Op naar het digitale gemeentehuis

Bij een geschil niet op het gemeentehuis, maar bij mensen thuis of in de kroeg in gesprek. Spreekuren waarin je een vergunning met de aanvrager bespreekt, zodat er nooit meer onvolledig ingevulde formulieren binnenkomen en daarmee tegelijkertijd werken aan beeldvorming over stugge ‘vinkende’ ambtenaren. Geen visies of strategische beleidsplannen maken, maar gewoon op pad gaan en oppakken wat je tegenkomt. Klinkt te mooi om waar te zijn? Niet voor de medewerkers van Noaberkracht. Nederlandse Zaken sprak met Rémon Workel, veranderadviseur bij Noaberkracht, over Expeditie Noaberkracht en zijn visie op de overheid in 2025.

Expeditie Noaberkracht

Expeditie Noaberkracht is in maart 2014 van start gegaan. Rémon vertelt: “De samenleving verandert snel en wij waren zoekende naar een manier waarop wij dat tempo zouden kunnen bijbenen. We kwamen al vrij snel tot de conclusie dat dat niet anders ging dan medewerkers in hun hart te doen geloven, te laten voelen dat zij aan zet waren om ons te helpen veranderen.” De gemeente probeerde dit te doen door een beroep te doen op de intrinsieke motivatie van de medewerkers. “We lieten de medewerkers een filmpje zien waarin we uitlegden wat wij voor ogen hadden en vervolgens konden ze zich geheel vrijwillig aanmelden. Ze moesten zich vooral aangesproken voelen door de beweging die we in gang wilden zetten. De deelnemers aan de Expeditie kregen daarnaast de beschikking over faciliteiten zoals een laptop, een mobiele telefoon, zodat ze tijd- en plaatsonafhankelijk hun werk konden doen, en ze kregen onbeperkt verlof. Resultaatafspraken waren de kern. Daar begon het mee. Verder waren er een opleidingsprogramma en intervisiebijeenkomsten, die achteraf goud waard bleken te zijn.”

Vrijheid en vertrouwen

Wat de expeditie volgens Rémon tot zo’n groot succes heeft gemaakt, is dat de medewerkers vrijheid en vertrouwen kregen. “Daardoor hebben zij ontzettend veel verantwoordelijkheid genomen en initiatieven ontplooid zonder dat wij ze daartoe hebben aangezet of gedwongen. Ze deden dit volledig op basis van hun eigen overtuiging en motivatie.” Hij noemt enkele voorbeelden van initiatieven van de medewerkers: “Ze gaan bijvoorbeeld via buurtmannen en -vrouwen met de dorpen in gesprek over hun toekomstdromen. Ook worden er in alle kernen spreekuren georganiseerd voor (evenementen)vergunningen. De ambtenaar neemt dan samen met de aanvrager de aanvraag door, waardoor de gemeente nu altijd complete aanvraagformulieren ontvangt. Bovendien kun je op zo’n manier ook werken aan je beeldvorming. Ook heel belangrijk!” Ook is er een medewerker die zich bezighoudt met mediation. “Op het moment dat de gemeente partij is in een geschil en er bijvoorbeeld iemand bezwaar wil maken, gaan wij als gemeente met die bezwaarmaker en degene die de vergunning nodig heeft het gesprek aan. Dit doen we altijd in een informele setting, dus bij iemand thuis, in de kroeg of in het buurthuis. Nooit op het gemeentehuis. Hierdoor blijven mensen in hun comfortzone, wat weer waardering naar ons toe oplevert. Bovendien zijn medewerkers beter benaderbaar.” Uit een evaluatie blijkt volgens Rémon dat de burgers en ondernemers van Noaberkracht de nieuwe aanpak als een aanmerkelijke verbetering zien.

Fysieke gemeentehuizen verdwijnen

Op de vraag hoe de overheid er volgens hem in 2025 uit zal zien, reageert Rémon voorzichtig. “Ik heb recent van historicus Maarten van Rossum geleerd dat 90% van wat toekomstvoorspellers voorspellen, wetenschappelijk bewezen nooit uit zal komen. Wel zijn er bepaalde ontwikkelingen die veel invloed zullen hebben op ons werk de komende 10 jaar. Als gevolg van de digitale ontwikkelingen heeft de gemeente Molenwaard bijvoorbeeld geen gemeentehuis meer en ik ben ervan overtuigd dat er uiteindelijk helemaal geen fysieke gemeentehuizen meer nodig zijn. Niet als doel op zich, maar als uitkomst van al die ontwikkelingen. Het digitale gemeentehuis is de toekomst.” Rémon geeft aan dat Noaberkracht door de onzekerheid over de toekomst zo min mogelijk strategische visies of plannen maakt. “Die zijn op het moment van schrijven eigenlijk alweer achterhaald.”

Tips

Welke tips heeft Rémon voor gemeenten die zich geïnspireerd voelen door Noaberkracht? “Geloof in je medewerkers, doe recht aan iedereen. En als je ook de expeditiemethode wilt toepassen, vergt dat verregaande commitment van alle leidinggevenden in de organisatie.” Verder wijst Rémon op het belang van het betrokken van alle medewerkers in het veranderingsproces. “Dat is geen open deur, want veel organisaties doen dat niet. Zij sturen een verandering top-down aan en de enige manier om te veranderen is bottom-up. Omgedraaid veranderen. Dit vergt van de directie of andere leidinggevenden een enorme dosis kwetsbaarheid en voorbeeldgedrag.” Een leermoment voor de deelnemers was dat ze soms ook even terug moesten schakelen. “Als kopgroep wil je het peloton niet uit het oog verliezen. Maar je wilt wel net zó ver vooruit blijven dat je het peloton uitdaagt om bij te blijven. Ten slotte moeten we het uiteindelijk samen doen!”