De afgewezen interne sollicitatie kandidaat
De afgewezen interne sollicitatie kandidaat. Interne sollicitaties liggen altijd gevoelig.
Mr. J. (Jan Paul) van ZantenDe kranten en circulaires staan bol van berichten over mobiliteit. Veel mensen zijn op zoek naar ander werk en dan bedoel ik niet alleen degenen die werkloos zijn. In dit stuk doel ik vooral op degenen die vanuit een ambtelijke aanstelling solliciteren op een andere functie.
Niet zelden wordt door ambtenaren intern gesolliciteerd. Dat kan onderdeel zijn van hun persoonlijke ontwikkeling of, minder vrijwillig, in het kader van reorganisaties.
Wij weten inmiddels sinds lange tijd dat wanneer een ambtenaar intern solliciteert en wordt afgewezen, die afwijzing een besluit is waartegen hij rechtsmiddelen kan aanwenden. Maar wanneer diezelfde ambtenaar extern solliciteert bij een andere ambtelijke organisatie en in die procedure wordt afgewezen, is dat geen besluit waartegen hij bezwaar kan maken. Deze materie keert met enige regelmaat terug in de jurisprudentie. Vaak staat niet alleen de inhoudelijke discussie over de (on)geschiktheid van de betrokken sollicitant centraal, maar ook de zorgvuldigheid van de doorlopen procedure.
Een afwijzing van een interne sollicitatie en de daarop volgende juridische procedures kunnen bijzonder ontwrichtend werken. Denk maar eens aan de fanatieke afgewezen sollicitant die niet alleen bezwaar aantekent tegen zijn afwijzing, maar dat bezwaarschrift ook nog eens combineert met een verzoek om een voorlopige voorziening die ertoe strekt de positie vacant te houden totdat hij is uitgeprocedeerd. De organisatie kan niet verder of moet zich behelpen met een tijdelijke invulling als de gevraagde voorziening wordt getroffen. Wanneer dat overigens gebeurt omdat een proceduregebrek is geconstateerd, is dat vaak een prima gelegenheid om het gebrek te helen.
Denkbaar is uiteraard ook dat de ambtenaar zich beperkt tot al dan niet langdurige bezwaar- en beroepsprocedures en al die tijd, naar mag worden aangenomen, bijzonder ongemotiveerd zijn oude functie blijft uitoefenen. Ook dat is nu niet bepaald een situatie waarbij de organisatie is gebaat.
De organisatie is gebaat bij een goed opgezette, zorgvuldige sollicitatieprocedure en een deugdelijk gemotiveerd besluit, juist bij interne sollicitaties. Dat brengt mij bij de aanleiding voor dit stuk, te weten de uitspraak van de Centrale Raad van beroep d.d. 9 augustus 2012 (LJN BX4804). In die zaak heeft het bevoegd gezag zich onnodig in de problemen gebracht door de procedures die hij zichzelf had opgelegd, niet voldoende te volgen. De Raad is, en dat valt op ten opzichte van eerdere uitspraken, zeer expliciet over het belang van het op de juiste wijze volgen van de voorgeschreven procedures en verbindt aan het niet nauwgezet volgen van de voorschriften ook forse consequenties. Wat was (voor zover hier van belang) het geval?
Naar aanleiding van een centrale interne werving van functionarissen bij de belastingdienst had betrokkene, die was aangesteld als ‘Groepsfunctionaris E’, gesolliciteerd naar de functie van ‘Groepsfunctionaris F’. Op deze werving was het zogenoemde ‘Draaiboek Interne Werving 2009’ van toepassing. Na een gesprek met de sollicitatiecommissie is betrokkene echter afgewezen. Het tegen dat besluit gerichte bezwaarschrift is ongegrond verklaard. Bij de Rechtbank was het daarop volgende beroepschrift hetzelfde lot beschoren.
Uit de uitspraak van de CRvB blijkt dat de sollicitatiecommissie de volgende werkwijze had. Elk lid van de commissie vulde een beoordelingsformulier in. Er werd beoordeeld aan de hand van zes beoordelingsaspecten. Steeds na het gesprek met een sollicitant werd de tijd genomen ieder lid van de commissie individueel zijn formulier te laten invullen. Daarna werd in mondeling overleg het gezamenlijk advies opgesteld, dat eveneens zes beoordelingsaspecten kende. De beoordelingsformulieren werden daarbij gebruikt. Op grond van het draaiboek moest de commissie niet alleen (eind)scores vermelden op het Gezamenlijk Oordeel, maar moest zij per beoordelingsaspect ook een (gezamenlijke) motivering geven.
