Jongleren als ambtenaar tijdens coronacrisis

‘Er heerste opruimwoede in het land, inwoners ontplooiden initiatieven, het aantal meldingen vloog omhoog. Soms tientallen mailtjes per uur. We moesten oppassen niet in het werk te verzuipen.’ Zo maar een ervaring van het hoofd onderhoud van de gemeente Arnhem, Martin Kloppenburg, tijdens de coronacrisis. Hij, en nog veel meer, medewerkers van de gemeente Arnhem vertellen in het boek ‘Van huis uit. Gemeente in de eerste coronamaanden’ over hun persoonlijke en werkervaringen tijdens de coronacrisis.

Flexibiliteit

‘Frontliners in kritische processen, jongleurs tijdens het thuiswerken', mailt gemeentesecretaris Rob van Wuijtswinkel om het deze week verschenen boek onder de aandacht te brengen. ‘Een prachtig naslagwerk dat de trots op zoveel flexibiliteit, creativiteit en doorzettingsvermogen van onze medewerkers weet te combineren met het besef − juist nu − dat we het virus er nog niet onder hebben maar dat dat ons gaat lukken door virtueel schouder aan schouder te staan.’ Van Wuijtswinkel ziet het boek niet alleen als een terugblik, maar ook als ‘het fundament voor een stip op de horizon van onze doorontwikkeling’.

Onhandig

Er is veel gevraagd van de flexibiliteit van ambtenaren, zo blijkt uit verschillende interviews. Medewerkers die niet heel digitaal vaardig waren, moesten opeens vanuit huis inloggen, een webcam installeren en via Teams overleggen. Met de nodige humor wordt over de eigen onhandigheid geschreven. Voor medewerkers die met zware ontwerpprogramma’s moeten werken, zoals ambtenaren van het ingenieursbureau van de gemeente dat projecten in de openbare ruimte voorbereidt (de afdeling Ontwerp), was het ook zoeken. ‘Thuiswerken is op onze afdeling nooit een optie geweest. Wij werken met een speciaal ontwerpprogramma op onze computers en twee schermen ernaast’, vertelt Erwin Bongers, senior ontwerper en werkvoorbereider op de afdeling Ontwerp, in een interview. ‘Uiteindelijk hebben wij de organisatie ervan kunnen overtuigen om bijna al onze computers los te koppelen en mee naar huis te nemen. Normaal bespreken we de ontwerpen en tekeningen altijd samen aan een ronde tafel. Thuis moesten we via Teams de grote papieren tekeningen voor de laptopcamera tonen. Daardoor konden we niet goed met elkaar discussiëren.’ Niet ideaal dus.

Genoeg afstand

Niet alle ambtenaren konden vanuit huis werken, zoals Elnara Guseinova, medewerker front- en backoffice bij burgerzaken. Ze vond het in het begin van de coronacrisis best eng om naar haar werk te gaan. ‘Ineens moest ik voorzichtig zijn. Het was een andere manier van werken. Mensen kwamen met handschoenen, mondkapjes en een eigen pen voor het ondertekenen van documenten. Ik voelde de spanning, bij mijzelf en bij de mensen die aan de balie kwamen. Iedereen keek heel erg naar de omgeving, of er niet teveel mensen waren en of er genoeg afstand was.’ Ze hoopt dat Burgerzaken in de toekomst meer digitaliseert. ‘Ook na corona zijn er nog mensen die het lastig vinden om naar de balie te komen, bijvoorbeeld omdat ze moeten werken of een gezin hebben. Deze crisis heeft de digitalisering een beetje gedwongen versneld. Zowel bij ons als bij klanten zelf. Voor corona moesten we mensen echt stimuleren om iets digitaal te regelen, nu hebben ze geen keuze.’

Saamhorigheid

‘Nederland ging op slot, maar wij gingen juist drie keer harder werken dan normaal’, vertelt Robert Reinders, die als coördinator handhaving openbare ruimte de buitengewone opsporingsambtenaren (boa's) aanstuurt. ‘Er was ineens een maximale inzet van handhavers op straat. Dat is een uitdaging, want zo groot is ons team niet. Dankzij meer camera’s en collega’s van de omgevingsdienst die hielpen signaleren, konden wij onze handhavers effectiever inzetten. Die eerste weken was het continu schakelen.’ Reinders is trots op zijn team. ‘We zijn enorm gegroeid. De saamhorigheid, het voor elkaar klaar staan en elkaar opvangen. We hielden elkaar echt in de gaten. Het hakte er soms wel in namelijk, die uren. Maar dan nam je gewoon een dienst over, zodat die andere collega wat langer de tijd had om bij te komen.’

Buffelen

Ook op de afdeling werk en inkomen was het extreem buffelen. Zelfstandig ondernemers klopten al snel aan voor hulp; de afdeling moest een hausse aan aanvragen voor inkomensondersteuning via de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) verwerken. ‘Mijn collega’s en ik werkten thuis 12 uur per dag. Tijd om te rusten en te reflecteren was er nauwelijks’, vertelt Anouk van Strien, die het bureau Zelfstandigen en Administratie leidt bij het cluster Werk en Inkomen. ‘We hebben echt bergen verzet.’

Hybride

Uit de interviews en blogs blijkt dat er massaal app-groepen werden aangemaakt om als collega’s contact te houden en snel iets met elkaar te kunnen afstemmen. Er is en wordt volop vergaderd en overlegd via Teams. En velen vinden het vinden van een balans tussen werk en privé door dat vele thuiswerken niet altijd even makkelijk. Andere hopen dat er in de toekomst wel meer ‘hybride’ kan worden gewerkt: deels (meer dan nu) vanuit huis, deels op het gemeentehuis. Gemeentesecretaris Rob van Wuijtswinkel stelt in het boek dat het nog een hele klus wordt om iedereen aan ‘hybride’ werken te laten wennen. Maar hij is stellig: ‘Terug naar de werkwijze van vóór de coronacrisis is geen optie.’ Er moet naar een nieuw evenwicht worden gezocht. ‘Thuis doen wat thuis kan. Zonder dat het werk eronder lijdt.’ Maar ook zonder dat het teamverband er onder lijdt. ‘Té rigide thuiswerken is nadelig. Mensen kunnen er ook té lang niet zijn.’

Flexibel en creatief

Alle 1.100 medewerkers van de gemeente Arnhem hebben het boek dinsdag, op de dag van bezinning, thuis ontvangen. ‘We maken een bijzondere periode mee. Een complexe − zeker als je geraakt wordt door het virus − en uitdagende periode om je werk voor de stad te continueren’, licht Van Wuijtswinkel desgevraagd in een mail toe. ‘We wisten heel zeker dat we dat niet over twee jaar wilden evalueren. Maar juist nu al wilden optekenen, nu we er midden inzitten. We zagen ook dat we met elkaar krachtiger waren dan verwacht. Flexibel, creatief. De onzichtbare gemeenschappelijke vijand was er ook, afgemeten in de beelden vanuit ziekenhuizen, ic’s en verpleeghuizen. Niet zeuren, maar poetsen werd onze middle name. Het relativeert onbelangrijke dingen en geeft ontzettend veel focus. Samen tegen corona. Jonglerend thuis, of in de kritische processen op het werk.’