Beheer openbare ruimte Kampen maakt professionaliseringsslag

'We zijn nu veel meer één geheel'

De afgelopen jaren heeft de eenheid Beheer Openbare Ruimte van de gemeente Kampen zich volop ontwikkeld. Om de eenheid nog verder te professionaliseren, doorliep het managementteam begin 2014 een intensief ontwikkeltraject. De managers zijn enthousiast over het resultaat.

1. Voorgeschiedenis: behoefte aan visie en vertrouwen

De professionalisering van Beheer Openbare Ruimte (BOR) begon in 2012. Vanaf dat moment ging de eenheid werken volgens een structuur die de taken en verantwoordelijkheden van iedere BOR-medewerker duidelijk maakte. Toch bleek uit extern onderzoek dat er meer nodig was om BOR te optimaliseren:

• een visie en de borging hiervan;
• acties om die visie vorm te geven;
• leidinggevenden die meer coach en regisseur zijn, en minder meewerkend voorman;
• een gezamenlijke invulling van verwachtingsmanagement.

Het managementteam van BOR erkende deze behoeften en wilde daarnaast aan de slag met onderling vertrouwen en onderlinge samenwerking. Zowel binnen de eenheid als binnen het MT. KplusV kreeg de opdracht om daarbij te helpen.

2. Aanpak: drie ingrediënten …
Nadat we alle BOR-managers hadden gesproken, kwamen we tot de conclusie dat een effectieve aanpak uit drie onderdelen moest bestaan én bij het management moest beginnen:

1. De managers moesten de visie en de kernwaarden van BOR doorleven en zich eigen maken. Daarvoor was verdieping en concretisering nodig.
2. Om meer het voortouw te nemen en voorbeeldgedrag te tonen, moest iedere manager een constructief-kritische houding aannemen. Naar elkaar, maar ook naar zichzelf toe.
3. Voor het maken van een professionaliseringsslag was beweging nodig. Door de gewenste eindsituatie samen te doorgronden en te vertalen naar concrete acties en afspraken, kon het MT die beweging op gang brengen.

… maar ook langdurig effectief en direct zichtbaar
KplusV gelooft niet in een ‘korte klap’, waarbij we twee of drie dagen de hei op gaan. Volgens ons is het effect dan slechts van korte duur. Daarom pleiten we voor een langer lopend ontwikkeltraject, waarbij we gedurende een aantal maanden steeds een dag of dagdeel de schouders eronder zetten. Zo beklijven ontwikkelingen veel beter.

Wij vinden het belangrijk dat we niet alleen praten over de ontwikkelpunten, maar vooral zichtbare veranderingen teweegbrengen. Na elke bijeenkomst maken we heel concrete vervolgafspraken. Hierdoor neemt de geloofwaardigheid van het traject én de energie van de deelnemers fors toe. Op deze manier zijn we ook met de managers van BOR aan de gang gegaan.

… met vijf kritische succesfactoren
Om het ontwikkeltraject te laten slagen, waren vijf elementen essentieel:

1. Actiegerichte opdrachten, waarbij iedere manager de eigen inbreng had;
2. Veel tijd en ruimte voor de dialoog en samenwerking;
3. Een bewezen en eenvoudige structuur om veiligheid te bieden aan de deelnemers;
4. Momenten voor zelfreflectie;
5. Collectieve sessies, maar ook individuele coaching.

3. Resultaat: betere sfeer en samenwerking
Het MT vatte het resultaat van het traject zo samen:

• “Onze collectieve normen en waarden hebben we als basis gebruikt voor concrete gedragsregels. Omdat we deze regels direct in de praktijk brachten, was de verandering meteen zichtbaar en werkbaar voor medewerkers.”
• “Iedere manager heeft stappen gezet in zijn leidinggevende rol. We hebben geleerd de inhoud los te laten, door te sturen op samenwerking tussen de medewerkers.”
• “De onderlinge sfeer en samenwerking zijn sterk verbeterd. De scherpe kantjes in de communicatie zijn eraf. BOR functioneert nu veel meer als één geheel.”

Meer weten?
Wil je meer weten over het ontwikkeltraject dat de managers van BOR hebben doorlopen? Of ben je benieuwd wat KplusV kan betekenen voor de professionalisering van jouw gemeente of eenheid? Neem dan contact op met onze adviseur Bas Grol.