Rijksintranet komt niet van de grond

Wéér een nieuw ict-fiasco? Al bijna tien jaar sleutelt het rijk aan een eigen intranet, het Rijksportaal, voor alle 125.000 rijksambtenaren. Maar belangrijke functies werken nog steeds niet. En de kosten lopen gestaag op.

Ontwikkeling nu al twee keer zo duur als gemiddeld

Het Rijksportaal is het intranet voor alle ministeries en verschillende uitvoeringsinstanties. Het geeft ambtenaren toegang tot rijksbrede en departementspecifieke informatie, bronnen en toepassingen. Via het Rijksportaal kunnen collega’s elkaars adressen vinden via de Rijksadresgids. Ook kan er een ‘alert’ worden ingesteld voor het ontvangen van nieuws van verschillende websites en dagbladen.

Uit de door Binnenlands Bestuur op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) opgevraagde documenten wordt duidelijk dat er sinds de eerste plannen in 2010 voortdurend aan wordt gesleuteld. Vrijwel iedere release levert forse vertraging op of wordt uiteindelijk zelfs afgeblazen. Belangrijke functies zoals ‘Zoek en vind’ en de ‘alert’ werken na jaren sleutelen nog steeds niet naar tevredenheid. Pogingen om het Rijksportaal te verbeteren stranden om diverse redenen: te weinig tijd voor leveranciers om goed te testen, verkeerde technische inschattingen, faillissementen van leveranciers, een verhuizing naar een nieuw datacenter en technische complexiteit.

Te beperkt
De eerste versie van het Rijksportaal, waarin sinds 2010 werd gewerkt, was alweer aan vernieuwing toe, zo werd begin 2014 door een ambtelijke denktank geconstateerd. De functies waren te beperkt in verhouding met andere, vergelijkbare intranetten. Binnen een half jaar kon een nieuw Rijksportaal worden opgeleverd. De plannen ervoor zijn in 2017 weer afgestoft en opnieuw ter hand genomen, maar verkeren nog steeds in de beginfase.

Rijksportaal 2 moet onder meer persoonlijker, interactiever en veiliger worden. Ook moet het geschikt zijn voor tijd, plaats en apparaat-onafhankelijk werken, zo beschrijft het ministerie van Binnenlandse Zaken in de notitie ‘Toekomstvisie Rijksportaal 2’ in april 2014. De gemiddelde kosten per gebruiker van het Rijksportaal blijken met 64 euro per jaar twee keer zo hoog als vergelijkbare voorzieningen bij andere private en publieke organisaties, zo blijkt uit een quickscan van organisatieadviesbureau Berenschot uit oktober 2016. Het enorme schaalvoordeel van 125.000 gebruikers van het Rijksportaal is hierbij niet toegepast.

Tot het Rijksportaal behoort een contentinformatiesysteem en er moet betaald worden voor de licenties, hosting, het functioneel en technisch applicatiebeheer, de helpdesk en nieuwe ontwikkelingen. Het wordt geleverd door het Shared Service Centrum (SSC-ICT) en het is een van de ‘generieke rijksbrede toepassingen’. In het jaar 2017 wordt er volgens Berenschot bijna 8 miljoen euro uitgegeven aan het Rijksportaal; in 2015 7,1 miljoen. Bij deze jaarlijkse kosten zijn die voor de redactie en de inrichting van het Rijksportaal niet inbegrepen.

Geen verklaring
Een goede verklaring voor de hoge kosten is lastig te vinden. Het ministerie wil Binnenlands Bestuur geen financiële informatie over het Rijksportaal verstrekken om zo beoogde leveranciers niet wijzer te maken. Berenschot adviseerde nader onderzoek te doen naar de ‘mogelijk niet-marktconforme’ kosten. Dit onderzoek is nooit uitgevoerd. De portalen in de referentiegroep van Berenschot komen in grote lijnen overeen met die van het Rijksportaal.

Ze hebben alleen geen ‘Zoek ind-functie’ waarmee ambtenaren relevant extern nieuws kunnen vinden. Deze functie is goed voor ongeveer 5 procent van de totale kosten. De portalen waarmee Rijksportaal is vergeleken hebben in tegenstelling tot het Rijksportaal wel additionele social media-functies zoals chats, likes, groepen en discussies.

Lees de uitgebreide reconstructie in nummer 21 van Binnenlands Bestuur, die uitkomt op 9 november.

Reactie ministerie

De reactie van het ministerie van Binnenlandse Zaken op het onderzoek van Binnenlands Bestuur: ‘Het Rijksportaal is één intern online platform dat medewerkers en kennis van de diverse departementen met elkaar verbindt. [...] Een project dat per definitie een complexe aangelegenheid is, zowel op bestuurlijk, organisatorisch als technisch niveau. De gekozen invalshoek van de verhalen is in onze optiek daarom te beperkt en – gezien de complexiteit van het Rijksportaal – niet juist. Er wordt een nogal eenzijdig beeld geformuleerd [...], waarbij het opvalt dat de ­redactie een sterk technisch georiënteerde insteek kiest als de rode draad voor de beide verhalen. Als gevolg hiervan zijn de ­aanleiding en verworvenheden bij het ontwikkelen van het Rijksportaal in de tekst geheel verloren gegaan.[...]’ De uitgebreide reactie van het ministerie is te lezen bij het achtergrondverhaal in nummer 21 van Binnenlands Bestuur.