De CRvB bevestigt in zijn uitspraak in de eerste plaats nog maar eens dat de beslissing van het bestuursorgaan in een sollicitatieprocedure het resultaat is van een beoordeling van de capaciteiten van de ambtenaar tegen de achtergrond van de functie-eisen. Daarbij heeft het bestuursorgaan beoordelingsvrijheid, met als gevolg dat de rechterlijke toetsing van die beoordeling terughoudend is. De toetsing door de rechter is beperkt tot de vraag of gezegd moet worden dat het bestuursorgaan niet in redelijkheid tot zijn oordeel heeft kunnen komen. Dit onderdeel van de uitspraak is een bevestiging van bestaande jurisprudentie.
De Raad heeft daaraan toegevoegd dat bij de toetsing van een kandidaat op zijn vaardigheden zoals in dit geval aan de orde was, namelijk door tussenkomst van een sollicitatiecommissie, het bestuursorgaan in beginsel kan volstaan met de toets of het oordeel van de commissie op zorgvuldige wijze tot stand is gekomen. Die visie had de Raad al eerder uitgesproken, namelijk onder meer in zijn uitspraak van 8 maart 2001, LJN AB1089. Dit volgt uit de in artikel 3:9 van de Algemene wet bestuursrecht neergelegde ‘vergewisplicht’. Dit houdt kort gezegd in dat als een bestuursorgaan in een besluit verwijst naar een door een ander gegeven advies, hij dient na te gaan of dit advies zorgvuldig tot stand is gekomen. Dit betekent dat de gevolgde sollicitatieprocedure daadwerkelijk zorgvuldig moet zijn geweest om met een beoordeling van de zorgvuligheid te kunnen volstaan.
In het geval van de in dit stuk te bespreken uitspraak had het bevoegd gezag zich inderdaad beperkt tot het oordeel dat de sollicitatieprocedure zorgvuldig en niet in strijd met de regelgeving was. De Raad kwam echter tot een ander oordeel.
Het Gezamenlijk Oordeel van de commissie liet ook de scores bij de zes beoordelingsaspecten van ieder lid van de commissie zien, alsmede de eindscore per beoordelingsaspect. De ruimtes die op het formulier per beoordelingsaspect waren ingeruimd voor opmerkingen, waren in het geval van betrokkene niet ingevuld. Er waren wel handmatige persoonlijke aantekeningen van de voorzitter, zo blijkt uit de uitspraak, maar die waren niet kenbaar gemaakt. Nu dus geen sprake was van een motivering per beoordelingsaspect, was dit voorschrift uit het Draaiboek niet nageleefd.
Die kritiek had betrokkene ook al in de bezwaarfase naar voren gebracht. Het bestuursorgaan had vervolgens alsnog een schriftelijke onderbouwing gegeven van de eindscores en het samenvattend oordeel. Dit heeft weliswaar genade gevonden in de ogen van de Rechtbank, doch niet in die van de Raad. Laatstgenoemde heeft in de uitspraak kortweg geconstateerd dat deze naderhand opgestelde motivering direct al niet voldeed aan de in het draaiboek gestelde eisen, omdat de motivering slechts was opgesteld door twee van de zes leden van de commissie. Dit betekent dat niet alleen de eerste versie van het gezamenlijk oordeel niet in overeenstemming was met de daarvoor geldende regels, maar dat dat ook gold voor de reparatiepoging. De Raad stelde vast dat ook in bezwaar geen sprake was van een zorgvuldig vastgesteld advies. Dit had het bevoegd gezag toch kunnen zien aankomen.
Kan het nog erger, vraagt u zich wellicht af? Jazeker, dat kan. De Raad was namelijk nog niet klaar. Ook inhoudelijk deugde het aanvullend samenvattend oordeel namelijk niet. Het aanvullend samenvattende oordeel week namelijk substantieel in negatieve zin af van het eerdere samenvattende oordeel. Daarnaast bevatte de aanvullende motivering enkele ‘ongerijmdheden’. Zo was een negatieve kanttekening over de overtuigingskracht van betrokkene opgenomen bij de onderbouwing van de positieve score bij het beoordelingsaspect ‘oordeelsvorming’.
