Gemeenten en provincies staan voor uitdagende opgave: meer werk met minder middelen

Slim digitaliseren en automatiseren van processen is een absolute noodzaak, óók met het oog op de steeds strengere wet- en regelgeving op bijvoorbeeld het gebied van privacy en veiligheid. AFAS helpt overheidsorganisaties daarbij en zet een grote stap voorwaarts door vanaf komende zomer ook ERP-software voor deze sector beschikbaar te stellen. Bart Grootveld (productmanager Overheid) en Mohamed El Abdouni (productmanager Financieel) blikken vooruit. 

Hoe mooi is dit nieuws voor overheidsland?

Mohamed: ‘Dit is een grote stap vooruit. Al meer dan 14.000 organisaties werken met de ERP-software van AFAS. Wij kennen veel succesverhalen in andere branches, zoals de zorg, bouw en accountancybranche. Maar ook ZBO’s, Veiligheidsregio’s en Participatiebedrijven. Daarnaast werken veel gemeenten en provincies al met onze HRM & Payroll-software. Deze uitbreiding voelt als een natuurlijk en logisch vervolg.’ 

Laten we daar dieper op ingaan. Waarom komt de ERP-software nu ook beschikbaar voor gemeenten en provincies?

Bart: ‘ERP is onze grote kracht. Met ons volledig geïntegreerde oplossing maken onze klanten gebruik van alle mogelijkheden die wij bieden: dus niet alleen HRM & Payroll, maar ook financieel, order to cash, contractmanagement en projecten. En daar houdt het niet bij op. Ook inkoop, fiscaal, abonnementen, documentbeheer, cursusmanagement en workflows zijn een integraal onderdeel van ons ERP-pakket. Eén compleet systeem, voor alles wat met administratie te maken heeft. Vanuit gemeenten en provincies is daar veel vraag naar. Tot voor kort was onze ERP-software nog niet ver genoeg om specifieke wensen van deze overheidsorganisaties in te vullen. Er misten nog een paar essentiële “puzzelstukjes”. Met enkele recente projecten hebben we die missende onderdelen gerealiseerd. Vanaf komende zomer is het dus ook voor gemeenten en provincies mogelijk om ons gehele ERP-pakket in te zetten.’

Over die ‘puzzelstukjes’ gesproken: welke specifieke functies heeft AFAS ontwikkeld voor de unieke behoeften van de publieke sector?

Mohamed: ‘Om te beginnen is het btw-compensatiefonds nu onderdeel van onze ERP-software. Gemeenten mogen betaalde btw (op inkoopfacturen) afhankelijk van het doel, gedeeltelijk terugvorderen bij het btw-compensatiefonds. Dit proces gaan wij automatiseren. Welke mengpercentage geld en wat de verdeling is wil je vastleggen bij de bron. Het systeem weet en boekt dan automatisch de juiste verdeling van btw terugvorderen, btw in de kosten en btw-compensatiefonds. Dit is een voorbeeld van een proces dat overheid specifiek is. Tegelijkertijd kent onze software al een vergelijkbare oplossing voor zorg en onderwijs rond de pro rata-aftrek van de btw. Het mooie is dat we ons ERP-pakket nu generiek uitbreiden. Ook onze klanten in zorg en onderwijs gaan erop vooruit met deze nieuwe functionaliteit.’

Door naar de tweede nieuwe toevoeging. Hoe introduceer je die?

Mohamed: ’Wij hebben een uitgebreide module voor vaste activa. Hiermee kunnen we zaken zoals gebouwen, bedrijfsauto's en laptops vastleggen en automatisch journaliseren. Recentelijk hebben we nieuwe afschrijvingsmethoden, zoals annuïtaire afschrijving, en een nieuw rente-onderdeel toegevoegd, specifiek ontwikkeld voor overheidsklanten. Dit is niet zomaar uit de lucht komen vallen; overheidsklanten hebben unieke behoeften. Gemeenten moeten zich houden aan de richtlijnen van het BBV (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten), wat wettelijke vereisten zijn waar zij aan moeten voldoen. Binnenkort kunnen gebruikers in de AFAS-software de omslagpercentage voor de rente vastleggen, waardoor afschrijvingen en kapitaallasten automatisch worden gegenereerd.’

Komen we bij de laatste nieuwe functionaliteit. Wat is dat voor een oplossing?

