In iedere gemeente een ‘nieuwskamer’

Steeds meer gemeenten richten een newsroom of 'nieuwskamer' in om te monitoren wat er leeft in de omgeving. Ook kleinere gemeenten zien er de voordelen van in.

Interne tamtam

In een newsroom werken medewerkers van verschillende afdelingen samen om het nieuws te analyseren. Met behulp van een monitoringtool verzamelen ze berichten op sociale media en fora, lokale kranten en tijdschriften. Ook telefoontjes van inwoners en meldingen via WhatsApp en email worden meegenomen. De meeste newsrooms brengen een interne 'tamtam' uit. Dat is een kort overzicht van het meest relevante nieuws plus duiding.

Pro-actieve omgevingsanalyses

Vorig jaar signaleerde Binnenlands Bestuur de opkomst van de newsroom onder gemeenten. Inmiddels beschikken ongeveer tachtig Nederlandse gemeenten over een newsroom, weet online media-adviseur Frank Bruijninckx van HowAboutYou, dat overheden ondersteunt met sociale media. Bruijninckx noemt de komst van de newsroom een totaal nieuwe manier van werken. 'Pro-actieve omgevingsanalyses werden voorheen zelden gemaakt,' zegt hij. 'Een newsroom biedt ambtenaren de mogelijkheid om gestructureerd te luisteren naar wat er speelt, het bestuur betekenisvol te adviseren en om alle kanalen scherper te zetten als de berichten daar aanleiding toe geven.'

Snelheid van het nieuws
Wat is de toegevoegde waarde van een newsroom voor een kleine gemeente als, pak 'm beet, Hof van Twente? 'Wij werden regelmatig overvallen door de snelheid waarmee nieuws zich verspreidt op sociale media,' zegt Carolien Huisstede, adviseur digitale communicatie bij gemeente Hof van Twente. 'We hebben een klein communicatieteam, dat sociale media had uitbesteed aan de eerste lijn. Verschillende teams waren druk met reageren op de berichten. We kregen behoefte aan een intensievere en structurele samenwerking tussen de communicatieafdeling en het serviceteam. En we wilden de organisatie meegeven wat er buiten speelt.'

Dichter op het nieuws
Hof van Twente startte in december 2018 een proef met een newsroom. Het werd een succes. Drie ochtenden in de week leveren een tamtam-assistent, een communicatieadviseur en een sociale mediamedewerker vanuit de newsroom een tamtam op. Dat kost ze samen dertig uur in de week. Een flinke investering, maar volgens Huisstede levert het ook veel op. 'We kunnen zaken sneller en beter oppakken. Zo stonden de strooiroutes afgelopen winter niet handig vermeld op de website. Daar kwamen veel telefoontjes over binnen. In de newsroom brachten we in kaart wat er misging. Zo konden we snel de site aanpassen en de juiste informatie geven op sociale media.'

Angel uit discussies
Het effect is moeilijk in harde cijfers te vangen, maar Huisstede ziet wel dat het aantal telefoontjes naar de gemeente structureel afneemt. En de gemeente is niet langer een spuit elf in online discussies. 'We zitten overal direct bovenop. We halen de angel uit online discussies door onjuistheden te corrigeren. Voorheen lazen we een bericht soms pas een dag later, als we het toevallig tegenkwamen. Voordat je het dan aan de juiste afdeling hebt voorgelegd wat ermee moet gebeuren, ben je zo weer een dag verder. Dat is te laat.'

Tijdgebrek
Er is weleens sprake van nieuwsluwte in Hof van Twente, maar het is nog nooit voorgekomen dat de tamtam niet werd uitgebracht bij gebrek aan nieuws. En er zijn ook dagen dat het team aan de drie ochtenden eigenlijk niet genoeg heeft. 'Tijd is de grootste uitdaging,' zegt Huisstede. 'Ons wordt voortdurend gevraagd om zo efficiënt mogelijk te werken. De newsroom maakt ons als communicatieteam intern zichtbaarder. Dat creëert ook weer meer werk.'

Meerwaarde
Meer dan tachtig procent van haar collega's opent de tamtam. De meeste van hen zien de meerwaarde ervan in, met name omdat het inzicht geeft in hoe hun werkzaamheden 'landen' bij bewoners. Zijn er bijvoorbeeld veel vragen binnengekomen over een onduidelijke brief van de gemeente, dan staat dat expliciet in de tamtam. 'Een enkeling beschouwt de newsrooms als tijdverspilling,' zegt Huisstede. 'Over het algemeen zijn dit collega's die zelf het nieuws al goed volgen en actief zijn op social media'.