Projectmanager ‘Dossiers op Orde’ pSG-cluster
Opleidingsniveau
WO
Contract
Tijdelijk / projectbasis
Niveau
Ervaren
Branche
Rijksoverheid
Functiecategorieën
Bestuur en Management
Organisatie
JS Consultancy
Bedrijfsomschrijving
Voor Min. Fin. afdeling pSG cluster zijn we op zoek naar een Projectmanager ‘Dossiers op Orde’ pSG-cluster ( 32 - 36 uur | Schaal 13 | z.s.m. | minimaal circa 12 mnd.| Met optie tot verlenging).
Het programma ‘Informatie Op Orde’ (IOO) kent haar bestaansrecht als een reactie op de kabinetsreactie naar aanleiding van het rapport ‘Ongekend Onrecht’, waar de Parlementaire Onderzoekscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) zich kritisch uitlaat over de wijze waarin zij tijdens het onderzoek zijn voorzien van informatie. Aansluitend daarop zien we over de afgelopen jaren een groeiende noodzaak binnen de Rijksoverheid, en ook het Ministerie van Financiën, voor het op orde krijgen en houden van de informatiehuishouding. Naar aanleiding van deze ontwikkelingen is er binnen het Ministerie van Financiën een tijdelijke programmadirectie IOO opgericht voor het duurzaam op orde brengen van de informatiehuishouding, alsook het verbeteren van de informatievoorziening. Het programma heeft onder andere de volgende hoofdtaken: het definiëren van verbetermaatregelen, transparant en open communiceren, verbeteren van kennis, houding en gedrag en dit verankeren in de organisatie, het afbakenen van de aard en omvang van de informatie en het verbeteren van de vindbaarheid en toegankelijkheid.
Het programma IOO bestaat, naast de programmadirecteur, uit programmamanagers voor de verschillende actielijnen en een staf (bestaande uit secretaris, controller, QA, secretariaat, communicatie). De programmadirectie stuurt in opdracht van de Bestuursraad op de realisatie van de plannen en verantwoordt hierover via een tweemaandelijkse rapportage. De onderliggende programma’s en projecten rapporteren de voortgang aan het programma IOO. Om tot de gewenste resultaten te komen zijn de activiteiten opgesplitst in verschillende ‘Actielijnen’, waaronder het programma Actielijn 2 ‘Aard & Omvang van informatie’.
De projectmanager opereert in een breder programma en bouwt voort op de bewezen aanpak die reeds is ingezet bij het project ‘beleidsdossiers op orde’. Ook is er reeds een vastgesteld kader waarin (minimum) eisen zijn vastgesteld met betrekking tot de archivering van informatie. Dit kader dient te worden geïmplementeerd binnen het pSG en naar verwachting vertaald worden naar specifieke richtlijnen voor het pSG cluster. Doel van het project is om dit jaar alle actuele dossiers in volledige, goede geordende en toegankelijke staat te krijgen conform de Archiefwet en intern beleid.
Financiën, en ook het pSG cluster, heeft een versnipperd informatielandschap. Directies werken op netwerkschijven, in samenwerkruimten en deels in het Documentmanagement Systeem Digidoc. Dossiers zijn niet op orde: ze zijn niet compleet, naamgeving en structuren zijn onduidelijk en er zijn beperkte samenwerkafspraken. Het project ‘dossiers op orde’ stelt normen bij en zet in op de implementatie daarvan binnen de directies van het pSG cluster het beleidsdepartement.
De Projectmanager zorgt ervoor dat de directies volgens het Kader en de specifieke richtlijnen gaan werken, van medewerkers tot management. Daartoe maakt hij of zij een plan dat niet alleen gericht is op het heden en de toekomst, maar ook gericht is op de inhaalslag die moet worden gemaakt. Daarbij dient de Projectmanager niet alleen oog te hebben voor het belang van informatiehuishouding, maar ook voor de uitvoerbaarheid van het kader en het beperken van de werklast die dat in de praktijk met zich brengt.
Voor het op orde brengen van dossiers is ondersteuning beschikbaar in de vorm van een informatiemanager en meerdere kwaliteitsmedewerkers. Parallel loopt een communicatie en trainingscampagne die hieraan ondersteunt. De Projectmanager begeleidt hen door metmanagement afspraken te maken, te sturen op voortgang en te verbinden op mens en inhoud. Het is belangrijk dat je vanuit kennis en ervaring met de uitvoering van de Archiefwet sturend kan zijn in de op te stellen richtlijnen en prioriteiten. Je kan schakelen met alle niveau’s: van medewerkers en management in de directies tot aan (archief)specialisten.De Projectmanager fungeert als meewerkend voorman/-vrouw en kan ook zelf ‘op orde’ sessies en presentaties verzorgen. Gelet op deze taken zoeken we iemand die overzicht kan houden en structuur kan aanbrengen, prioriteiten kan stellen, functioneel kan aansturen, en die overtuigend en enthousiasmerend kan communiceren.
