Gebruik open standaarden voor archieven

Het gebruik van open standaarden door overheden is af te dwingen met de Archiefwet in de hand. Want reproduceerbaarheid van documenten is in die wet een keiharde eis, omdat we anders in de toekomst niet meer bij onze informatie kunnen.

Soms zijn archieven ineens hoogst actueel. Tweede Kamerlid Ella Kalsbeek (PvdA) dient in december 2004 een motie in, waarin gesteld wordt dat het Koninklijk Huisarchief een particulier archief is, waarop de Archiefwet van toepassing is. Zij stelt voor alle stukken die (mede) betrekking hebben op de uitoefening van de functie van het staatshoofd over te brengen naar het Nationaal Archief. De motie werd op 25 januari 2005 aangenomen.

De discussie draaide om de Greet Hofmans-affaire. Het rapport van de Commissie Beel belandde in de inmiddels beroemde loodzware kist, waarvan de sleutel zoek was. We hadden geluk, het rapport is onbeschadigd uit de kist gekomen. Stel je nu eens voor dat het rapport in 1956 op een van de eerste computers met tekstverwerker was vervaardigd en dat de bittere conclusie van de heer Fasseur zou zijn geweest dat hij weliswaar het rapport in de vorm van een Wordstar document op een floppy had gevonden, maar dat hij er ook met hulp van experts niet in was geslaagd om het document te ontsluiten.

Toch is deze situatie realistischer dan hij op het eerste gezicht lijkt. Onze overheden vervaardigen heden ten dage dagelijks vele duizenden documenten die uiteindelijk in een archief zullen belanden, zonder dat wij de garantie hebben dat wij deze documenten in de toekomst kunnen ontsluiten. De oorzaak ligt in de brede toepassing van leveranciereigen bestandsformaten bij de Nederlandse overheden – bestandsformaten waarvan de specificaties alleen bekend zijn bij de leverancier van een verwerkend product.

Toepassing van open standaarden lost het probleem van ontsluiting op. Bert Bakker, voorzitter van de OpenDoc Society, constateerde in zijn key note op LinuxWorld van 12 november 2008 echter dat de toepassing van open standaarden bij de overheid achterblijft, 70 procent van de managers binnen de overheid heeft nog geen notie van het fenomeen, met name de gemeenten hebben er nog niet serieus naar gekeken. Lagere overheden zijn nevengeschikt en dwangmiddelen lijken te ontbreken.

Standaarden en archiveren
Op de achtergrond van de discussie over open standaarden en leveranciereigen bestandsformaten spelen vooral uitwisseling, toegankelijkheid en concurrentiebevordering een rol. De gedachte is dat documenten met een open specificatie altijd en overal zijn te ontsluiten, zonder dat er bijzondere eisen bestaan ten aanzien van apparatuur, besturingssysteem en type computer. Iedereen die een computer heeft waarop een programma draait dat de open standaard implementeert, kan het document lezen, mensen kunnen zelfs als ze dat willen er zelf een programma voor ontwikkelen. Gebruik van open standaarden biedt grote voordelen voor met name archiveren. De beschikbaarheid van een document in combinatie met de beschrijving van de manier waarop het
document in elkaar zit, garandeert de ontsluiting van het document tot in de verre toekomst.

Voor documenten die zijn gemaakt met een product dat is gebaseerd op een leveranciereigen bestandsformaat geldt dat zo’n document alleen is te ontsluiten met een specifiek programma van een specifieke versie op een specifieke computer. Deze situatie kent nadelen in de vorm van belemmeringen bij uitwisseling en gebruik op de lange termijn.

Het mogelijk grootste nadeel geldt voor het archiveren. De archivaris heeft een grote uitdaging, het archiveren van documenten die zijn gemaakt op basis van een leveranciereigen bestandsformaat is een sport op zich.

