Balanceren tussen Sjaak en Janet

‘Als ik iets geregeld wil krijgen bij de gemeente, dan bel ik altijd op dinsdag. Want dan krijg ik meestal Sjaak aan de lijn en die zorgt dat het voor elkaar komt. Op andere dagen loop ik het risico dat ik met Janet te maken krijg, en dan wordt het een stuk moeilijker.’

Iedere organisatie, en zelfs bijna elke afdeling, kent Sjaaks en Janetten (of hoe ze ook heten). Mensen van buiten weten vaak feilloos bij wie ze moeten zijn om iets gedaan te krijgen wat niet helemaal binnen de regels past. Maar jij weet in jouw organisatie ook precies bij wie je moet zijn als je een ict-probleem opgelost wilt hebben, welke secretaresse een afspraakje met de baas ertussen kan proppen, wie er ‘moeilijk’ doet bij HR of financiën en bij wie je moet zijn voor een spoedklus bij de repro.

Sjaak is een ritselaar, een groenegolfmedewerker die behendig tussen de regels door laveert. Hij (of zij) weet altijd de rek te vinden en het onmogelijke mogelijk te maken. Janet is een zeer toegewijde medewerker die loyaal is aan het beleid en de protocollen die de organisatie heeft vastgesteld. Zij (of hij) voert de opgestelde regels keurig uit en behoedt de organisatie voor budgetoverschrijdingen, vertragingen, rechtszaken en andere ellende. De Sjaaks zijn de smeerolie van de organisatie, die buiten de lijntjes kleuren als dat nodig is. De Janetten zijn degenen die het soms moeilijk maken om iets voor elkaar te krijgen, maar ook zorgen dat het geen zooitje wordt in de organisatie. Beiden zijn onmisbaar voor het reilen en zeilen van de organisatie, met Sjaak die de grenzen opzoekt en Janet die ze bewaakt.

Want soms gaat Sjaak over de schreef. Dan wordt zijn geritsel vriendjespolitiek (voor jou regelt hij het wel, voor mij niet) of willekeur (vandaag heeft hij een slecht humeur) of is de onderbouwing voor een bepaalde uitzondering wel erg dun. En soms is Janet wel heel recht in de leer, waardoor de regels hun doel voorbijschieten en het systeem dominanter wordt dan de werkelijkheid waarmee je als organisatie te dealen hebt.

Om de juiste balans te vinden tussen Sjaak en Janet, moet je regelmatig met elkaar om de tafel zitten. Welke rek vinden we met elkaar acceptabel en welke niet? Waar moeten we meer lucht creëren in het systeem om recht te doen aan de werkelijkheid en de menselijke maat en waar zijn de mazen in de wet wel heel ruim geworden? Waar moet Sjaak inbinden en Janet wat losser worden?

Daar kom je alleen achter als je samen probeert om de rek bovengronds te krijgen, liefst aan de hand van concrete casussen: Hoe doe jij dat als je een bepaald verzoek krijgt? Welke rek pas jij toe als iets niet helemaal binnen de regels past? Welke speling zit er volgens jou wel en niet in de regels? Dit levert al meteen een breed scala aan werkwijzen op, waarbij medewerkers elkaar verrassen met hun inventiviteit. Zo kan het dus ook! Sommige rekstrategieën vallen meteen af, andere komen in beeld als serieuze opties, waardoor het handelingsrepertoire van de hele organisatie wordt vergroot. En het straks niet meer uitmaakt op welke dag er gebeld wordt.