Enterprise Search maakt zoeken makkelijk

Enterprise Search is een soort Google binnen de organisatie. Niet langer apart zoeken in de verschillende bronsystemen dus, maar met een machine alle verschillende databases doorzoeken, en zo de snel de informatie vinden die je nodig hebt.

Iedereen kan tegenwoordig zoeken op internet. In enkele stappen wordt je door intelligente zoekmachines zoals Google en Yahoo naar de informatie geleid die je nodig hebt. Of het nu om een recensie gaat over je vakantieadres, dat leuke nummer dat je steeds op de radio hoort of de specificaties van een nieuw aan te schaffen fototoestel. Met een paar eenvoudige zoektermen kom je bij de gezochte informatie terecht. Op internet is het dus mogelijk om via één zoekmachine honderden miljoenen verschillende informatiebronnen te doorzoeken.

Hoe groot is het verschil als je achter de computer op je werk plaats neemt. Het terugvinden van de juiste informatie in het document management systeem, het financiële systeem, de gemeenschappelijke schijf en je e-mail kost aanzienlijk meer tijd. Ieder systeem heeft zijn eigen zoekfuncties en de resultaten worden je op allerlei verschillende manieren aangeboden. Het terugvinden van de juiste informatie op je werk neemt dus vaak meer tijd in beslag, is vaak complexer doordat je verschillende zoekprogramma’s moet gebruiken en levert vaak ook nog niet de gewenste resultaten.

Dit artikel beschrijft de mogelijkheden van Enterprise Search om eenvoudiger en meer doeltreffend medewerkers middels één zoeksysteem de relevante informatie in de organisatie te kunnen vinden. Ook zal kort worden uitgelegd wat Enterprise Search precies is en waarvoor je Enterprise Search kan inzetten.

Wat is Enterprise Search eigenlijk?
Enterprise Search is goed te vergelijken met een paraplu die boven de data-applicaties wordt gehangen en waarin informatie van verschillende aard en afkomst beschikbaar wordt gesteld aan de gebruiker. De aard, vorm of inhoud en origine van de informatie zijn daarbij ondergeschikt. Dit wil zeggen dat zowel gestructureerde informatie uit databases als ongestructureerde informatie uit bijvoorbeeld internetomgevingen en e-mail en alle varianten daar tussenin, via een Enterprise Search engine bevraagd kunnen worden. In zekere zin is het dus alsof je Google of Yahoo binnen de muren van je bedrijf introduceert en al je bedrijfsdata (gestructureerd en ongestructureerd) doorzoekbaar maakt.

Om te beginnen een paar veelgebruikte termen toegelicht:
Bronsystemen; applicaties met de data uit het (legacy)systeem die je met search wilt ontsluiten.
Zoekresultaat; de verzameling van gerelateerde informatie die je gepresenteerd krijgt naar aanleiding van je zoekvraag.

Hoe wordt Enterprise Search toegepast?
Er bestaan grofweg twee verschillende manieren om Enterprise Search te implementeren. Een eerste mogelijkheid is op basis van zogenaamde Federated Search en de tweede manier is op basis van Integrated Search.

Federated Search is in staat om één zoekvraag aan meerdere bronsystemen tegelijk te stellen. Bij Federated Search zal de Search Engine per bronsysteem de zoekvraag aanbieden aan de zoekmachine die bij het bronsysteem zelf hoort. De Search Engine verzamelt alle antwoorden van alle bronsystemen en presenteert deze als een gezamenlijk zoekresultaat. Vaak zijn deze resultaten gegroepeerd per bronsysteem en niet te sorteren op relevantie van het resultaat. Het zoekresultaat wordt getoond in de vorm een hyperlink. Een klik op de hyperlink zal ervoor zorgen dat het betreffende bronsysteem wordt opgestart en het inhoudelijke resultaat vanuit zijn bronsysteem wordt getoond.

Integrated Search werkt anders. Het is net als bij Federated Search mogelijk om één zoekvraag aan meerder bronsystemen tegelijk te stellen. De Search Engine wordt per bronsysteem zodanig geconfigureerd dat de Search Engine direct toegang heeft tot de brondata. De Search Engine indexeert vervolgens de aangewezen data van het bronsysteem in een centrale index (deze kan dus afhankelijk van het aantal bronnen heel groot worden). Zodra er een zoekvraag wordt gesteld, zal de Search Engine in staat zijn op basis van zijn eigen index razendsnel de zoekresultaten te presenteren aan de gebruiker.

Het belangrijkste verschil tussen Federated Search en Integrated Search is de mate waarin je als organisatie invloed wil hebben op de sortering van je zoekresultaat. Wil je een sortering per bronsysteem (Federated) of is dat niet belangrijk en wil je de meest relevante zoekresultaat als eerste zien (Integrated).

Kennisdossiers
Nu we weten dat we met Enterprise Search door de informatiebestanden in de organisatie kunnen zoeken, is het goed om ook een aantal slimme toepassingen van Enterprise Search te bespreken.

