'E-mails moeten goed bewaard worden, dat gebeurt nu niet'

Ambtenaren moeten alle mail met waardevolle informatie netjes archiveren. Vaak gebeurt dat niet. Oplossing is het automatiseren van de verwerking en opslag. Den Haag experimenteert er al mee. ‘Je kunt het niet van het gedrag van ambtenaren laten afhangen.’

Overheidsinformatie gaat verloren
Ja, ambtenaren maken vaak netjes hun inbox leeg, ziet projectleider Job Pantjes van de proeftuin e-mailbewaring van de gemeente Den Haag. ‘Fijn, natuurlijk: die zero inbox-melding wanneer alle mails zijn gelezen. Maar veel mails worden verwijderd en nergens opgeslagen. En dan verlies je informatie. De overheid is wettelijk verplicht om e-mails wél te bewaren en er moet verantwoording kunnen worden afgelegd over gevoerd beleid. Wanneer informatie mist, is er soms geen andere optie dan dat bestuurders moeten opstappen. Iets wat in het verleden vaak genoeg voorkwam, denk maar aan het beroemde kwijtgeraakte bonnetje van Teeven.’

Praktische problemen
Vaak wordt e-mail van gemeenten nog niet geautomatiseerd bewaard, constateert Pantjes, terwijl dit wel mogelijk is. Automatisch verwerkte en gearchiveerde e-mails hebben volgens hem het grote voordeel dat ze altijd goed vindbaar zijn. Dat kan praktische problemen voorkomen. ‘Wanneer een collega niet op kantoor is en er is informatie uit zijn of haar mailbox nodig, dan kan die bij automatische mailverwerking zo uit het archief worden gehaald.’ Een goede overheid heeft een goede informatiehuishouding nodig, stelt Pantjes, anders ontstaan problemen. ‘Die kunnen optreden bij wob-verzoeken van journalisten of bij vragen van burgers. De informatie die een ambtenaar in de mailbox krijgt is bovendien geen eigendom van de ambtenaar zelf, maar van de overheid.’

Kostenbesparing
Veel inkomende mails van burgers en bedrijven kunnen volgens Pantjes op automatische basis worden verwerkt, zonder dat een ambtenaar ze eerst zelf moet sorteren of labelen. Dit heeft directe voordelen voor de bedrijfsvoering. ‘Het levert een kostenbesparing op en het leidt tot een betere dienstverlening naar de burger. En de archivering regel je zonder de ambtenaren er mee lastig te vallen. Een uitdaging voor de toekomst zijn volgens Pantjes de door ambtenaren verstuurde mails, met name die vanuit persoonlijke mailboxen. ‘De overheid ontvangt en verstuurt miljoenen mails, soms zijn dit bijvoorbeeld belangrijke nieuwe afspraken voor een project dat vertraging heeft opgelopen. Deze worden niet opgenomen in dossiers en gaan soms verloren, terwijl de informatie in zo’n e-mail cruciaal kan zijn.’

Veel ruis
Door automatisering kan de belangrijkste 20 of 30 procent van miljoenen mails worden opgeslagen, schat Pantjes. Zo worden veel zorgen weggenomen. Gelukkig hoeft lang niet alles moet worden bewaard. Hij stelt dat er in de e-mails ook veel ‘ruis’ is, mails over bijvoorbeeld vergaderingen die een uurtje later beginnen. ‘Ik hoop dat er een netwerk ontstaat, samen met de rijksoverheid.’ De archivering moet je volgens hem niet van individuele ambtenaren laten afhangen. ‘Het is veel werk. Zoiets moet je technisch regelen en dat is ook haalbaar.’ 

Succesvolle pilot
In januari 2018 zijn drie verschillende pilots op gebied van e-mailarchivering met gemeenten gestart vanuit de Pilotstarter van de VNG. Bij de gemeente Den Haag is hiervoor een ‘Living Lab’ ingericht, waarmee andere nieuwsgierige gemeenten worden bediend. De gemeenten Oldambt en Vlaardingen begonnen in januari gelijktijdig met hun eigen pilot voor e-mailbewaring. De drie pilot gemeenten delen hun kennis. Voor het Living Lab is een ‘expertteam’ opgericht met een actieve deelname van Utrecht, Amsterdam en Hellevoetsluis.‘Van de duizenden behandelde e-mails tijdens de pilot, kon voorlopig  92 procent direct worden ‘gelabeld’ aan een aantal gemeentelijke processen, voorzien van metadata, oftewel een beschrijving van de gegevens, waardoor de selectie voor e-mails die bewaard moeten worden automatisch en sneller gemaakt is’, aldus Pantjes. ‘Het zijn goede eerste resultaten waarmee we vooruit kunnen. Het zou kunnen dat er een vervolg komt op grotere schaal, maar dat is aan de VNG. Het is wat ons betreft in ieder geval zaak dat de kennis die we nu hebben opgedaan in het Living Lab verder wordt verspreid.’

Dit is een ingekorte versie, lees het volledige verhaal in Binnenlands Bestuur nr. 15.