ICT~Office heeft Het Expertise Centrum (HEC) gevraagd een onderzoek te doen naar twee grote ICT-uitbestedingen in het Verenigd Koninkrijk en Duitsland. De voorbeelden betreffen de uitbesteding van de modernisering en het beheer van de ICT-systemen binnen de Duitse Defensie en de Belastingdienst in het Verenigd Koninkrijk. De ervaringen bij de buren leveren voor Nederland leerzame punten op in het licht van de tendens uit de heroverwegingsvoorstellen om te komen tot een kleinere overheid die zich richt op haar kerntaken.
De noodzaak tot bezuinigen en de invulling die daaraan in de verkiezingsprogramma’s wordt gegeven bieden het perspectief van niet alleen een kleinere overheid maar ook van een overheid die op tal van beleidsterreinen (hypotheekrente, AOW, studiefinanciering, ziektekostenverzekering) grote veranderingen gaat doorvoeren. Deze veranderingen zullen, stapsgewijs, van grote invloed zijn op de ICT-voorzieningen van de overheid omdat de complexiteit aanzienlijk zou kunnen toenemen. Dat geldt zowel voor interne systemen als voor systemen waarvan burgers en ondernemers gebruik maken. Daarmee dringt zich het beeld op van een kleinere overheid die, in complexiteit toenemende, ICT-voorzieningen gefaseerd zal moeten gaan veranderen. Een groeiende ICT-opgave voor een kleinere overheid. Een goede afweging wat zelf te doen en wat aan anderen te laten past daarbij.
De voorbeelden van de Belastingdienst uit het Verenigd Koninkrijk en het ministerie van Defensie uit Duitsland leren ons dat ICT-uitbesteding de overheid de mogelijkheid biedt om, ondanks toenemende complexiteit, zowel de uitvoering als de kosten van haar ICT dienstverlening beter te beheersen. De dienstverlening aan burgers en bedrijven kan hierbij minimaal op hetzelfde niveau blijven en kan zelfs verbeteren. Ook de kosten behoeven niet hoger te zijn als bij zelf doen, terwijl op lange termijn besparingen mogelijk zijn.
ICT-uitbesteding kan alleen succesvol zijn als het opdrachtgeverschap bij de overheid goed wordt ingericht. Goed opdrachtgeverschap vraagt van overheid en ICT-dienstverleners dat gezamenlijk gewerkt wordt aan een gezonde relatie waarin sprake is van transparantie, vertrouwen en gelijkwaardigheid. Goed opdrachtgeverschap vraagt daarnaast om focus op de juiste motieven bij ICT-uitbesteding en het versterken van inzicht in marktontwikkelingen. Toezicht op de uitbesteding dient vooral door dit opdrachtgeverschap geborgd te zijn. Het toezicht kan uitstekend bij de reguliere organen (intern de accountantsdiensten met eventueel aanvullende gespecialiseerde audits; extern de Algemene Rekenkamer) belegd worden. Onder deze voorwaarden kan een goede afweging plaatsvinden tussen zelf doen of laten doen.
Inhoudsopgave
Samenvatting
1 Inleiding
1.1 Aanleiding
1.2 Opdrachtformulering
1.3 Referentiekader
1.4 Werkwijze
1.5 Indeling rapport
2 Beschrijving casussen
2.1 De Engelse Belastingdienst: programma ‘ASPIRE’
2.2 Het Duitse ministerie van Defensie: programma ‘Herkules’
3 Onderzoeksresultaten
3.1 De (politieke) context
3.2 Motieven
3.2.1 Financiële effecten
3.3 EU aanbestedingsregels
3.4 Het verloop van de aanbestedingsprocedure
3.5 De contractvorm
3.5.1 Transparantie en Toezicht
3.5.2 Looptijd contract
3.5.3 Flexibiliteit
3.6 HRM-vraagstukken
4 Conclusies en aanbevelingen
4.1 Een kleinere overheid met een grote ICT-opgave
4.2 Werken aan vertrouwen en gelijkwaardigheid
4.3 Focus op de juiste motieven
4.4 Versterk bij de overheid het inzicht in marktontwikkelingen
4.5 Borg toezicht op de uitbesteding in de aansturing van de leverancier
Bijlage A. De uitbesteding ‘ASPIRE’
Bijlage B. De uitbesteding ‘Herkules’
Bijlage C. Geïnterviewde personen
Bijlage D. Documentatie