Administratielasten sociaal domein kunnen nog flink omlaag

Administratieve processen binnen het sociaal domein zijn per gemeente vaak anders ingericht. Gemeenten en zorgaanbieders werken met het programma i-Sociaal Domein om de administratielast omlaag te brengen door standaardisatie. Zo werden er door i-Sociaal Domein drie uitvoeringsvarianten voor processen ontworpen, waarmee de administratielasten kunnen worden verkleind. Iets meer dan de helft van de gemeenten is goed op dreef met standaardisatie, voor anderen is er echter nog veel winst te behalen.

Huidige administratielasten te groot

Wethouder en locoburgemeester van Enschede Eelco Eerenberg is ambassadeur van het i-Sociaal Domein. Hij is binnen de VNG 'trekker' van standaardisatie. Eerenberg constateert dat de administratie van processen per gemeente vaak anders zijn ingericht. Met die verschillen in administratie is vooraf door iedereen wel rekening gehouden. 'De decentralisatie was natuurlijk een enorm complexe klus. Dat heeft veel tijd nodig. Gemeenten moesten in zeer korte tijd ineens zorgtaken uitvoeren met minder budget dan voorheen. De uitdaging voor gemeenten was op dat moment vooral de uitvoering van de zorg zelf.' Gemeenten hebben volgens Eerenberg erkend dat de administratielasten van het sociaal domein nu te groot zijn. Gezamenlijk hebben gemeenten daarom afgesproken om deze te verkleinen door te standaardiseren.

Ondersteunende producten 

Het i-Sociaal Domein, dat wordt geleid door programmadirecteur Reinier ter Kuile, draagt bij aan de standaardisatie in het sociaal domein en levert onder meer ondersteunende producten die gemeenten kunnen gebruiken bij hun administratie. Er wordt met het programma onder meer gekeken naar hoe contracten tussen gemeenten en zorgaanbieders eruit zien en hoe de backoffice en facturatie is ingericht. Vervolgens wordt ook de wijze waarop controle van facturen gebeurt onder de loep genomen. Zorgaanbieders hebben sinds de decentralisatie te maken met een enorme hoeveelheid partijen, met wie zij nu facturen uitwisselen, zo vertelt Eerenberg 'Als zorgaanbieders facturen gestandaardiseerd aanleveren bij gemeenten gaat daar veel minder tijd in zitten.'
 

‘Helft gemeenten goed op dreef’
Programmadirecteur Ter Kuile stelt dat nu ongeveer de helft van de gemeenten, zo’n tweehonderd, goed op dreef zijn met het gebruiken van de standaarden. ‘De bekendheid van de producten is hoog. De meeste zorgaanbieders werkten al met landelijke standaarden, voor hen is dit niets nieuws.’ Gemeenten zien volgens hem de voordelen in van het werken met standaarden voor de administratieve afhandeling van zorg. ‘Ze zien dat er veel extra overhead is ontstaan door de diversiteit. De decentralisaties naar de gemeenten zijn gepaard gegaan met bezuinigingen op zorg; iedereen wil zo efficiënt mogelijk werken en geld in de zorg steken en niet in de administratieve afhandeling er omheen. Zorgaanbieders vragen gemeenten dan ook om zo veel mogelijk gebruik te maken van de standaarden.’
 

Meer winst te behalen
i-Sociaal Domein heeft voor gemeenten en zorgaanbieders drie uitvoeringsvarianten voor administratieve processen ontworpen. Lang niet alle gemeenten gebruiken deze nu, terwijl ze eraan bijdragen om de administratie eenvoudiger te laten verlopen. Er kan nog veel meer gebruik gemaakt worden van de standaarden. Volgens Eerenberg en Ter Kuile is er op dat gebied inderdaad meer winst te behalen. 'De volgende stap', het verminderen van de administratieve lasten, kan inmiddels gezet worden en gemeenten lijken dat ook graag te willen. Eerenberg: 'Meer gemeenten sluiten zich bij de uitvoeringsvarianten van het i-Sociaal Domein aan. De motivatie is er absoluut. Ik ben nog nooit een collega tegengekomen die het een slecht idee vindt.’ Echter, in de praktijk is de overgang naar gestandaardiseerd werken niet altijd vanzelfsprekend. ‘Er zijn bijvoorbeeld ook gemeenten die te maken hebben met lopende contracten met zorgaanbieders. Daardoor kunnen ze niet elk proces vrijgeven en standaardiseren’, zegt Eerenberg.

Afname administratielasten merkbaar
Volgens Ter Kuile zijn gemeenten en zorgaanbieders optimistisch. ‘Meer dan de helft van de gemeenten en zorgaanbieders stelde in september 2016 dat er, door het inzetten van de standaarden van ons programma, een afname merkbaar is van administratieve lasten in het sociaal domein.’ Toch hoort hij ook van regionale en landelijke zorgaanbieders dat er nog wel knelpunten zijn. ‘Bijvoorbeeld dat de facturering nog niet overal geautomatiseerd plaatsvindt. Hoe meer handmatig geadministreerd moet worden, hoe minder tijd en geld er overblijft voor de zorg zelf. Ons programma zet in 2017 daarom in op de ondersteuning van gemeenten, regio’s en zorgaanbieders die nog niet zo ver zijn met de implementatie van de standaardproducten.’

Standaardisatie kan innovatie opleveren
Eerenberg moedigt standaardisatie aan, maar hij wil tegelijkertijd gemeenten niet ontmoedigen om zelfstandig innovatief te werk te gaan binnen het sociaal domein. 'Ik ben voorstander van innovatie zolang het op de inhoud van de zorg zelf gericht is, maar innovatie gericht op de systemen en de administratie is niet nodig. Het maakt het meestal onnodig ingewikkeld omdat het standaardisatie tegengaat.' Ter Kuile voegt daaraan toe: ‘Uiteindelijk willen gemeenten zich onderscheiden op de inhoud, de kwaliteit en de effectiviteit van de zorg, niet in de manier waarop een factuur ingediend moet worden.’ Volgens Ter Kuile kunnen de standaarden voor de administratie juist ruimte opleveren voor de innovatie. ‘Als gemeenten hun processen met aanbieders standaardiseren, kunnen zij een groot deel ervan automatiseren. Zo krijgen gemeenten en aanbieders hun handen vrij voor de inhoud. Het gesprek met de zorgaanbieders kan dan over andere zaken gaan. De standaardproducten van ons programma bevorderen de vernieuwing. Bij wie je inkoopt, wat je inkoopt en voor welke prijs, daar bemoeien wij ons niet mee.’