De Raad heeft het bevoegd gezag een spreekwoordelijke tik op de vingers gegeven door aan te geven dat het op de weg van het bevoegd gezag had gelegen nadere informatie in te winnen over het resultaat van het selectiegesprek en/of zich op andere wijze te laten voorlichten over de bekwaamheid en geschiktheid van betrokkene voor de door hem geambieerde functie. Bij wijze van uitsmijter merkt de Raad daarbij nog op dat het feit dat betrokkene enkele jaren eerder bij een vergelijkbaar selectiegesprek was aangemerkt als een geschikte en gedreven kandidaat voor de groepsfunctie F, evenzeer reden was geweest hoge eisen te stellen aan de navolging van de regels en de begrijpelijkheid van de motivering.
De Raad heeft de tekortkomingen van het bevoegd gezag niet zonder consequenties gelaten. Zowel de uitspraak van de Rechtbank, als de beslissing op bezwaarschrift zijn vernietigd. De Raad heeft het bevoegd gezag vervolgens opgedragen binnen drie maanden opnieuw, maar dan met in achtneming van de daarvoor geldende regels en voorschriften, met betrokkene een nieuw selectiegesprek te voeren. Daarbij mocht het bevoegd gezag geen acht slaan op het selectiegesprek dat drie jaar eerder was gevoerd en het begin vormde van deze langdurige procedure. Door dit direct te doen, had het bevoegd gezag zich een zeer lange en kostbare procedure kunnen besparen.
Wat kunnen wij van deze kwestie leren? Welnu, interne sollicitaties liggen altijd gevoelig. De interne voorschriften ter zake de sollicitatieprocedure moeten zorgvuldig worden gevolgd. De regels komen er vrijwel altijd op neer dat de procedure transparant is, dat een objectief en controleerbaar oordeel wordt gevormd, dat subjectieve invloeden zoveel mogelijk worden vermeden en dat besluiten van een deugdelijke motivering zijn voorzien. Daarbij komt nog dat de stukken die betrekking hebben op de procedure (verslagen, scorelijsten en dergelijke) enige tijd bewaard moeten worden om controle achteraf mogelijk te maken. Het niet voldoende volgen van de eigen voorschriften, kan leiden tot een ontwrichtende situatie, waar niet alleen de sollicitant, maar met name ook de organisatie het nodige nadeel van kan ondervinden.
De werkgever die een sollicitatieprocedure volgens de normale fatsoensregels en de eventuele eigen voorschriften voert, hoeft niet veel problemen te verwachten, mede gelet op de grote vrijheid die hij heeft een medewerker al dan niet aan te nemen. Mocht het zo zijn dat zaken niet helemaal goed verlopen, verdient het aanbeveling om de integrale herbeoordeling die voortvloeit uit de bezwaarschriftprocedure goed te gebruiken om zaken alsnog te herstellen.
Een afwijzing van een interne sollicitatie en de daarop volgende juridische procedures kunnen bijzonder ontwrichtend werken. Denk maar eens aan de fanatieke afgewezen sollicitant die niet alleen bezwaar aantekent tegen zijn afwijzing, maar dat bezwaarschrift ook nog eens combineert met een verzoek om een voorlopige voorziening die ertoe strekt de positie vacant te houden totdat hij is uitgeprocedeerd. De organisatie kan niet verder of moet zich behelpen met een tijdelijke invulling als de gevraagde voorziening wordt getroffen. Wanneer dat overigens gebeurt omdat een proceduregebrek is geconstateerd, is dat vaak een prima gelegenheid om het gebrek te helen.
Denkbaar is uiteraard ook dat de ambtenaar zich beperkt tot al dan niet langdurige bezwaar- en beroepsprocedures en al die tijd, naar mag worden aangenomen, bijzonder ongemotiveerd zijn oude functie blijft uitoefenen. Ook dat is nu niet bepaald een situatie waarbij de organisatie is gebaat.
De organisatie is gebaat bij een goed opgezette, zorgvuldige sollicitatieprocedure en een deugdelijk gemotiveerd besluit, juist bij interne sollicitaties. Dat brengt mij bij de aanleiding voor dit stuk, te weten de uitspraak van de Centrale Raad van beroep d.d. 9 augustus 2012 (LJN BX4804). In die zaak heeft het bevoegd gezag zich onnodig in de problemen gebracht door de procedures die hij zichzelf had opgelegd, niet voldoende te volgen. De Raad is, en dat valt op ten opzichte van eerdere uitspraken, zeer expliciet over het belang van het op de juiste wijze volgen van de voorgeschreven procedures en verbindt aan het niet nauwgezet volgen van de voorschriften ook forse consequenties. Wat was (voor zover hier van belang) het geval?
