Maarten Schurink: 'Vernieuwen is informatiseren'

Maarten Schurink kreeg bij zijn aantreden als gemeentesecretaris van Utrecht in december 2010 een stevige opdracht: een organisatievernieuwing, een bezuinigingsoperatie, een grote verhuizing en de decentralisaties. Informatisering speelt bij alles een grote rol.

Er verandert de laatste jaren veel op de Utrechtse gemeenteburelen. Dat dat niet altijd even soepel gaat, vindt gemeentesecretaris Maarten Schurink (39) niet zo gek. ‘De veranderingen hebben zich echt opgestapeld. Ik heb veel bewondering voor hoe de 4000 medewerkers daarmee zijn omgegaan.’ 

Netwerken met de stad

Sinds begin 2010 is de organisatie gekrompen van 4699 naar 3471 fte, maar na bijna vier jaar is de organisatievernieuwing ‘Via B’ nog volop in gang, benadrukt hij. ‘Je moet op alle fronten tegelijk inzetten. Op gedrag, op proces en op ICT-structuur. Bij de uitvoeringsorganisaties die we hebben ingericht is sprake van meer routinematig herhaalbare processen, waarvan je aan de voorkant al weet wat er aan de achterkant uit moet komen. Die worden vanuit ICT ondersteund met een nieuw zaaksysteem. Bij de ontwikkelorganisatie, met beleidsmatige en programmatische processen, werkt het heel anders. Daar weet je aan de voorkant juist níet wat er aan de achterkant uit gaat komen. Daar werken we steeds meer samen in netwerken met de stad en kijken we naar wat er al gebeurt. Daarna bepalen we wat er nodig is.”

Cyclus

“De cyclus analyse-beleidsplan-uitvoering-evaluatie-nieuw beleid, die werkt in de huidige maatschappij niet meer. Als je van buiten naar binnen werkt zie je wat de stad nodig heeft. En als je de netwerken in je stad en de beschikbare data goed gebruikt, kun je snel bijsturen. Maar of al die werkprocessen nou écht veranderen,  hangt af van het gedrag van de mensen in de organisatie. Dan kom je bij de kérn: op welke manier maken we nu verbinding met de stad? Gaat dat makkelijker dan voorheen, met alle middelen die we hebben?’

ICT-golven

‘ICT’ kan voor die verschillende gemeentelijke organisatieonderdelen veel betekenen. Schurink onderscheidt drie golven. De eerste is de traditionele automatiseringsgolf, waarin Utrecht een beetje achterliep, maar die met de verhuizing en de inzet van nieuwe rekencapaciteit nu goed geregeld is. De tweede is de informatiseringsgolf, waar de gemeente nog volop mee bezig is: procesverbetering en -herontwerp, ‘lean’ werken, het zaaksysteem inrichten waardoor mensen hun gemeentelijke ‘product’ kunnen volgen, de verbinding met MijnOverheid.nl, het op informatiegebied samenwerken met ZBO’s. 

En de derde golf is de meest innovatieve: met data het primaire proces beter maken. ‘Denk bijvoorbeeld aan sensoren in vuilnisbakken, zodat je weet wanneer ze vol zijn, en ze dan pas gaat ophalen. Of de koppeling van realtime-gegevens van buurtteams met gegevens van het SCP, of met sentiment-analyses uit de sociale media.’ Gegevens kunnen uit het nieuwe open-dataportal van de gemeente komen, maar ook van bijvoorbeeld zorgverzekeraars die willen helpen de zorgkosten in buurten naar beneden te krijgen. De nieuwe (decentralisatie-)taken van de gemeente leveren genoeg vraagstukken op om op die manier te benaderen.

Lees het hele interview in Binnenlands Bestuur 8