Als Projectmanager ‘dossiers op orde’ bij het pSG cluster;• Werk je met specialisten richtlijnen uit die de Archiefwet en het interne Kader vertalen naar het pSG cluster. Zodat zij weten wanneer een dossier op orde is (in welk systeem werken, welke informatie hoort in dossier, etc.) en je daar vanuit de aanpak op kan sturen;• Stel je per directie een plan op voor de uitrol van ‘dossiers op orde’ die aansluit bij de bestaande aanpak, zodat alle medewerkers met hun huidige dossiers conform richtlijnen gaan werken;• Stel je per directie een plan op voor het opruimen van netwerkschijven, samenwerkruimten en oude (niet goed gearchiveerde) digitale dossiers;• Geef je met het team uitvoering aan deze plannen, en zorg je voor een cultuurverandering zodat datgene wat je implementeert ook beklijft;• Communiceer je vlot met directeuren management en medewerkers, en geef je presentaties om de opgave goed in te leiden en onderweg bij te sturen;• Begeleid je 2 tot 4 dossierkwaliteitsmedewerkers (junioren) die medewerkers helpen met het op orde brengen van dossiers. Gezien hun werkervaring kan je ze inhoudelijk in het archiefvak begeleiden;• Stuur je op het resultaat om uiterlijk 2024 de actuele dossiers in volledige, goede geordende en toegankelijke staat te krijgen;• Lever je voortgangsrapportages op aan de pSG staf (directeurenoverleg) en de programmamanager Beleidsdossiers op orde. Je signaleert wanneer de voortgang stagneert en neemt initiatief om daarvoor oplossingen te vinden.
* Je beschikt over WO werk- en denkniveau;
* Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als Verander- /Projectmanager;
* Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met de implementatie van de Archiefwet bij de overheid;* Je hebt ervaring met projectmanagement en het begeleiden van dossierhouders in het opschonen / op orde krijgen van hun dossiers;
* Je hebt ervaring met het begeleiden van veranderprojecten in een bestuurlijk complexe omgeving;
* Je hebt bent communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk.
Wij kunnen je inzetten op basis van een detacheringsconstructie: op projectcontact of in vaste dienst bij JS Consultancy.
Naast een persoonlijke benadering, horen bij een detacheringsconstructie in een dienstverband bij JS Consultancy, goede arbeidsvoorwaarden. Hierbij kan je denken aan:* Aantrekkelijke salariëring conform cao opdrachtgever (optioneel schaal ...), afhankelijk van jouw opleiding en ervaring en op basis van een 36-urige werkweek;
* Vakantiegeld van 8,33% en een aantrekkelijke eindejaaruitkering;
* Pensioenregeling bij Stipp. Het 1e jaar nemen wij voor onze rekening;
* Aanvullende relevante opleidingen en trainingen passend bij jouw ambities, volledig op onze kosten;
* Intervisie, coaching en periodieke kennissessies over actuele thema’s in het werkveld;
* Toegang tot het unieke netwerk van JS Consultancy.
* Laptop en een telefoon (die je ook privé mag gebruiken);
* Reiskostenvergoeding, NS Businesskaart of, afhankelijk van je reistijd, de mogelijkheid tot een leaseauto!).
* En natuurlijk een gezellige groep collega’s en regelmatig leuke bijeenkomsten en borrels.
Een ZZP-constructie (uurtarief in overleg), behoort ook tot de mogelijkheden. Naast de persoonlijke benadering en een groot netwerk als preferred supplier binnen het publieke domein, bieden we de volgende voordelen aan:
* Snelle en makkelijke facturatie, middels Reversed Billing en binnen 30 dagen na invoering uren;
* Volledige administratieve ontzorging, waarbij je slechts één keer al je gegevens hoeft aan te leveren (VOG e.d.);* Juridische ondersteuning, waarbij onze juridische afdeling nauwlettend de wet- en regelgeving rondom ZZP-ers volgt en je indien gewenst hierover kan informeren.
JS Consultancy is de carrièrepartner van professionals en managers voor de publieke zaak. Bij ons werk je aan jezelf én aan oplossingen voor de belangrijkste uitdagingen in onze samenleving. Maatschappelijk resultaat. Samen met jou maken we het waar.
Ben je enthousiast geworden? Reageer dan direct. Deze procedure heeft een korte looptijd, dus stuur uiterlijk 1-7-2024 voor 10.00 uur je motivatie en cv op.
Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Christine Holierhoek via Christineholierhoek@jsconsultancy.nl of met Sevim Imeci via Sevimimeci@jsconsultancy.nl.
Voor Min. Fin. afdeling pSG cluster zijn we op zoek naar een Projectmanager ‘Dossiers op Orde’ pSG-cluster ( 32 - 36 uur | Schaal 13 | z.s.m. | minimaal circa 12 mnd.| Met optie tot verlenging).
Functieomschrijving
Het programma ‘Informatie Op Orde’ (IOO) kent haar bestaansrecht als een reactie op de kabinetsreactie naar aanleiding van het rapport ‘Ongekend Onrecht’, waar de Parlementaire Onderzoekscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) zich kritisch uitlaat over de wijze waarin zij tijdens het onderzoek zijn voorzien van informatie. Aansluitend daarop zien we over de afgelopen jaren een groeiende noodzaak binnen de Rijksoverheid, en ook het Ministerie van Financiën, voor het op orde krijgen en houden van de informatiehuishouding. Naar aanleiding van deze ontwikkelingen is er binnen het Ministerie van Financiën een tijdelijke programmadirectie IOO opgericht voor het duurzaam op orde brengen van de informatiehuishouding, alsook het verbeteren van de informatievoorziening. Het programma heeft onder andere de volgende hoofdtaken: het definiëren van verbetermaatregelen, transparant en open communiceren, verbeteren van kennis, houding en gedrag en dit verankeren in de organisatie, het afbakenen van de aard en omvang van de informatie en het verbeteren van de vindbaarheid en toegankelijkheid.
Het programma IOO bestaat, naast de programmadirecteur, uit programmamanagers voor de verschillende actielijnen en een staf (bestaande uit secretaris, controller, QA, secretariaat, communicatie). De programmadirectie stuurt in opdracht van de Bestuursraad op de realisatie van de plannen en verantwoordt hierover via een tweemaandelijkse rapportage. De onderliggende programma’s en projecten rapporteren de voortgang aan het programma IOO. Om tot de gewenste resultaten te komen zijn de activiteiten opgesplitst in verschillende ‘Actielijnen’, waaronder het programma Actielijn 2 ‘Aard & Omvang van informatie’.
De projectmanager opereert in een breder programma en bouwt voort op de bewezen aanpak die reeds is ingezet bij het project ‘beleidsdossiers op orde’. Ook is er reeds een vastgesteld kader waarin (minimum) eisen zijn vastgesteld met betrekking tot de archivering van informatie. Dit kader dient te worden geïmplementeerd binnen het pSG en naar verwachting vertaald worden naar specifieke richtlijnen voor het pSG cluster. Doel van het project is om dit jaar alle actuele dossiers in volledige, goede geordende en toegankelijke staat te krijgen conform de Archiefwet en intern beleid.
Financiën, en ook het pSG cluster, heeft een versnipperd informatielandschap. Directies werken op netwerkschijven, in samenwerkruimten en deels in het Documentmanagement Systeem Digidoc. Dossiers zijn niet op orde: ze zijn niet compleet, naamgeving en structuren zijn onduidelijk en er zijn beperkte samenwerkafspraken. Het project ‘dossiers op orde’ stelt normen bij en zet in op de implementatie daarvan binnen de directies van het pSG cluster het beleidsdepartement.
De Projectmanager zorgt ervoor dat de directies volgens het Kader en de specifieke richtlijnen gaan werken, van medewerkers tot management. Daartoe maakt hij of zij een plan dat niet alleen gericht is op het heden en de toekomst, maar ook gericht is op de inhaalslag die moet worden gemaakt. Daarbij dient de Projectmanager niet alleen oog te hebben voor het belang van informatiehuishouding, maar ook voor de uitvoerbaarheid van het kader en het beperken van de werklast die dat in de praktijk met zich brengt.
Voor het op orde brengen van dossiers is ondersteuning beschikbaar in de vorm van een informatiemanager en meerdere kwaliteitsmedewerkers. Parallel loopt een communicatie en trainingscampagne die hieraan ondersteunt. De Projectmanager begeleidt hen door metmanagement afspraken te maken, te sturen op voortgang en te verbinden op mens en inhoud. Het is belangrijk dat je vanuit kennis en ervaring met de uitvoering van de Archiefwet sturend kan zijn in de op te stellen richtlijnen en prioriteiten. Je kan schakelen met alle niveau’s: van medewerkers en management in de directies tot aan (archief)specialisten.De Projectmanager fungeert als meewerkend voorman/-vrouw en kan ook zelf ‘op orde’ sessies en presentaties verzorgen. Gelet op deze taken zoeken we iemand die overzicht kan houden en structuur kan aanbrengen, prioriteiten kan stellen, functioneel kan aansturen, en die overtuigend en enthousiasmerend kan communiceren.