Naar aanleiding van een centrale interne werving van functionarissen bij de belastingdienst had betrokkene, die was aangesteld als ‘Groepsfunctionaris E’, gesolliciteerd naar de functie van ‘Groepsfunctionaris F’. Op deze werving was het zogenoemde ‘Draaiboek Interne Werving 2009’ van toepassing. Na een gesprek met de sollicitatiecommissie is betrokkene echter afgewezen. Het tegen dat besluit gerichte bezwaarschrift is ongegrond verklaard. Bij de Rechtbank was het daarop volgende beroepschrift hetzelfde lot beschoren.
Uit de uitspraak van de CRvB blijkt dat de sollicitatiecommissie de volgende werkwijze had. Elk lid van de commissie vulde een beoordelingsformulier in. Er werd beoordeeld aan de hand van zes beoordelingsaspecten. Steeds na het gesprek met een sollicitant werd de tijd genomen ieder lid van de commissie individueel zijn formulier te laten invullen. Daarna werd in mondeling overleg het gezamenlijk advies opgesteld, dat eveneens zes beoordelingsaspecten kende. De beoordelingsformulieren werden daarbij gebruikt. Op grond van het draaiboek moest de commissie niet alleen (eind)scores vermelden op het Gezamenlijk Oordeel, maar moest zij per beoordelingsaspect ook een (gezamenlijke) motivering geven.
De CRvB bevestigt in zijn uitspraak in de eerste plaats nog maar eens dat de beslissing van het bestuursorgaan in een sollicitatieprocedure het resultaat is van een beoordeling van de capaciteiten van de ambtenaar tegen de achtergrond van de functie-eisen. Daarbij heeft het bestuursorgaan beoordelingsvrijheid, met als gevolg dat de rechterlijke toetsing van die beoordeling terughoudend is. De toetsing door de rechter is beperkt tot de vraag of gezegd moet worden dat het bestuursorgaan niet in redelijkheid tot zijn oordeel heeft kunnen komen. Dit onderdeel van de uitspraak is een bevestiging van bestaande jurisprudentie.
De Raad heeft daaraan toegevoegd dat bij de toetsing van een kandidaat op zijn vaardigheden zoals in dit geval aan de orde was, namelijk door tussenkomst van een sollicitatiecommissie, het bestuursorgaan in beginsel kan volstaan met de toets of het oordeel van de commissie op zorgvuldige wijze tot stand is gekomen. Die visie had de Raad al eerder uitgesproken, namelijk onder meer in zijn uitspraak van 8 maart 2001, LJN AB1089. Dit volgt uit de in artikel 3:9 van de Algemene wet bestuursrecht neergelegde ‘vergewisplicht’. Dit houdt kort gezegd in dat als een bestuursorgaan in een besluit verwijst naar een door een ander gegeven advies, hij dient na te gaan of dit advies zorgvuldig tot stand is gekomen. Dit betekent dat de gevolgde sollicitatieprocedure daadwerkelijk zorgvuldig moet zijn geweest om met een beoordeling van de zorgvuligheid te kunnen volstaan.
In het geval van de in dit stuk te bespreken uitspraak had het bevoegd gezag zich inderdaad beperkt tot het oordeel dat de sollicitatieprocedure zorgvuldig en niet in strijd met de regelgeving was. De Raad kwam echter tot een ander oordeel.
Het Gezamenlijk Oordeel van de commissie liet ook de scores bij de zes beoordelingsaspecten van ieder lid van de commissie zien, alsmede de eindscore per beoordelingsaspect. De ruimtes die op het formulier per beoordelingsaspect waren ingeruimd voor opmerkingen, waren in het geval van betrokkene niet ingevuld. Er waren wel handmatige persoonlijke aantekeningen van de voorzitter, zo blijkt uit de uitspraak, maar die waren niet kenbaar gemaakt. Nu dus geen sprake was van een motivering per beoordelingsaspect, was dit voorschrift uit het Draaiboek niet nageleefd.
