Inhaalslag ict-uitgaven gemeenten

Na drie jaar pas op de plaats stijgen de ict-uitgaven van gemeenten weer. Tijdelijk of permanent, daarover verschillen de meningen. ‘Je kunt niet blijven uitstellen.’

Jaar op jaar, zo kwam uit diverse benchmarkonderzoeken naar voren, was een stijging van de gemeentelijke ict-kosten te zien van 2 à 2,5 procent. Dat wil zeggen, tot 2009. In dat jaar is het opeens gedaan met de gestaag oplopende uitgaven. De financieel economische crisis die het jaar ervoor uitbrak, leidde tot voorzichtigheid op vele fronten. Ook op ict-gebied.

‘Een Pavlov-effect. Vernieuwingen werden van de ene op de andere dag uitgesteld’, zegt adviseur Jos Smits van M&I/Partners. Het bureau houdt aan de hand van jaar­rekeningen al bijna een decennium lang de werkelijk gedane ict-uitgaven van gemeenten in het oog. Volgende maand start benchmark nummer 10.

In de boekjaren direct na de crisis zag Smits geen nieuwe afschrijvingen meer terug in de boeken. ‘Waar ze afliepen, kwamen er geen nieuwe voor in de plaats. Dat betekent dat gemeenten een paar jaar langer met het oude systeem doen. Je kunt op ict maar beperkt besparingen loslaten. Het ontslaan van ict-ambtenaren levert geen kostenbesparing op. Betaal je ze eerst voor wat ze doen, daarna voor feit dat ze thuis op de bank zitten. Dat heeft met de wachtgeldregeling te maken.’ In feite kun je als gemeente maar twee dingen doen, zegt Smits: ‘Stoppen met projecten – en dus ook met de inhuur van mensen – en het uitstellen van investeringen. Het zijn tijdelijke maatregelen, want vroeg of laat begint het toch te knellen. Omdat je niet kan blijven uitstellen, zie je dat de investeringen weer toenemen.’

De plotselinge toename van de ict-kosten met 15 procent in boekjaar 2011 blijkt vooral veroorzaakt door een stijging van de kosten voor infrastructuur en hardware als gevolg van investeringen, zeg maar de automatiseringskant. Bij M&I/Partners spreken ze van ‘een inhaalslag’, ofwel het effect van achtergestelde investeringen.

Minder werkplekken
Berenschot, waar Marvin Hanekamp de ict-uitgaven van 100.000+ gemeenten met elkaar vergelijkt, geeft aan dat een grote gemeente gemiddeld 7595 euro per formatieplaats per jaar aan ict uitgeeft. Dat is dan exclusief de kosten voor het zogeheten functionele beheer, zoals onder andere het onderhoud van de gemeentelijke website, het document managementsysteem en databases.

De management consultant verwacht dat die kostenstijging de eerstkomende jaren gaat doorzetten, juist als gevolg van de ingezette bezuinigingsoperaties bij de lokale overheden.

Hanekamp: ‘Het aantal werkplekken wordt mede door het Nieuwe Werken minder, maar de medewerkers die overblijven hebben steeds vaker wel een laptop, en smartphone en een tablet. Bovendien kun je wel minder ambtenaren hebben, maar de apparaten blijven en dus lopen ook de afschrijvingen door.’

Maar minstens zo belangrijk is volgens hem dat de bezuinigingen op het ambtelijk apparaat in de voorstellen vaak worden gecounterd met automatisering en digitalisering. ‘Dat betekent een intensivering van de ict-uitgaven’, aldus Hanekamp.

En dat zet de komende jaren door vanwege de opgaven die er voor de lokale overheden liggen als het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) en de over­heveling van een groot aantal rijkstaken richting gemeenten.

Remko Oosterwijk van weer een ander benchmarkbureau – Fier FM – ziet daarentegen een ontwikkeling de andere kant op. Na de ook door hem waargenomen stijging van de ict-uitgaven in boekjaar 2011, voorspelt hij een stabilisatie van de digitaliseringskosten. ‘Als het al geen afname wordt’, zegt hij. ‘Doel van de bezuinigingsmaatregelen is toch dat ze tot meer efficiency leiden. En vergeet niet dat er steeds meer in regionaal verband wordt samengewerkt. Alleen al het gezamenlijk inkopen zal iets gaan betekenen.’

Groter blijkt juist duurder
Groter betekent zeker niet altijd goedkoper. Op ict-gebied blijkt er zelfs sprake van een schaalnadeel: hoe groter de gemeente, des te hoger de kosten.

Uit de meest recente benchmark van M&I/Partners blijkt dat de ict-kosten per inwoner voor gemeenten met meer dan 100.000 inwoners liefst 17 procent hoger liggen dan voor gemeenten met een geringer inwonertal: bij 100.000+ gemeenten zijn de ict-kosten 82 euro per inwoner, bij 100.000- gemeenten 70 euro. Hoezo schaalvoordeel van grote gemeenten?

Het verschil kan deels worden toegeschreven aan het gegeven dat grote gemeenten – in tegenstelling tot kleinere – een forse formatie informatiemanagement hebben. Dat zou onder andere noodzakelijk zijn vanwege de zogeheten complexiteit van een grotere gemeente. Kwaliteitsverschil in informatiemanagement en het niveau van de ict-dienstverlening spelen eveneens een rol. De continuïteit en betrouwbaarheid is groter dan bij kleinere gemeenten.

‘Hoe groter een gemeente, des te groter is wat ik maar noem de afstemmingsbureaucratie’, zegt Jos Smits (M&I/partners). Dat blijkt niet alleen uit ons onderzoek, maar ook uit dat van Berenschot en de Rijksuniversiteit Groningen. ‘Het vermeende voordeel van schaalvergroting – dat minister Plasterk van Binnenlandse Zaken telkens schetst – doet zich ook niet voor op ict-gebied. Dat schaalvoordeel houdt bij heel erg veel disciplines ergens op rond de 80.000 inwoners. Op één kostenaspect scoren de kleinere gemeenten hoger: softwarekosten. Dat komt doordat grote gemeenten meer zelf doen en kleine gemeenten via softwarediensten relatief meer uitbesteden. ‘Vaak tegen heel veel geld’, zegt Smits. ‘Ze betalen zich blauw.’

Sommige kleine gemeenten zijn juist veel goedkoper uit, maar dan is de kwaliteit er volgens hem ook naar. Schaalvoordeel is volgens Smits – die haalbaarheidsstudies verricht voor samenwerkingsverbanden – alleen te halen op het vlak van automatisering. ‘Grof gezegd, op de aanschaf van computers. Complexer wordt het als je samen dezelfde applicaties wil. Dan komt toch de lokale autonomie in het geding. Dezelfde applicatie vereist namelijk van de samenwerkende gemeenten afstemming van het primaire proces. Waar 95 procent van je beleid al door het rijk wordt bepaald, hou je als individuele gemeente dan helemaal weinig beleidsvrijheid meer over.’