Tegenwoordig gebruiken we computers en spelers met een flash geheugen om muziek af te spelen, vroeger deden we dat met langspeelplaten, groot en kwetsbaar. Je kunt op dit moment de muziek van een stevige discotheek opslaan op een iPod kleiner dan een luciferdoosje. Het analoog terugspelen van een 78toeren langspeelplaat is een andere zaak. Daarvoor heb je de apparatuur en de kennis nodig die is vereist om de muziek als vroeger weer te geven. Het archief bevat dus niet alleen de langspeelplaat, maar ook de voor het afspelen benodigde apparatuur en kennis: zo’n knots van een apparaat met grote hoorn en slinger, een handleiding en niet te vergeten een setje naalden.

Combinatie
De archivaris die het ontsluiten van met leveranciereigen bestandsformaten vastgelegde documenten wil garanderen, heeft geen andere keus dan het bewaren van de combinatie van in onbruik geraakte computers en software tezamen met het document zelf. De risico’s die aan deze oplossing kleven zijn levensgroot, omdat niemand kan garanderen dat deze combinatie over een lange tijd nog zal werken. Hij moet om te beginnen per document gaan bijhouden op welke wijze het document is gemaakt, met welke versie van welk programma en met welk type computer. Vervolgens moet hij ervoor zorgen dat de bovenomschreven combinatie tot in de verre toekomst beschikbaar blijft om de ontsluiting van het document te garanderen. Er is weinig fantasie voor nodig vast te stellen dat dit zeker niet in alle gevallen gaat lukken. Denk hierbij aan een MSDos 2.01 computer met Wordstar, twee floppies en 640 Kb intern geheugen. Met name de kennis om het geheel werkend te krijgen en te houden zal uiteindelijk geheel zijn verdwenen. Documenten zullen hierdoor eenvoudig verdwijnen. Het wezen van leveranciereigen bestandsformaten

Leveranciereigen bestandsformaten komen uit de koker van makers van computersoftware. Deze leveranciers houden om uiteenlopende redenen de specificaties van hun software en de producten, die ermee zijn voortgebracht, verborgen:

1. Bescherming van intellectueel eigendom;
2. Bescherming van marktaandeel;
3. Binden van klanten, ze moeten het programma blijven gebruiken;
4. Verzekeren omzet door het leveren van nieuwe versies met gewijzigd bestandsformaat.

Al deze punten dienen alleen het belang van de leverancier, die zelfs over gaat tot oncontroleerbare wijzigingen aan het bestandsformaat ongeacht de problemen die dat voor de gebuiker met zich mee brengt. Iedereen is bekend met de gevolgen van een nieuwe “verbeterde” Microsoft Office versie. Ook al is er niets veranderd aan het simpele intikken van een briefje, de gebruiker weet zich geconfronteerd met een gewijzigd bestandsformaat dat het gebruik van het oude bestandsformaat
frustreert. De Microsoft Office migraties zijn hierom berucht, vooral vanwege de hoge kosten die zijn verbonden aan het converteren van de applicaties die met macro’s zijn geschreven.

Onzichtbaar
Integriteitsproblemen zijn wezenlijk bij leveranciereigen bestandsformaten, blokken tekst verdwijnen, bijvoorbeeld een tabel uit een oud document. Of blokken verschijnen, zoals Tony Blair pijnlijk heeft ondervonden met zijn rapportage over veiligheid. Het Microsoft Office formaat bewaart stukken tekst die voor de gebruiker via de normale weg onzichtbaar zijn, maar via alternatieve
routes gemakkelijk zichtbaar te maken zijn.

Deze punten zijn vanuit de Archiefwet van belang. Het verschijnen en verdwijnen van informatie is op dit moment mede vanwege het verdwijnen van laptops en geheugensticks actueel, er gaan goede carrieres aan ten onder. De overheid kan door het onvermoed verschijnen of verdwijnen van documentonderdelen net zo zeer in verlegenheid worden gebracht. Wat te denken over gearchiveerde regeringsdocumenten over operaties in het buitenland?

