Administratieve lasten EU

Minder administratieve lasten: meer banen voor Europa?

In tijden van Europese verkiezingen en economische crisis is de verbinding met de paarse krokodil van Brussel snel gelegd. Het is symbool voor de onnodige administratieve lasten uit Europa. In Nederland komt ongeveer 50% van de regeldruk voor het bedrijfsleven uit Europa. U hoort ondernemers bij deze gedachte al zuchten. Dat de Europese Commissie zich tot doel heeft gesteld om de administratieve lasten tot 2012 met 25% te verlagen en dat inmiddels 21 lidstaten een vergelijkbare ambitie hebben uitgesproken is minder bekend.

Een effectieve vermindering van de administratieve lasten voor bedrijven wordt gezien als een belangrijke voorwaarde voor een meer competitieve Europese markt. Daarom heeft de Europese Commissie in 2007 het Actieprogramma voor vermindering van Administratieve Lasten gestart. Dit programma draagt bij aan de Lissabon Strategie voor meer groei en banen in Europa. Het heeft tot doel om samen met lidstaten te komen tot vermindering van administratieve lasten met 25% tot 2012.

De voorzitter van de Europese Commissie José Manuel Barroso legde onlangs de link tussen de verlaging van administratieve lasten en de initiatieven om de Europese economie te herstellen. De gedachte is eenvoudig: een vermindering van bureaucratie moet bedrijven helpen om zich te richten op dat waar ze het beste in zijn: produceren, handelen, innoveren. Kortom: minder administratieve lasten: meer banen voor Europa?

Meten is weten
Op dit moment worden zowel op Europees niveau als en in verschillende lidstaten nulmetingen uitgevoerd naar administratieve lasten. Administratieve lasten zijn de kosten die bedrijven moeten maken om informatie aan de overheid te geven over de naleving van wet- en regelgeving, zoals het opsturen van een jaarrekening of het aanvragen van de juiste vergunning voor een activiteit. De nulmetingen maken het mogelijk om een prijskaartje te hangen aan de verschillende informatieverplichtingen waaraan bedrijven moeten voldoen om conform de wet te handelen. De metingen verankeren ook de gedeelde doelstelling van de Europese Commissie en de lidstaten om de onnodige administratieve lasten in Europa te reduceren. De discussie rondom de reductie van administratieve lasten wordt zo concreter. Voor het eerst is het mogelijk om gericht voorstellen te ontwikkelen voor de reductie van de meest belastende administratieve verplichtingen. Dat wil zeggen om de aandacht te richten op de onnodige pijnpunten van het bedrijfsleven.

The Standard Cost Model1

Administratieve lasten worden gemeten op basis van de Standard Cost Model (SCM). Deze methode biedt een pragmatische benadering voor de kwantificering van administratieve lasten en biedt de mogelijkheid om de lasten van verschillende beleidsterreinen met elkaar te vergelijken.

Op basis van de SCM-methode wordt regelgeving gefragmenteerd in meetbare eenheden: informatieverplichtingen, dataverplichtingen en administratieve activiteiten. In het kader van het Europese Actieprogramma voor Reductie van Administratieve Lasten ligt de nadruk op informatie verplichtingen. De SCM-methode kwantificeert de kosten van administratieve lasten door middel van de gemiddelde kosten van een activiteit (prijs) en het totaal aantal activiteiten dat per jaar moet worden uitgevoerd (kwantiteit)

• Prijs: de prijs van een activiteit wordt geschat door de benodigde tijd voor een bepaalde activiteit te vermenigvuldigen met een tarief (gemiddelde arbeidsprijs per uur inclusief overhead). Waar nodig worden andere kosten zoals kosten voor benodigdheden meegerekend.
• Kwantiteit: De kwantiteit wordt berekend op basis van het aantal bedrijven dat aan een verplichting moet voldoen, vermenigvuldigd met de frequentie waarmee een activiteit per jaar moet worden uitgevoerd.

De vermenigvuldiging van deze factoren resulteert in de standaard SCM-formule:

Prijs (tijd * tarief) * Kwantiteit (aantal bedrijven * frequentie)

De miljarden van Europa
De potentiële verbetering is aanzienlijk. De Europese Commissie verwacht dat een vermindering van de administratieve lasten met 25% tot 2012 op de middellange termijn kan resulteren in een verhoging van het Europees Bruto Binnenlands Product met 1.4% – of ca. 150 miljard euro2.

Dat de Commissie serieus werk maakt van dit potentieel blijkt onder andere uit het feit dat ze in januari een voorstel heeft goedgekeurd voor een herziening van de BTW-richtlijn. Met dit voorstel worden de obstakels voor elektronische facturering verwijderd. Op middellange termijn zouden de kosten voor bedrijven hiermee jaarlijks met 18 miljard euro kunnen worden verlaagd3.