Mohamed: ‘De Iv3-rapportage: een financiële analyse waarmee overheidsorganisaties bij de rijksoverheid verantwoorden hoe ze er financieel voorstaan. Deze gegevens zijn onder andere van belang bij de verdeling van het gemeentefonds. Als je dit platslaat is dit niet meer dan een dwarsdoorsnede van je financiële administratie. Toch zien wij dat veel gemeentes hier heel veel tijd aan kwijt zijn en dit extracomptabel doen. Administratieve rompslomp noemen we dat. Dat willen wij automatiseren! We gaan de volledige IV3-tabel straks meeleveren. Als beheerder kun je definiëren hoe de koppeling eruit ziet met je grootboekrekeningen en kostenplaatsen. Daarna kun je met één druk op de knop een volledige IV3-analyse uit het systeem halen. Hiermee is het proces een stuk simpeler, maar bovendien minder foutgevoelig. Ons streven is altijd om zaken aan te passen bij de bron. Als er iets niet goed is geboekt pas je dat niet aan in je Excel, maar in de administratie. Met een druk op de knop heb je dan een nieuwe IV3-analyse met de wijziging verwerkt. 

Wat betekent de komst van deze ontbrekende puzzelstukjes voor gemeenten en provincies?

Bart: ‘We noemen het wel puzzelstukjes, maar daarmee doen we er eigenlijk geen recht aan. Het zijn stuk voor stuk krachtige functionaliteiten, waarmee we een brug slaan naar het gebruik van onze volledige ERP-oplossing. We boren met deze stappen feitelijk een nieuwe markt aan die kan gaan genieten van zeer uitgebreide innovatieve software waar we al jaren aan werken.’

Mohamed: ‘Bart slaat de spijker op zijn kop. Wij willen gemeenten laten gebruikmaken van al onze mogelijkheden binnen ERP. Dat pakket is superrijk aan functionaliteit. Met deze nieuwe toevoegingen is de drempel voor gemeenten en provincies verdwenen, waardoor zij er ook de vele voordelen van gaan ervaren.’ 

Wat zijn die voordelen? Wat levert het gemeenten en provincies op als zij met de ERP-software van AFAS gaan werken? 

Bart: ‘Vereenvoudiging van het complexe applicatielandschap, laagdrempeliger voldoen aan wet- en regelgeving en natuurlijk het digitaliseren en automatiseren van allerlei processen. Automatiseren van je activiteiten is iets waar elke organisatie altijd mee bezig zou moeten zijn. Dit levert namelijk tijd en kwaliteit op. Daarnaast is het vastleggen van je data in één centrale bron belangrijk. Dit is een grote uitdaging want gemeenten hebben veel verantwoordelijkheden en werken met veel verschillende losse applicaties. Dit leidt tot heel veel data (data-obesitas) en veel datastromen met alle risico’s van dien. Je wilt toewerken naar een situatie waarin je een kwalitatief stukje informatie maar één keer vastlegt. De overheid kent met betrekking tot dit punt al een sterke visie genaamd Common Ground. Wij willen hen helpen deze visie tot een realiteit te brengen. Tot slot is connectiviteit essentieel in deze branche. We hebben ons systeem open staan met connectoren (API’s), waardoor je de software heel makkelijk aan andere oplossingen koppelt. Het maakt ons systeem tot de spin in het web van al die andere applicaties eromheen.’

Gemeenten en provincies staan voor uitdagingen bij het beheren van hun administratie. Wat zijn de belangrijkste en hoe helpt ERP-software deze aan te pakken? 

Bart: ‘Op de juiste manier voldoen aan sterk veranderende wet- en regelgeving is misschien wel de grootste uitdaging. Nederlandse gemeenten bewegen zich in een innovatielandschap waarin privacy-officers een flinke vinger in de pap hebben, omdat alles natuurlijk veilig moet gebeuren. De nieuwe wetgeving uit Europa bevat de 17 wetten en richtlijnen. Hiervan gaan er maar liefst 6 over cybersecurity. Gemeenten moeten met dit soort belangrijke onderwerpen de komende jaren flink aan de slag. Door samen te werken met organisaties uit de publieke sector hebben gemeenten gelukkig veel kansen om te innoveren op deze thema’s. Als je de samenwerking aangaat met bedrijven als AFAS adopteer je onze visie op hoe je organisatieprocessen moet automatiseren en data moet vastleggen. En dan ben je al heel ver. Want van HR tot Finance en van Abonnementen tot Projecten: wij weten hoe je deze processen optimaliseert. Je werkt standaard in een cloud-oplossing met de allerbeste cybersecurity-maatregelen, en je bent compliant. Allemaal direct uit de box. Dat is de solide basis om verdere stappen te kunnen zetten.’

