'We waren te voorzichtig wat betreft transparantie'

Zijn advies aan het Gelderse college om e-mails en whatsappberichten op te schonen, bedoelde Gedeputeerde Jan Markink om de informatiehuishouding te verbeteren en niet om informatie uit het zicht te houden. De provincie wil juist meer transparantie. Daarmee kan ze volgens Markink het beeld bestrijden dat er altijd wat te verbergen is. In het verleden was de provincie misschien té voorzichtig, maar ‘de ambtenaren moeten worden beschermd.’

Waarom wil Gelderland zorgen voor meer openheid en transparantie?

Markink (VVD): ‘We merkten ook gisteren tijdens de vergadering van Provinciale Staten weer dat de samenleving om meer uitleg vraagt over besluiten. Bijvoorbeeld als het gaat om de energietransitie of vraagstukken over wonen en werken, maar eigenlijk over alle onderwerpen. En de Wet open overheid, die 1 januari wordt verwacht, vraagt ook wat meer.’

 

Waar merkt u bijvoorbeeld aan dat de samenleving om meer uitleg vraagt?

‘We hebben net een discussie gehad met bewoners of je wel of geen windmolens mag plaatsen op de Veluwe langs de A1. Ik denk dat openheid daarover noodzakelijk is, want om alle ruimtelijke wensen te kunnen invullen is de helft extra nodig van alle oppervlakte van Gelderland. Uiteindelijk neemt Provinciale Staten het besluit. Zo wordt het ook voor ons steeds belangrijker om die besluiten goed uit te kunnen leggen. We willen ook laten zien, tot op zekere hoogte, waar we mee hebben geworsteld, waar de pijn zit.’

 

Wat wil het in dat kader zeggen dat er door de provincie werd geadviseerd om whatsappberichten te verwijderen?

‘Ons gaat het erom dat de informatie die van belang is, bewaard blijft. Je mag bepaalde zaken wissen, of het nou gaat om e-mails of whatsappberichten, maar niet de relevante. Daar is enig moment ruis in geweest. Het is niet zo dat we die whatsappberichten standaard verwijderen. Het is gewoon een situatie van zelf beoordelen.’

 

Door de opmerking over de ‘voorkeur voor telefonisch contact’ klinkt het, zeker in het licht van de Rutte-doctrine, alsof er iets uit het zicht moet worden gehouden.

‘Nee, dat is zeker niet de bedoeling. Alles wat van belang is voor de besluitvorming moet je bewaren. Maar in e-mails en Whatsapp zitten soms privédingen vermengd en er is niets op tegen om die te verwijderen. Bijvoorbeeld: voor hele grote Wob-verzoeken moeten soms stapels informatie worden gescreend en een heleboel, misschien wel driekwart, is totaal irrelevant.’

 

In de notitie voor het college staat verder: ‘We zullen daarom bij Wob-verzoeken jullie whatsappberichten niet opvragen’. Dat lijkt te wijzen op: om gedoe te voorkomen leveren we de whatsappberichten helemaal niet. Handelde de provincie in strijd met de wet?

‘Het niet opvragen van whatsappberichten is tijdelijk aan de orde geweest, maar nu niet meer. De provincie heeft volgens mij niet in strijd met de wet gehandeld. Als er een Wob-verzoek komt dan leveren we de informatie en we ontwikkelen daar ter voorbereiding op de Wet open overheid nog een betere lijn in.’

 

Zulke incidenten lijken te wijzen op een provincie die bang was voor transparantie. Was dat zo?

‘Nee, niet bang. Ik denk dat we wat terughoudend waren en dat we te voorzichtig zijn geweest. We willen in de toekomst opener zijn, maar we willen ook een bepaalde mate van vertrouwelijkheid en we moeten die ook waarborgen. Om hun werk goed te doen, hebben ambtenaren bescherming nodig.’

 

Zoals u zegt in het bericht van de provincie: ‘Ambtenaren moeten intern discussies kunnen voeren zonder bang te zijn dat alles automatisch openbaar wordt’ – maakt men zich daar zorgen over?

‘Er is wel wat terughoudendheid als hun naam en toenaam en datgene wat zij vinden herleidbaar is. Dat moet het ook niet zijn. Het college hecht eraan om onbevangen te worden geïnformeerd. Om de kwaliteit van advisering goed te houden moeten ambtenaren kunnen zeggen wat ze vinden. Het moet niet zo zijn dat dat plotseling op straat komt te liggen. Die vertrouwelijkheid wil ik bewaken, maar je kunt niet zonder vertrouwen van de burger.’

 

‘Een ander element is dat er bepaalde belangen spelen. Als je als provincie aan het onderhandelen bent dan moeten we niet alles op straat leggen. Het is een illusie om te denken dat álles nu openbaar wordt.’

 

Wát doet Gelderland om voor meer openheid en transparantie te zorgen?

‘We zijn dat aan het onderzoeken, maar nu is het bijvoorbeeld zo dat Wob-verzoeken ouder dan drie maanden niet toegankelijk zijn. Dat ligt aan de bouw van de website. We zijn het afgelopen jaar al gestart met het actief openbaar maken van een aantal stukken en dat zal steeds meer met achterliggende informatie gebeuren.’

 

Hoeveel tijd en moeite gaat het kosten?

‘Dat kan ik nu nog niet zeggen, maar het gaat zeker behoorlijke inspanning en extra menskracht vragen. Overigens komt er ook geld van het rijk voor de invoering van de Wet open overheid. En ingewikkelde Wob-verzoeken kosten ons nu al heel veel menskracht. Ik denk dat er bij ons toch wel een team van zes mensen voor zit. We hebben bij een groot verzoek een keer laten berekenen hoeveel tijd het kostte. Toen kwamen we uit op 1000 uur en we rekenen voor een werknemer 1500 uur per jaar.’

 

‘Ik heb liever dat we meer investeren aan de voorkant in plaats van achteraf. Je moet ook oppassen voor het beeld dat er altijd wat wordt achtergehouden. Landelijk en ook bij ons zie je Wob-documenten vol met zwartgelakte tekst. Dat geeft nooit vertrouwen en daar moeten we vanaf. Het belangrijkste is daarom: meer naar de voorkant, meer vertrouwen en minder verzoeken achteraf.’