Processen optimaliseren met Robotic Process Automation

De digitale transformatie is in volle gang. Daarbij gaat het om meer dan alleen digitaal werken. Het maakt werk namelijk ook makkelijker en efficiënter. Neem Robotic Process Automation. Hiermee neemt een virtuele werknemer repeterende, gestandaardiseerde werkzaamheden over van medewerkers. Zodat zij zich kunnen richten op taken die écht waarde toevoegen.

De publieke sector raakt steeds meer doordrongen van de mogelijkheden van de toenemende digitalisering. Digitaal werken heeft de laatste jaren een grote vlucht genomen - met een extra versnelling als gevolg van de coronacrisis. Ook op het gebied van technologie worden stappen gezet. Overheidsorganisaties zetten bijvoorbeeld chatbots in, maken gebruik van artificial intelligence (AI) of kiezen voor het automatiseren van hun processen met Robotic Process Automation (RPA). Zo houden medewerkers tijd over om zich te richten op taken die echt waarde toevoegen, zoals dienstverlening aan burgers. In dit artikel gaan we in op RPA en hoe u het in kunt zetten.

Betere dienstverlening

Als overheidsorganisatie wilt u uw taken goed uitvoeren én uw dienstverlening aan burgers op peil houden. Burgers hebben immers hoge verwachtingen van de dienstverlening van overheidsorganisaties; als ze een verzoek indienen, willen ze het liefst zo snel mogelijk geholpen worden. RPA is dan een mogelijke oplossing. Bij RPA neemt een virtuele werknemer – een robot – repeterende, gestandaardiseerde werkzaamheden over van medewerkers. Het gaat dan bijvoorbeeld om administratieve werkzaamheden, zoals het overtypen of invoeren van gegevens of het kopiëren van gegevens van het ene naar het andere bestand of systeem. Ook kunt u RPA inzetten voor bijvoorbeeld de controle van facturen, om na te gaan of prestatieverklaringen zijn geleverd.

Meerwaarde leveren

RPA neemt kortom ‘aan de achterkant’ veel werk weg, waardoor medewerkers tijd overhouden om ‘aan de voorkant’ meerwaarde te leveren. U kunt RPA overigens niet alleen inzetten voor het overnemen van bestaande taken, maar ook om taken op te pakken die nu niet worden gedaan of slechts deels. Wellicht controleert u facturen op dit moment op basis van een steekproef. Met RPA kunt u álle facturen laten controleren zonder extra inzet van uren. Waardoor u en uw medewerkers tijd overhouden voor (het verbeteren van de kwaliteit van de) dienstverlening aan burgers.

Geen doel op zich

Hoewel RPA veel voordelen heeft, is het geen doel op zich. Het is dan ook van belang dat de processen - voordat u met RPA aan de slag gaat - goed zijn ingericht. Dit betekent dat procesoptimalisatie de eerste stap is en dat daaruit voortvloeit dat RPA mogelijk en wenselijk kan zijn. Het proces moet dan voldoen aan de volgende criteria:

?    repeterende werkzaamheden;
?    gestandaardiseerde werkzaamheden;
?    op regels gebaseerd;
?    gestructureerde data;
?    voldoende volume.

Voor een succesvolle implementatie van RPA is het daarnaast verstandig om medewerkers hierin mee te nemen. Vertel hen wat RPA is, hoe het werkt en laat hen vooral meedenken. Medewerkers weten zelf het beste hoe hun werk eruit ziet en welke onderdelen van hun werk eventueel in aanmerking komen voor RPA. Zo komt u tot de beste oplossingen én het beste eindresultaat.

Aan de slag met RPA?

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden van procesoptimalisatie en RPA? Download dan onze infographic. BMC denkt uiteraard ook graag met u mee. Wij begeleiden organisaties bij de optimalisatie van hun processen en nemen daarin ook de mogelijkheden van RPA mee. Wilt u daadwerkelijk stappen zetten met RPA, dan brengen wij hiervoor de specialistische kennis mee van onze partner RoboRana.

 

Neem voor meer informatie of een vrijblijvende afspraak contact op met Eslem Cankaya, commercieel manager Bestuur & Bedrijfsvoering via eslem.cankaya@bmc.nl of 06 10 10 34 50.

 

Download de infographic over RPA