Het nieuwe 'anderhalve meter' werken: spontaan naar het toilet wordt moeilijk

De anderhalve meter economie waar premier Rutte het recentelijk over had, is makkelijker gezegd dan gedaan. Naast de forse impact zijn ook onze gebouwen hier niet op gemaakt. Hoe regelen we bijvoorbeeld dat je op weg naar het toilet niet achter de deur iemand tegenkomt, dat je tijdens vergaderingen ook anderhalve meter afstand houdt, dat je geen lange rijen achter de koffiemachines krijgt? Het zijn belangrijke zaken in de fysieke opzet van een gebouw. Hoe je het statisch gezien organiseert en nog veel moelijker; het dynamische deel.

De grote vraag is waarvoor we het kantoor willen gebruiken

Om voldoende afstand en manoeuvreerruimte te creëren op kantoren moeten we fysiek werkplekken verwijderen. Hoe passeer je anders collega’s op gepaste afstand? Vergaderruimtes krijgen minder stoelen en het reserveringssysteem stellen we hierop in. In het ‘anderhalve meter’ kantoor gebruiken we straks smart building technieken zoals sensoren en indoor positioning om overbezetting te meten en te rapporteren. Met deze smart building technieken kunnen mensen ook op afstand werkplekken en vergaderruimten reserveren.

 

Dan het dynamische deel. Veel gangen en trappenhuizen hebben een beperkte breedte. Het begint al bij aankomst op kantoor. Hoe verwerken we het lopen van mensen op veilige afstand met de beperkte ruimte in liften, liftlobbies en trappenhuizen. Een vaste routing door het gebouw zorgt er in ieder geval voor dat we het elkaar passeren minimaliseren. Als er veel collega’s zijn die rond 08:30 uur binnenkomen, dan loopt het snel vast. Dit moeten we organisatorisch oplossen.

 

Dan het dynamische deel van het verblijf in de kantoren; het gebruik van voorzieningen bijvoorbeeld. Posities van koffiemachines, printers, lockers en andere zaken moeten we heroverwegen. Bij veel bedrijven staan faciliteiten in kleine ruimtes waar nu niet meer dan één persoon in kan. Je moet dus goed kijken naar posities ten opzichte van looproutes. Kunnen we deze voorzieningen dan efficiënt herpositioneren of de routing aanpassen?

Lunch

Hoe gaan we lunchen… Allemaal tegelijk in het bedrijfsrestaurant, dat lukt niet meer. Verminderen van het aantal stoelen en lunchen in ‘shifts’ zijn realistische scenario’s. Beschermingsmaatregelen zoals plexiglas zien we nu al overal. Een andere optie is om collega’s te vragen om een vaste lunchbijdrage per maand, waardoor de caissières overbodig zijn. Het invoeren van een ander cateringconcept biedt óók mogelijkheden en kansen.

 

De inrichting van een gebouw gaat niet dus alleen over fysieke maatregelen. Integraal met de fysieke inrichting lopen we aan tegen tal van andere aspecten. Welke dynamiek is er in een gebouw en hoe faciliteer en organiseer je dat?

 

Waar we hier bij Arcadis tot een paar weken geleden in het kader van gezond bewegen vonden dat iedereen zijn of haar eigen koffie moest halen, is het misschien nu wel andersom. Wellicht komt de koffiejuffrouw/heer weer terug, net als op de markt. Schoonmaak gedurende de dag tussen de collega’s door is moeilijk. Samen met behoefte aan meer desinfectie leidt dit alles tot een wijziging van de schoonmaakprotocollen.

Tegelijk

Door die anderhalve meter kunnen we ook niet allemaal tegelijk naar kantoor. Welke functie krijgt het kantoor dan? Als je geen afspraken hebt is het wellicht beter om thuis te blijven. We moeten dus organisatorische afspraken maken over de verdeling van kantoren én tussen afdelingen en collega’s. Dan mobiliteit. Hoe zorgen we ervoor dat de collega’s veilig naar kantoor komen? Zijn er voldoende parkeerplekken? Dit is een belangrijk punt voor binnenstedelijke locaties. Arcadis kantoren staan bij intercity treinstations. Als er bij de spoorwegen aan spreiding van reizigers wordt gedaan, moeten de nabijgelegen kantoren meebewegen.

ICT

Iedereen zoekt creatief naar mogelijkheden om op afstand te werken. Met een beperktere kantoorbezetting gaat dit nog wel even door. Welke faciliteiten in een gebouw en thuis hebben we straks nog steeds nodig om dit efficiënt en effectief door te zetten? En dat is natuurlijk ook de vraag wat dit doet met onze mentale gezondheid en met onze werk-privé balans. Hoe richten we de thuiswerkplek goed in en hoe houden we verbinding met elkaar en met het bedrijf?

 

Heel veel aspecten komen hierbij kijken. Heldere communicatie is in elk geval van groot belang. Niet alleen via de bekende kanalen, maar ook visualisaties op vloeren, wanden en meubilair die het gebruik en de anderhalve meter helder uiteenzetten. Waar mogen we zitten en hoe verlaten we deze ruimte veilig. Dit kan bijvoorbeeld al eenvoudig met vloertegels die de anderhalve meter duidelijk markeren in gangen. Of in vergaderruimtes waar we met afwijkende tapijttegels de positie van de stoel aangeven. Dit helpt om die lastige anderhalve meter in acht te nemen.

 

De grote vraag is waarvoor we het kantoor willen gebruiken. Nu we met een lagere bezetting ook thuis blijven werken moeten we kijken hoe het kantoor straks ons werk faciliteert: prettig, veilig en effectief (samen)werken, (in)formeel afstemmen, spontaan ontmoeten en (ver)binding houden. Dit is het uitgangspunt van de som van alle maatregelen. Een interdisciplinaire aanpak zoals we die binnen Arcadis gewend zijn!