Een mogelijkheid is dat je als organisatie virtuele kennisdossiers aanbiedt. Dat betekent dat je de Enterprise Search omgeving kennisdossiers 24 uur per dag up-to-date houdt. Dit werkt eigenlijk heel eenvoudig. De Enterprise Search omgeving wordt voorzien van een aantal inhoudelijke termen (zoekvragen) die gerelateerd zijn aan het betreffende kennisdossier, bijvoorbeeld huursubsidie. De Enterprise Search omgeving is vervolgens in staat om dit kennisdossier op basis van de voorgedefinieerde zoekvragen met alle relevante artikelen, documenten, websites, etc. te vullen. De medewerker die het kennisdossier Huursubsidie opent, ziet niet alleen alle informatie overzichtelijk gerangschikt, maar kan ook zien welke resultaten het meest worden geraadpleegd en dus blijkbaar van belang zijn voor de organisatie. Ook is het mogelijk dat collega’s waardevolle aanvullingen hebben aangebracht in de vorm van reacties op artikelen. Belangrijk is dat het dossier automatisch wordt bijgehouden. Er hoeven geen medewerkers vrijgemaakt te worden om deze dossiers voortdurend bij te werken.

Search en Navigate
Search en Navigate gaat uit van het principe dat een Search Engine over een slimme gebruikers interface beschikt waarbij je slechts beperkt zoektermen hoeft in te typen. Na het intypen van je initiële zoekvraag biedt de Search Engine de zoekresultaten aan. In plaats van een lange lijst met zoekresultaten biedt Search & Navigate een slimme clustering van de zoekresultaten. Deze clustering komt tot stand op basis van de relaties die de search engine tussen de zoekresultaten legt in combinatie met de gegevens van het profiel van de gebruiker.

Het Enterprise Search systeem is in staat om zoekresultaten met hetzelfde onderwerp bij elkaar onder een cluster aan te bieden. Een voorbeeld is de zoekterm: Bush in Africa De zoekresultaten zullen resultaten tonen over het bezoek van President Bush aan Africa, het verblijf daar en de mensen die hij daar heeft gesproken. Bush in Africa kan ook gaan over de bossen in Africa.

Search en Navigate biedt intelligentie om deze verschillende onderwerpen van elkaar te onderscheiden en in separate clusters aan te bieden. Wil je meer weten over het bezoek van Bush aan Africa, dan klik je op dit cluster en krijg je alleen de relevante zoekresultaten te zien over het bezoek en worden alle zoekresultaten of de wouden in Africa uitgesloten. Enterprise Search helpt je hiermee sneller en eenvoudiger door grote hoeveelheden zoekresultaten te manoeuvreren.

Archiveren met Enterprise Search
Een grote kennis intensieve organisatie heeft een innovatieve toepassing van Enterprise Search gerealiseerd. Deze organisatie had een probleem dat als medewerkers onverwachts het bedrijf verlieten of naar een ander project in de wereld werden uitgezonden, deze medewerkers vaak grote hoeveelheden informatie (uiteraard weinig gestructureerd) achterlieten. Het uitzoeken van deze informatie om te kijken wat er gearchiveerd moest worden en wat er verwijderd mocht worden bleek een arbeidsintensief proces waar medewerkers soms wel weken mee bezig waren. Op basis van een voorgedefinieerde set, vergelijkbaar met een structuurplan of ordeningsstructuur, is de doorlooptijd van deze uitzoekwerkzaamheden enorm afgenomen. De Search applicatie maakt een index van de informatie. Deze index wordt razendsnel vergeleken en gematigde met de ordeningsstructuur. De informatie die bewaard moest blijven, wordt automatisch en gestructureerd het archief in gestuurd. Van de informatie die verwijderd is, wordt een rapportage vastgelegd. Het resultaat is een zeer bruikbare structureringstoepassing die zichzelf als investering al reeds meerdere malen heeft terugverdiend.

Meer dan zoeken alleen
Het is dus niet alleen mogelijk om met Enterprise Search een zoekmogelijkheid binnen de muren van je organisatie te implementeren, zoals iedere medewerker al vanuit huis gewend is om te zoeken op internet. Met Enterprise Search is het mogelijk om ook invulling te geven aan kennismanagement binnen je organisatie. Met hetzelfde gemak als medewerkers nu door de informatie van de organisatie kunnen zoeken, kunnen ook kennisdossiers pro-actief en altijd up to date worden aangeboden. Op basis van Search en Navigate is het mogelijk om gebruikers een interface te bieden waarbij je geen search expert hoeft te zijn om een zoekvraag in te voeren, maar kan je interactief op basis van clustering tot de juiste informatieselectie komen. Tenslotte biedt Enterprise Search mogelijkheden om te komen tot het selecteren van informatie die in aanmerking komt voor archivering of vernietiging. Kortom, voldoende aanknopingspunten om ook eens met Enterprise Search aan de slag te gaan!

Adriaan Hondelink is managing consultant bij Content Strategy B.V., een bedrijf gespecialiseerd in de implementatie van Document Management en Enterprise Search.