Waarom is dat belangrijk? En hoe draagt de ERP-software van AFAS dan bij aan het bevorderen van digitale transformatie binnen gemeenten en provincies?

Bart: ‘Gemeenten zijn gelukkig al langere tijd flink bezig met digitalisering. En er is ook steeds meer aandacht voor effectieve procesautomatisering. Dat is geen trend, deze ontwikkeling blijft en zal alleen maar belangrijker worden. Gemeenten staan voor een grote opgave en het ‘ravijnjaar’ in 2026 komt ook snel dichtbij. Dit zal een grote druk uitoefenen op de begroting. Er moet meer werk worden verzet met minder middelen. Daar komt bovenop dat het - zeker voor kleinere gemeenten - moeilijk is om de juiste mensen te vinden en te behouden. Die ingrediënten zorgen er voor dat de werkdruk verder oploopt. Digitaliseren is de basis, maar daarnaast moet je ook slim automatiseren en processen stroomlijnen, zodat minder mensen meer werk kunnen verrichten én de foutmarge omlaag gaat. Dit biedt ook uitkomst voor de steeds scherper wordende wet- en regelgeving. Privacy is ongelooflijk belangrijk voor overheidsbedrijven. Een misstap kun je je niet permitteren. Met onze software helpen we je dit voorkomen. Geautomatiseerde controles zorgen ervoor dat je alleen de juiste informatie vastlegt en dat deze informatie van hoge kwaliteit is.

Dit klinkt als een veelbelovende ontwikkeling. 

Mohamed: ‘We gaan een frisse wind brengen in overheidsland. Veel gemeenten en provincies werken al jarenlang met hun huidige systemen. Het maakt dat je minder geneigd bent scherp na te denken over bestaande processen. Met onze ERP-oplossing en de nieuw ontwikkelde functionaliteiten bieden we een oplossing voor achterhaalde manieren van vastleggen. Wij activeren en inspireren door te laten zien hoe je zou moeten automatiseren om efficiënter te werken. Vanuit de gedachte van een standaardoplossing én vanuit de gedachte van best practice. Als er een mooi idee komt vanuit een gemeente, profiteren alle gemeenten die werken met ons software daarvan. We zorgen ervoor dat je op een hoog niveau van start gaat en hameren ook tijdens onze gezamenlijke reis op doorontwikkeling van je processen. Wat is de stip op de horizon, waar kunnen we komen?’

Bart: ‘Efficiënter werken en beter digitaliseren is één. Maar ook onze maatschappelijke visie ligt fantastisch in lijn met wat overheidsbedrijven belangrijk vinden. Duurzaamheid en inclusie staan centraal. Wij willen sociaal, milieubewust en toegankelijk zijn. Daar vinden we elkaar.’ 

Mohamed: ‘Ook vanuit het product zijn we bezig met CSR. Je kunt zaken als stroom en afvalverbruik vastleggen en dit presenteren in een intuïtief dashboard. Verduurzamen begint bij het creëren van inzicht in de huidige stand van zaken. Ik vind ook e-facturatie een mooi voorbeeld waarbij overheid vaak verder is dan andere organisaties. Wij kunnen al meer dan 10 jaar een digitale e-factuur versturen en ontvangen in onze software. Bij uitstek de meest efficiënte manier van factureren. Toch zie je dat de meeste organisaties elkaar een PDF of papieren factuur blijven sturen. De overheid is dat steeds meer aan het verplichten, dat vind ik een mooie stap! We zijn als softwareleverancier altijd goed in contact geweest met organisaties als Peppol om mensen over te krijgen op elektronisch factureren.’ 

Komende zomer gaat de ERP-software voor gemeenten en provincies live. Wat zou je hen nog willen meegeven? 

Bart: ‘Kijk eens kritisch naar je huidige applicatielandschap. Waar wordt welke data vastgelegd en hoe lopen de verschillende informatiestromen tussen al deze applicaties? Stel jezelf de vraag: is dit beter te regelen? Dan kom je vanzelf uit op een sterk basissysteem. En dat gaat onze ERP-oplossing zijn.’

Mohamed: ‘In het verlengde daarvan zou ik zeggen kijk ook kritisch naar hoe processen nu georganiseerd zijn binnen de organisatie. Stel als doel om ‘’heilige huisjes’’ omver te werpen en slimmer te werken. Laat je daarin inspireren door ons als partner.’