Digitaal besluiten verzenden. KEI-makkelijk, of toch niet?

In een tijdperk waarin nauwelijks nog brieven worden verstuurd en ook de post van de overheid steeds meer digitaal wordt ontvangen, komt de vraag op of dit eigenlijk wel kan. Een vraag die bij sommigen wellicht de wenkbrauwen doet fronsen. Is deze vraag immers niet achterhaald? Zelfs in de rechtspraak lijkt het digitaal procederen de toekomst, of toch niet?

Elektronisch verzenden besluiten
Al in 2004 werd de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer van kracht en is artikel 2:14 in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) opgenomen. Dit artikel maakt het mogelijk besluiten elektronisch te verzenden. Het tweede lid van dit artikel schrijft echter voor dat besluiten niet uitsluitend elektronisch mogen worden verzonden. Dat is alleen mogelijk wanneer dit bij wettelijk voorschrift is geregeld. Na de invoering van dit artikel is de vraag gesteld of dit betekent dat ook rechtspositionele besluiten gemaild kunnen worden.

Wijzigingen arbeidsvoorwaarden van ambtenaren via de mail
Het duurde nog tot 2011 voordat de Ambtenarenwet het mogelijk maakte om bepaalde rechtspositionele besluiten uitsluitend elektronisch te versturen. Toen is artikel 125 lid 1 onder n Ambtenarenwet ingevoerd. Hierin is geregeld dat het bevoegd gezag voorschriften kan vaststellen “betreffende de gevallen waarin berichten inzake de rechtspositie van de ambtenaar in afwijking van artikel 2:14, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht uitsluitend elektronisch verzonden behoeven te worden en de voorwaarden die daarbij in acht worden genomen”.

Het was de sector Rijk die in 2012 die met ingang van 1 juni 2012 salarisstroken en jaaropgaven alleen nog via de mail verstuurt. Om dit mogelijk te maken is artikel 4a1 ARAR  ingevoerd. In dit artikel is geregeld dat berichten inzake het maandelijks in geld vastgestelde loon en de jaaropgave aan de ambtenaar uitsluitend elektronisch verstuurd behoeven worden. Daarmee lijkt de mogelijkheid te zijn gecreëerd dat de rechtspositie, dus een arbeidsvoorwaarde van een ambtenaar, per mail wordt gewijzigd.

Naar vaste jurisprudentie van de Centrale Raad van Beroep ligt aan elke de betaling van het salaris immers een besluit tot zodanige betaling ten grondslag. Tegen een besluit kan bezwaar worden aangetekend. Nu is niet iedere salarisstrook een appellabel besluit. De raad heeft hierover geoordeeld dat de rechtsgeldigheid van een reeds eerder in rechte onaantastbaar geworden besluit waarbij over de grondslag van periodiek te betalen salaris of uitkering is beslist, niet bij elke betaling opnieuw (integraal) aan de orde worden gesteld.

Niet iedere salarisstrook is een appellabel besluit, maar wanneer er een wijziging optreedt kan hiervan wel sprake zijn. Daarmee lijkt de weg vrijgemaakt om via de mail de rechtspositie te wijzigen. Erg modern, maar of dit is voorzien vraag ik mij af.  

Bestuursrecht moderner dan burgerlijk recht?   
Het Burgerlijk Wetboek is in 2010 gewijzigd. Het loonstrookje mag sindsdien worden gemaild mits de werknemer dit document kan bewaren en opslaan. Ook moet de werknemer uitdrukkelijk instemmen met de elektronische verzending. Arbeidsvoorwaarden wijzigen via de mail is (juridisch gezien) ondenkbaar.

Met het oog op de aanstaande normalisering komt de vraag op of het bestuursrecht moderner is dan het burgerlijk recht. Na de inwerkingtreding van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren is niet langer het bestuursprocesrecht van toepassing op een grote groep ambtenaren. Zij komen te vallen onder de werking van het Burgerlijk procesrecht. Het toezenden van gewijzigde arbeidsvoorwaarden via de mail is dan niet langer mogelijk. Het bestuursrecht lijkt op het eerste oog dan ook moderner dan het burgerlijk procesrecht, maar een nuancering is op zijn plaatst.

Beslissing op bezwaar uitsluitend elektronisch versturen?
In dit artikel wordt gesproken over de loonstroken. Andere (rechtspositionele) besluiten worden niet genoemd. De vraag komt op of een overheidswerkgever (rechtspositionele) besluiten uitsluitend via de mail mag versturen? Het antwoord: ja, dat mag mits dit goed is geregeld. Dit blijkt nog maar eens uit een zeer recente uitspraak van de Hoge Raad.

In een op 25 mei 2018 gepubliceerde uitspraak van de Hoge Raad blijkt dat het via de mail versturen van een beslissing op bezwaar kan zolang dit maar goed is geregeld. In de betreffende zaak had de belastinginspecteur beslissingen op bezwaar uitsluitend elektronisch verstuurd. Het, volgens de inspecteur, te laat ingediende bezwaarschrift is niet-ontvankelijk verklaard. Ten onrechte oordeelde de Hoger Raad.

In artikel 3 van de Regeling elektronisch berichtenverkeer Belastingdienst zijn beslissingen op bezwaar immers uitgezonderd. De beslissing mag dus per mail worden verzonden, zij het niet uitsluitend per mail. De beslissing is dus pas op de voorgeschreven wijze bekend gemaakt door verzending per post. In de aan de orde zijnde kwestie moest naar het oordeel de Hoge Raad dus  alsnog worden bezien of de beslissingen op bezwaar per post zijn verzonden en daarmee het bezwaarschrift tijdig is ingediend.

Bovenstaande sluit aan op de praktijk. Hierin zien wij dat besluiten steeds vaker elektronisch ‘vooruit’ worden verzonden om vervolgens ook per post te worden verstuurd, ook de beslissingen op bezwaar.  

Digitaal is de toekomst: KEI-goed of KEI-slecht?
In de toekomst zal dit zeker veranderen. De vergaande digitalisering heeft de postbode al bijna verdrongen uit het straatbeeld. Met de invoering van het programma KEI (kwaliteit en innovatie rechtspraak) leek ook de rechterlijke macht ‘om’. Digitaal procederen was de toekomst. Alles digitaal. Geen papieren dossiers meer. In april 2018 is dit project stilgelegd. Het programma wordt volgens de Minister ‘gereset’. De focus wordt verlegd van het automatiseren van juridische procedures naar vergroting van de digitale toegankelijkheid. Of dit betekent dat het digitaal procederen van de baan is moet nog blijken.

Al met al is de conclusie dat de overheid besluiten digitaal mag versturen. De overheidswerkgever kan loonstrookjes via de mail versturen en mag ook na de normalisering blijven doen op voorwaarde dat de werknemer met deze wijze van verzending instemt. Kan de rechtspositie ook na de normalisering veranderen met het digitaal toezenden van een salarisstrook? Nee, maar dat heeft niets te maken met de vraag of het besluit digitaal mag worden verstuurd, maar alles met de normalisering. Het wijzigen van de rechtspositie vindt na de normalisering immers niet langer bij eenzijdig besluit plaats. Meer informatie daarover vindt u in het dossier normalisering.