A3-plannen werken goed in complexe organisaties

Na verschillende managementfuncties in het bedrijfsleven, onder meer bij ITT en Volvo, ging Hans van Houcke in de advieswereld aan de slag. Eerst bij INK (Instituut Nederlandse Kwaliteit) en vervolgens als zelfstandig strategisch adviseur onder andere in opdracht van TNO Management Consultants. Momenteel werkt hij als begeleider van organisaties die hun planning & control op orde willen krijgen. De A3-methodiek speelt daarbij een belangrijke rol.

“De door Henk Doelman (TNO Management Consultants) ontwikkelde A3-methodiek is dé methode voor complexe organisaties om hun planning en control op orde te krijgen. In feite zorg je er met A3-plannen voor dat het management of de directie verandert van een jongleur die een heleboel bordjes op stokjes draaiend houdt, in een menner van strak vierspan paarden”, vat Hans de werking van de A3-methodiek samen.

3 pijlers

“De A3-methodiek kent 3 pijlers. Je begint met het maken van een A3-jaarplan. Daarin breng je het hele jaarplan terug tot een schema op 1 A3-papier. De tweede pijler is het managementgesprek. Dat is eigenlijk het functioneringsgesprek van de organisatie. Ten slotte hebben is er dan nog A3 digitaal. Dat is een digitaal hulpmiddel voor actuele managementinformatie. Die 3 pijlers van de A3-methode zijn weer terug te vinden in het INK Managementmodel. Voor de ontwikkeling van deze methodiek is vooral onderzocht hoe HPO’s (High Performence Organizations) werken.”
 
“Met het A3-plan heeft ieder management in één oogopslag een goed beeld van: waar gaan we voor? Hiertoe zijn we op aarde, dit is waar we naartoe willen, dit zijn de factoren waar we van wakker liggen, dit zijn de doelen die we willen halen en dit zijn de acties die we daarvoor uitvoeren. Een A3-plan maak je voor een jaar. Als het jaar om is, kijk je waar je staat en dan maak je weer een nieuw plan voor het volgende jaar”, aldus Hans.

A3 helpt om focus aan te brengen

“Je ziet nu ook bij de overheid steeds vaker de wens om met A3-plannen te gaan werken. Dat heeft alles te maken met de focus op de centen en efficiënt werken. Ook de organisaties in de publieke sector worden steeds scherper afgerekend op hun effectiviteit en doorlooptijd. Een A3 helpt dan om focus aan te brengen op leiderschap en planning.”
 
Er wordt niet altijd een vervolg gegeven aan het A3-plan. “Vaak wordt er eerst met veel enthousiasme een A3-plan gemaakt, maar vervolgens belandt het in de kast”, vertelt Hans. “Dat komt dan omdat er niets wordt gedaan met pijler 2. Het A3’tje hangt wel op het prikbord of zelfs in de kantine, maar tijdens de vergaderingen ligt het niet op tafel.”

Bedrijfskundige en organisatiekundige kennis

“Het is wel belangrijk dat er wat bedrijfskundige en organisatiekundige voorkennis is bij de organisatie. Als die ontbreekt, geef ik meestal vooraf een introductiemodule waarin we toch wat basiskennis behandelen. Dan spreken we in ieder geval dezelfde taal als we aan de slag gaan met het A3-plan.”
 
“Wat ik vaak terug zie komen bij P&C-trajecten is dat een organisatie te snel naar het eindresultaat wil. Een traject loopt altijd volgens het 5-venstermodel: 1 income (informatie); 2 input (werkaanbod); 3 throughput (de organisatie); 4 output (resultaten); 5 outcome (effect). Men wil dan al snel naar venster 5, maar dat is het effect van venster 4. En dat effect kun je niet meten. De resultaten van 4 kun je wél meten. Dus kun je je beter op het resultaat van je inspanningen focussen dan op het effect.”

Als je haast hebt, moet je even gaan zitten

“Uiteindelijk is het resultaat van deze trajecten altijd dat het de opdrachtgever veel inzicht oplevert en dat wordt als heel waardevol gezien. Het is ook ontzettend leuk om te doen. Ook voor het management. Er is een Chinees spreekwoord dat zegt: ‘Als je haast hebt, moet je even gaan zitten.’ En dat is precies wat je als organisatie even doet met zo’n traject. Het geeft even lucht. Daarnaast houd ik ervan om niet te star te werken. Ik voer liever een goed gesprek in een fijne sfeer. Dat is ook veel prettiger voor het management.”
 
“Als een organisatie of gemeente komt met de vraag naar een manier om de planning & control beter op orde te krijgen, ga ik er samen met de accountmanager naartoe. We bespreken dan een aantal zaken. Wat willen jullie? Wat is de aanwezige basiskennis? En ten slotte of we een traject kunnen afspreken, waarbij we dezelfde ideeën hebben over de aanpak en het resultaat.”
 
Wilt u uw organisatie leren werken met de A3-methodiek?
Neem dan contact op met programmamanager Herrick Jellema. Hij bespreekt graag met u de mogelijkheden. U kunt contact met hem opnemen via 06 - 55 85 24 12 of hjellema@bestuursacademie.nl.