Online met gevoel!

Wat verandert ons leven snel. Velen zitten thuis en ik ook! En we zoeken naar een nieuwe balans in huis in combinatie met online werken en dat vaak met het hele gezin. De ene na de andere vergadering veranderde in een ‘conference call’ en nu praat je de hele dag tegen je laptop.

Online werken (met gevoel) is ongelooflijk leuk!

Herken je dit? Dan denk je vast; Hoe houd ik dit efficiënt, effectief en vooral ook leuk?

Laat ik beginnen met de aanleiding: het voorkomen van verdere verspreiding van COVID-19. Ik sta er helemaal achter om daarom vanuit huis te werken. Maar makkelijk vind ik dat niet. Voor mij is er een nieuwe balans nodig tussen werk en plezier. Lekker kletsen en lachen bij het koffiezetapparaat is er even niet meer bij. En ook het ‘voelen’ van emoties in gesprekken gaat eigenlijk niet op afstand. Met andere woorden: ik moet om.

Foto: icebreaker met team achter Teams ‘Digitaal Faciliteren’

Hoe werk ik online binnen en buiten Arcadis en in projecten? Hoe acteer ik als procesmanager én als facilitator van interactieve sessies? Het was een zoektocht om dit in te vullen. En wat heb ik veel geleerd! Maar ik ben er nog niet en heb nog veel te leren.

Tips

Richt een plek op Microsoft Teams in. Bij ons heet dat 'digitaal faciliteren'. Deel daarop ervaringen, mogelijkheden en tips & trics. Iedereen kan hiermee zijn voordeel doen: voor je eigen werk, voor je teamoverleg en voor projecten. Er zijn dan meer initiatieven die dan samenkomen. Een andere tip is om webinars te houden, bijvoorbeeld over de manier van werken met online tools zoals Teams, stormboard en bijvoorbeeld RiskID. Of denk ook aan de digitale participatieprocessen die we in projecten doen.

Ik merk dat het in projecten belangrijk is om af te pellen waar de opdrachtgever nu zelf ‘online’ staat. We dienen daarop te anticiperen en we kunnen elkaar helpen bij vervolgstappen. Zo ben ik met twee projecten bezig. Het ene project gaat om het opstellen van de ‘Routekaart Verduurzamen Vervoer’ bij de politie. Het andere project gaat over het verduurzamen van de organisatie van NWO. Voor beide projecten zijn nu digitale sessies.

Half maart bleek dat de politie zelf zoekt naar de juiste online vorm. Samen maakten we een format, waarbij we het zenden beperken tot maximaal tien minuten per keer, beter nog is vijf. Dit zenden wisselen we dan af met een interactieve inbreng via peilingen, een quiz of een korte film met muziek. Het allermooiste vind ik dat we de tijd nemen om bij elkaar te komen. We besteden er bij de start ongeveer tien minuten aan: werkt alles, de etiquette (kan kort), hoe iedereen in de sessie zit en een leuke ‘icebreaker’. Zo brengen we gevoel in de sessie. Aan het einde vragen we naar de ervaring van elke deelnemer en of er nog losse eindjes zijn. Kortom, we mixen inhoud én aandacht voor elkaar. Het project bij NWO heeft een andere uitdaging. Op de planning staat een ambitiesessie met twee verschillende instituten. Als we elkaar lijfelijk hadden ontmoet hadden we ter plekke een ‘schouw’ gedaan en samen met geeltjes een duurzaamheidsweb ingevuld. Nu gaan we interactief. Het plan is om uit elkaar te gaan in ‘outbreaksessies’ en daar gebruiken we één van de handige geeltjes tools voor. Ik hebben er zin in!

Kortom, er zijn veel mogelijkheden om online te werken. Voor mij gaat een wereld open. Ik heb nog veel te leren, maar met deze ervaringen zeg ik met heel mijn hart: Online werken (met gevoel) is ongelooflijk leuk!