Gemeentehuis 2030

Keren we binnenkort, als de coronamaatregelen het toelaten, allemaal weer terug naar kantoor? En hoe gaan we daar werken met elkaar? Voor de korte termijn is vrijwel iedere organisatie voldoende afstand aan het organiseren. Zelden wordt nagedacht over de vraag of de kantoorhuisvesting op lange termijn voldoet aan de veranderende behoefte van gebruikers. En dat is precies waar kansen liggen!

De coronacrisis heeft organisaties aan het denken gezet over hoe ze hun kantoorhuisvesting moeten organiseren. Bij bbn merken we dat veel gemeenten worstelen met de vraag hoe ze hun huisvesting het beste kunnen inrichten. Op korte termijn volstaan maatregelen als: vaste looprichtingen, het afschermen van werkplekken, het invoeren van een reserveringssysteem voor werkplekken, het uitzetten van de warmteterugwinning in de luchtbehandelingskast en waar mogelijk op natuurlijke wijze ventileren. Daarnaast blijven we voorlopig zoveel mogelijk vanuit huis werken. En als we op kantoor werken, gebruikt iedereen zijn eigen toetsenbord en muis. Op lange termijn is de verwachting dat meer mensen structureel een aanzienlijk deel van hun tijd thuiswerken en alleen naar kantoor gaan met een speciale reden. Activiteitgericht werken, dat is de sleutel voor  toekomstbestendige kantoorhuisvesting, voor gemeentehuizen in 2030 en verder.

Als we wat verder vooruitkijken zien we drie ontwikkelingen die kansen bieden.

Kleinere kantoorhuisvesting

Door de toename van thuiswerken daalt de behoefte aan kantoorruimte. Het kantoor quotiënt, het aantal vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak (vvo) per kantoorbaan van meer dan 12 uur per week, daalt al tientallen jaren. Op zich niets nieuws dus. Die daling hangt samen met de invoering van flexibele werkplekconcepten. De mate waarin er sprake is van het delen van de werkomgeving bepaalt de flexfactor (aantal werkplekken/medewerkers). Goed nadenken over de haalbaarheid van een scherpere flexfactor voorkomt dat werkplekken leeg zullen blijven. Veel organisaties kunnen de flexfactor aanscherpen door de trend van meer thuiswerken. Dit maakt het mogelijk de ruimte in het gebouw te benutten voor andere functies. Iets toevoegen aan de werkomgeving dus, denk aan een werkcafé of gezamenlijke publieksruimten met maatschappelijke partners als de bibliotheek, die dan weer de horeca laat verzorgen.

Huisvesting die beter aansluit op de behoeften van medewerkers

Activiteitgericht werken komt erop neer dat medewerkers op kantoor een werkplek kiezen die het beste past bij hun werkzaamheden: een concentratieplek, een informele overlegplek of een aanlandplek bijvoorbeeld. Nog lang niet alle gemeentehuizen voldoen aan deze veranderende behoefte van gebruikers. Menig gebouw staat zelfs vaak grotendeels leeg, terwijl de organisatie gewoon doorwerkt. Organisaties doen er goed aan deze periode te gebruiken om dieper na te denken over hoe de eigen kantoorhuisvesting er over tien jaar uit moet zien. En daarbij rekening te houden met de uiteenlopende behoeften van medewerkers. Waar hebben zij behoefte aan? In welke mate moet geconcentreerd werken op kantoor gebeuren. Of doen we dat vooral thuis? Organisaties moeten de typen werkplekken en faciliteiten die nodig zijn onder de loep nemen. Door de huisvesting naadloos te laten aansluiten op de te verrichten werkzaamheden en overige activiteiten, ontstaat er efficiency en effectievere samenwerking,

Energieneutrale en circulair huisvesting

In 2050 moet Europa energieneutraal zijn. Deze ambitie heeft invloed op elke organisatie, ook op overheidsorganisaties. Dat betekent voor alle kantoren in ons land minimaal label C in 2023 en minimaal label A in 2030 (conform de nog vast te stellen rekenregels). Dit betekent dat veel oudere kantoren verduurzaamd moeten worden. Label C is op lange termijn geen optie. Ook het streven naar circulariteit, nu vooral nog ambitie, zal op termijn worden omgezet in regelgeving. Zeker voor overheidsgebouwen. Wel of niet verduurzamen is niet de vraag, maar wanneer? Gebruik deze periode voor heroverweging. Dan kan een totaalconcept voor de toekomstige huisvesting worden ontwikkeld. Wij pleiten ervoor om het nadenken over werkplekmix, flexfactor en duurzaamheidsambities in samenhang te doen. Door tegelijk te werken aan deze drie onderdelen, ontstaat een win-win-win situatie. Wij kunnen u helpen bij deze multidisciplinaire aanpak.

Meer weten over het aanpassen van de kantoorhuisvesting aan het toekomstige werken? Neem contact op Michaela Brethauer via 06 - 12 69 40 13 of m.brethauer@bbn.nl