Open source
Aan gebrek aan goede bedoelingen ligt het niet, overheid en parlement zijn eensgezind actief in hun ondersteuning van Open Standaarden. Kees Vendrik heeft de motie Vendrik, waarin het parlement pleit voor een brede toepassing van open source producten met zeer brede steun in de Tweede Kamer aanvaard gekregen. Staatssecretaris Heemskerk heeft met zijn Open Standaarden actieplan Nederland Open in Verbinding’, de voltallige Tweede Kamer juichend op de banken gekregen.

Deze initiatieven hebben, alle goede bedoelingen ten spijt, nog weinig resultaat opgeleverd. Kennelijk zijn de leveranciers van Proprietary Software samen met de IT’ers machtiger dan de bestuurders.

Anno 2008 is het in Nederland zo dat de Nederlandse overheden de overgrote meerderheid van de documenten vervaardigt met producten die werken op basis van leveranciereigen bestandsformaten. Sterker nog, het moderniseringsproject Gezamenlijke Ontwikkeling Uniforme rijksDesktop (GOUD) voor de werkplekken van de Nederlandse Rijksoverheid bestendigt deze praktijk en garandeert al in haar uitgangspunten het gebruik van deze leveranciereigen bestandsformaten tot in lengte van jaren. Er is sinds het publiek bekend is geworden veel, deels bittere, kritiek op de gang van zaken rond GOUD gekomen. De overheid geeft een onmiskenbaar dubbelzinnig signaal af: Aan de ene kant is er wetgeving voor het verplichten tot het gebruik van open standaarden, maar aan de andere kant wijkt de overheid daar zelf in het eerste serieuze project vanaf.

Archiefwet
De Archiefwet, die overheden verplicht tot bewaring van documenten, biedt soelaas. De Archiefwet stelt reproduceerbaarheid van documenten als keiharde eis, omdat we anders in de toekomst niet meer bij onze informatie kunnen. Het overgaan op open standaarden doet wellicht pijn, omdat voortschrijdend inzicht leidt tot het desinvesteren in een vertrouwd en langgebruikt platform.

De huidige Archiefwet is van 2002, dat is dus van voor de ISO standaardisatie van ODF (OASIS Open Document Format for Office Applications, NENISO/IEC 26300:2007). De Open Standaarden Sgml, XML en PDFA staan daarin letterlijk als voorbeelden genoemd. PDF is voor de huidige kantooromgevingen een goede mogelijkheid, maar dat staat geen bewerking toe. ODF is efficienter en biedt wel de mogelijkheid tot bewerken. ODF is een op XML gebaseerde standaard en voldoet dus volledig aan de Archiefwet (ODF opnemen in de Archiefwet, Jan Willem Broekema voorzitter OSOSS in Computable, 14 juli 2006). Mocht er behoefte bestaan aan een expliciete toevoeging van de standaard in de wet dan kan de overheid kan met een pennenstreek de open standaard ODF toevoegen aan de specificaties in de Archiefwet en daarmee een logisch vervolg geven aan de aanwijzing dat vanaf december 2008 alle overheden moeten kunnen uitwisselen op basis van ODF.

Handhaving
De minister kan bestaande wetgeving gebruiken om toepassing van open standaarden door de Nederlandse overheden af te dwingen. Het is een kwestie van doen. Het probleem van de gewenste acceptatie van open standaarden komt dan heel anders te liggen: handhaving. Net zoals de overheid moet handhaven als het gaat om het rookverbod in de horeca, zo moet de minister de Archiefwet handhaven waar het gaat om elektronische archivering door Nederlandse overheden. De overheid kan zo het toepassen van open standaarden voor elektronische documenten met de Archiefwet in de hand forceren.

Over de auteur
Martin Simons is partner bij Uwork. Het idee over de toepassing van de Archiefwet op open standaarden is geboren gedurende een opdracht bij het Gemeentearchief te Rotterdam, waar het omgaan met leverancier gebonden standaarden behoorde tot de problematiek van alle dag. Simons staat met Uwork bedrijven en overheden bij met begeleiding, voorlichting, implementatie en training bij de adoptie van open standaarden en oplossingen op het gebied van de werkplek voorziening op basis van open source software.