van de gemeente op bijvoorbeeld een klacht en moet worden bewaard.’
Consternatie
Dat Twitter nogal eens tot consternatie kan leiden, bleek afgelopen dinsdagavond alweer in de Bredase gemeenteraad. Een raadslid maakte een ander raadslid uit voor “valse nicht” op Twitter, waarna een nogal melige conversatie ontstond. In de raadszaal werden de woorden echter niet gebezigd. Eerder dit jaar werd een nieuwe Drontense wethouder verboden verder te twitteren, nadat hij was geïnstalleerd. De overige collegeleden deden het namelijk ook niet en het was samen uit, samen thuis. Bovendien werden er soms vragen aan het college gesteld naar aanleiding van zijn tweets.
Trefwoorden: social media, Overijssel, Heemstede, richtlijnen, Twitter, Appels, Folbert
Vanuit Ambtenaar 2.0 was er al ruim een jaar een handreiking beschikbaar, gebaseerd op de versie van de Britse overheid, zie http://handreiking.ambtenaar20.nl
Daar staat ook een overzicht van handreikingen en richtlijnen elders: http://handreikingambtenaar20.pbworks.com/Andere-handreikingen
Overigens zal de versie van de rijksoverheid ook beschikbaar komen als Word-document, waarbij organisatie-specifieke termen zijn verwijderd. Dat document kan iedere organisatie dan zelf makkelijk aanpassen, zodat niet iedereen apart het wiel hoeft uit te vinden. Hou www.ambtenaar20.nl in de gaten!