VNG-congres 2013 kwart goedkoper

Geen warme lunch meer, de congrestas verdwijnt en parkeren is niet langer gratis. Het volgende jaarcongres van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) wordt soberder dan de vorige edities en is tweehonderd euro goedkoper.

Commotie

Per deelnemer kan de prijs van het jaarcongres omlaag van 795 naar 595 euro. Dat is het gevolg van de keuze voor een veel soberder opzet van de tweedaagse bijeenkomst. Een onafhankelijke commissie heeft de afgelopen maanden in opdracht van het VNG-bestuur de mogelijkheden onderzocht voor een minder duur congres. Op en rondom de laatste editie ontstond een boel commotie, omdat veel leden de kosten ervan te hoog vonden – zeker in deze tijden van bezuinigingen.

Fun factor

In een rapport aan het VNG-bestuur spreekt de commissie zich uit voor een variant waarin een aantal versoberingen wordt doorgevoerd, zoals het vervangen van de lunchtent met warme lunch door een lunchbox, minder deelcongressen en deelexcursies (met name een beperking van de ‘fun factor’), geen gratis parkeren meer en een versobering in het busvervoer: geen kofferservice meer en pendeldiensten van en naar het hotel worden afgeschaft. De congrestas verdwijnt, terwijl tegelijk wordt gestreefd naar een terugdringing van het aanbod van gadgets tijdens de beurs.

Doorrekening

Het Congres- en Studiecentrum heeft de versoberingen doorgerekend en concludeert op basis daarvan het congres voor een prijs van 595 euro per persoon te kunnen organiseren. Het VNG-bestuur legt deze zogeheten ‘sobere’ voorkeursvariant van de commissie voor aan de buitengewone algemene ledenvergadering van 12 oktober met de vraag of de leden ermee kunnen instemmen.

Één daags

Een nog soberder variant is doorgerekend, maar wordt door de commissie verworpen. Die zogeheten minimum-variant gaat uit van een één daags congres, telkens gehouden op één vaste locatie. Dat is op zich goedkoper, maar door de beperking tot één dag lopen de sponsor- en beursinkomsten – goed voor een dekking van 40 procent van de totale kosten – zodanig terug dat de variant per saldo ongunstiger is. En omdat er naar verwachting minder animo is, zal het hoogstwaarschijnlijk resulteren in een hogere deelnameprijs voor de congresgangers.

Veilig

De keuze voor de sobere variant is volgens de commissie geen statische keuze. Nadrukkelijk houdt de commissie rekening met een toekomstige opzet die mee evolueert met de wensen die leven in de vereniging. Zo ziet de commissie op termijn ook ruimte voor anderen om zich aan te sluiten, ‘bijvoorbeeld door jaarcongressen van medeoverheden of doelgroepen van de VNG te laten aansluiten bij het VNG-jaarcongres.’ De twee grootste kostenposten voor het congres zijn immers de opbouw en inrichting van de zalen en de tijd die ervoor nodig is om een evenement met 3500 bezoekers ordentelijk en veilig te lagen verlopen. Een ‘normaal’ VNG-jaarcongres kost 2,4 miljoen euro.