Die kritiek had betrokkene ook al in de bezwaarfase naar voren gebracht. Het bestuursorgaan had vervolgens alsnog een schriftelijke onderbouwing gegeven van de eindscores en het samenvattend oordeel. Dit heeft weliswaar genade gevonden in de ogen van de Rechtbank, doch niet in die van de Raad. Laatstgenoemde heeft in de uitspraak kortweg geconstateerd dat deze naderhand opgestelde motivering direct al niet voldeed aan de in het draaiboek gestelde eisen, omdat de motivering slechts was opgesteld door twee van de zes leden van de commissie. Dit betekent dat niet alleen de eerste versie van het gezamenlijk oordeel niet in overeenstemming was met de daarvoor geldende regels, maar dat dat ook gold voor de reparatiepoging. De Raad stelde vast dat ook in bezwaar geen sprake was van een zorgvuldig vastgesteld advies. Dit had het bevoegd gezag toch kunnen zien aankomen.
Kan het nog erger, vraagt u zich wellicht af? Jazeker, dat kan. De Raad was namelijk nog niet klaar. Ook inhoudelijk deugde het aanvullend samenvattend oordeel namelijk niet. Het aanvullend samenvattende oordeel week namelijk substantieel in negatieve zin af van het eerdere samenvattende oordeel. Daarnaast bevatte de aanvullende motivering enkele ‘ongerijmdheden’. Zo was een negatieve kanttekening over de overtuigingskracht van betrokkene opgenomen bij de onderbouwing van de positieve score bij het beoordelingsaspect ‘oordeelsvorming’.
De Raad heeft het bevoegd gezag een spreekwoordelijke tik op de vingers gegeven door aan te geven dat het op de weg van het bevoegd gezag had gelegen nadere informatie in te winnen over het resultaat van het selectiegesprek en/of zich op andere wijze te laten voorlichten over de bekwaamheid en geschiktheid van betrokkene voor de door hem geambieerde functie. Bij wijze van uitsmijter merkt de Raad daarbij nog op dat het feit dat betrokkene enkele jaren eerder bij een vergelijkbaar selectiegesprek was aangemerkt als een geschikte en gedreven kandidaat voor de groepsfunctie F, evenzeer reden was geweest hoge eisen te stellen aan de navolging van de regels en de begrijpelijkheid van de motivering.
De Raad heeft de tekortkomingen van het bevoegd gezag niet zonder consequenties gelaten. Zowel de uitspraak van de Rechtbank, als de beslissing op bezwaarschrift zijn vernietigd. De Raad heeft het bevoegd gezag vervolgens opgedragen binnen drie maanden opnieuw, maar dan met in achtneming van de daarvoor geldende regels en voorschriften, met betrokkene een nieuw selectiegesprek te voeren. Daarbij mocht het bevoegd gezag geen acht slaan op het selectiegesprek dat drie jaar eerder was gevoerd en het begin vormde van deze langdurige procedure. Door dit direct te doen, had het bevoegd gezag zich een zeer lange en kostbare procedure kunnen besparen.
Wat kunnen wij van deze kwestie leren? Welnu, interne sollicitaties liggen altijd gevoelig. De interne voorschriften ter zake de sollicitatieprocedure moeten zorgvuldig worden gevolgd. De regels komen er vrijwel altijd op neer dat de procedure transparant is, dat een objectief en controleerbaar oordeel wordt gevormd, dat subjectieve invloeden zoveel mogelijk worden vermeden en dat besluiten van een deugdelijke motivering zijn voorzien. Daarbij komt nog dat de stukken die betrekking hebben op de procedure (verslagen, scorelijsten en dergelijke) enige tijd bewaard moeten worden om controle achteraf mogelijk te maken. Het niet voldoende volgen van de eigen voorschriften, kan leiden tot een ontwrichtende situatie, waar niet alleen de sollicitant, maar met name ook de organisatie het nodige nadeel van kan ondervinden.
De werkgever die een sollicitatieprocedure volgens de normale fatsoensregels en de eventuele eigen voorschriften voert, hoeft niet veel problemen te verwachten, mede gelet op de grote vrijheid die hij heeft een medewerker al dan niet aan te nemen. Mocht het zo zijn dat zaken niet helemaal goed verlopen, verdient het aanbeveling om de integrale herbeoordeling die voortvloeit uit de bezwaarschriftprocedure goed te gebruiken om zaken alsnog te herstellen.
Plaats als eerste een reactie
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.