De mogelijke rol van ICT bij de reductie van administratieve lasten
In het kader van onnodige administratieve lasten klagen bedrijven regelmatig over het feit dat ze dezelfde informatie aan verschillende overheidsinstellingen moeten leveren. Ook het ophalen, handmatig invullen, kopiëren en inleveren van documenten zorgt voor veel irritatie. De inzet van ICT in de vorm van eGovernment- dienstverlening wordt vaak gezien als een van de manieren om onnodige administratieve lasten te reduceren. Over het algemeen maken drie principes de toepassing van eGovernment effectief:

• Gezamenlijke user interfaces: alle elektronische formulieren zouden op een uniforme manier moeten worden ontwikkeld zodat ze gemakkelijk door gebruikers kunnen worden begrepen en gebruikt.
• Automatisch invullen formulieren: formulieren zouden automatisch gevuld ingevuld moeten worden met alle basis informatie die al beschikbaar is aan de overheid.
• Wetgeving moet elektronische interactie mogelijk maken: wetgeving zou regelmatig moeten worden getoetst om te beoordelen of er genoeg ruimte is voor digitale dienstverlening en interactie.

Wat merken bedrijven hiervan?
Zeker in tijden van economische crisis klinken miljarden aan besparingen natuurlijk als muziek in de oren van ondernemers. Juist daarom is het interessant om gevoel te krijgen voor de vraag wat dergelijke potentiële besparingen op bedrijfsniveau betekenen.

Het is niet verwonderlijk dat aanpassingen de BTW-richtlijn tot hoge potentiële besparingen leiden in administratieve lasten. Immers, dit beleidsterrein raakt de meeste ondernemingen in Europa. Op ondernemingsniveau ziet het beeld er anders uit. Ter relativering: in 2004 telde de Europese economie 19 miljoen bedrijven binnen de niet-financiële sector4. Verdeelt men de potentiële besparingen ten aanzien van de BTW-richtlijn op deze populatie bedrijven dan wordt duidelijk dat het besparingspotentieel op bedrijfsniveau zo klein is dat het uit de balansen zal ‘verdampen’ voordat het tot meer banen zal leiden.

Heeft het wel nut om administratieve lasten te verminderen?
Ja. Het weghalen van onnodige administratieve lasten is op twee manieren zinvol. Op macroniveau leidt het tot grote reducties in de kosten voor administratieve handelingen. Zelfs als dit geld op microniveau niet direct door bedrijven wordt geherinvesteerd, zal het wel bijdragen aan de ontwikkeling van de reële economie in Europa. Op microniveau leidt de lastenreductie weliswaar in de meeste gevallen niet tot merkbare financiële effecten op bedrijfsniveau, maar het meten en verminderen van administratieve lasten zorgt wel voor een positieve waarneming en toegenomen aantrekkelijkheid van de Europese markt voor bedrijven.

Kortom: daar waar de directe effecten (kostenreductie) door lastenvermindering op bedrijfsniveau beperkt blijven, dragen de indirecte effecten van lastenvermindering (bijvoorbeeld aantrekkelijkere markt, grotere concurrentiekracht) juist wel echt bij tot een verbetering van de Europese markt.

Iets minder zand in de Europese raderen alstublieft!
Het meten van de administratieve lasten en het breed communiceren over de bevindingen en reductiemaatregelen zijn effectieve manieren om dit thema op de politieke, maatschappelijke en economische agenda te houden. Het bestrijden van onnodige regeldruk heeft een positieve impact op de beeldvorming over de Europese markt. Het vestigt de aandacht van beleidsmakers op het onderwerp, het helpt bij het weghalen van irritante overbodige regelgeving, het draagt bij aan het creëren van een zichtbaar gelijk speelveld voor bedrijven in Europa en het wijst de weg naar niet minder maar betere regels. Juist deze beeldvorming is bepalend voor de aantrekkelijkheid van EU voor bedrijven.

De voordelen van de aandacht voor administratieve lasten zijn onder andere:
Het vinden en bestrijden van onnodige administratieve lasten. Juist de onnodige lasten hebben een enorme impact op de marktperceptie/ waarneming van bedrijven. Reductie van deze administratieve lasten helpt om de aantrekkingskracht van de Europese markt voor nieuwe en bestaande bedrijven te verhogen.
Gelijktrekken/ harmoniseren van informatieverplichtingen binnen de Europese Unie (soms juist door meer Europese regelgeving). Dit helpt om gelijkwaardige marktcondities in heel Europa te creëren. Bedrijven kunnen profiteren van meer gemak bij het sluiten van internationale partnerschappen en allianties, van het international handel drijven en daarbij hun invloedssfeer uitbreiden.
Er ontstaat bij alle betrokkenen meer inzicht in de gevolgen van wettelijke verplichtingen, Dit ondersteunt de mate waarin bedrijven in staat zijn om aan de wettelijke taken te voldoen en verbetert de marktpositie van bedrijven die deze verplichtingen goed nakomen.
Het helpt de onzekerheid over regelgeving te verminderen en verhoogt het gemak waarmee bedrijven aan de interne markt deel kunnen nemen

Het weghalen van drempels die door onnodige administratieve lasten worden veroorzaakt, draagt bij tot een versoepeling van het zakendoen in Europa. Er ontstaat een bedrijfsvriendelijker klimaat waarin groeien en investeren interessanter wordt. Dit is de belangrijkste manier waarop uiteindelijk banen in Europa worden gecreëerd.

Adriana Begeer is management consultant bij Capgemini Consulting en heeft als aandachtsgebied de Rijksoverheid. Haar expertise ligt op het gebied van regeldruk, duurzaamheid en communicatie.

1 Bron: http://ec.europa.eu/enterprise/admin-burdens-reduction/action_program_en.htm

2 Bron: http://ec.europa.eu/enterprise/admin-burdens-reduction/home_en.htm

3 Bron: IP/09/131

4 Bron: EUROSTAT