Als Projectmanager ‘dossiers op orde’ bij het pSG cluster;• Werk je met specialisten richtlijnen uit die de Archiefwet en het interne Kader vertalen naar het pSG cluster. Zodat zij weten wanneer een dossier op orde is (in welk systeem werken, welke informatie hoort in dossier, etc.) en je daar vanuit de aanpak op kan sturen;• Stel je per directie een plan op voor de uitrol van ‘dossiers op orde’ die aansluit bij de bestaande aanpak, zodat alle medewerkers met hun huidige dossiers conform richtlijnen gaan werken;• Stel je per directie een plan op voor het opruimen van netwerkschijven, samenwerkruimten en oude (niet goed gearchiveerde) digitale dossiers;• Geef je met het team uitvoering aan deze plannen, en zorg je voor een cultuurverandering zodat datgene wat je implementeert ook beklijft;• Communiceer je vlot met directeuren management en medewerkers, en geef je presentaties om de opgave goed in te leiden en onderweg bij te sturen;• Begeleid je 2 tot 4 dossierkwaliteitsmedewerkers (junioren) die medewerkers helpen met het op orde brengen van dossiers. Gezien hun werkervaring kan je ze inhoudelijk in het archiefvak begeleiden;• Stuur je op het resultaat om uiterlijk 2024 de actuele dossiers in volledige, goede geordende en toegankelijke staat te krijgen;• Lever je voortgangsrapportages op aan de pSG staf (directeurenoverleg) en de programmamanager Beleidsdossiers op orde. Je signaleert wanneer de voortgang stagneert en neemt initiatief om daarvoor oplossingen te vinden.
Functie-eisen
* Je beschikt over WO werk- en denkniveau;
* Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als Verander- /Projectmanager;
* Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met de implementatie van de Archiefwet bij de overheid;* Je hebt ervaring met projectmanagement en het begeleiden van dossierhouders in het opschonen / op orde krijgen van hun dossiers;
* Je hebt ervaring met het begeleiden van veranderprojecten in een bestuurlijk complexe omgeving;
* Je hebt bent communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk.
Arbeidsvoorwaarden
Wij kunnen je inzetten op basis van een detacheringsconstructie: op projectcontact of in vaste dienst bij JS Consultancy.
Naast een persoonlijke benadering, horen bij een detacheringsconstructie in een dienstverband bij JS Consultancy, goede arbeidsvoorwaarden. Hierbij kan je denken aan:* Aantrekkelijke salariëring conform cao opdrachtgever (optioneel schaal ...), afhankelijk van jouw opleiding en ervaring en op basis van een 36-urige werkweek;
* Vakantiegeld van 8,33% en een aantrekkelijke eindejaaruitkering;
* Pensioenregeling bij Stipp. Het 1e jaar nemen wij voor onze rekening;
* Aanvullende relevante opleidingen en trainingen passend bij jouw ambities, volledig op onze kosten;
* Intervisie, coaching en periodieke kennissessies over actuele thema’s in het werkveld;
* Toegang tot het unieke netwerk van JS Consultancy.
* Laptop en een telefoon (die je ook privé mag gebruiken);
* Reiskostenvergoeding, NS Businesskaart of, afhankelijk van je reistijd, de mogelijkheid tot een leaseauto!).
* En natuurlijk een gezellige groep collega’s en regelmatig leuke bijeenkomsten en borrels.
Een ZZP-constructie (uurtarief in overleg), behoort ook tot de mogelijkheden. Naast de persoonlijke benadering en een groot netwerk als preferred supplier binnen het publieke domein, bieden we de volgende voordelen aan:
* Snelle en makkelijke facturatie, middels Reversed Billing en binnen 30 dagen na invoering uren;
* Volledige administratieve ontzorging, waarbij je slechts één keer al je gegevens hoeft aan te leveren (VOG e.d.);* Juridische ondersteuning, waarbij onze juridische afdeling nauwlettend de wet- en regelgeving rondom ZZP-ers volgt en je indien gewenst hierover kan informeren.
JS Consultancy is de carrièrepartner van professionals en managers voor de publieke zaak. Bij ons werk je aan jezelf én aan oplossingen voor de belangrijkste uitdagingen in onze samenleving. Maatschappelijk resultaat. Samen met jou maken we het waar.
Sollicitatieprocedure
Ben je enthousiast geworden? Reageer dan direct. Deze procedure heeft een korte looptijd, dus stuur uiterlijk 1-7-2024 voor 10.00 uur je motivatie en cv op.
Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Christine Holierhoek via Christineholierhoek@jsconsultancy.nl of met Sevim Imeci via Sevimimeci@jsconsultancy.nl.
