Griffier

Venlo: Centrumgemeente in Noord-Limburg
De gemeente Venlo is de grootste gemeente in Noord-Limburg en na Maastricht qua inwoneraantal de tweede van de provincie Limburg (de gemeente telde op 1 januari 2024 103.785 inwoners). De gemeente bestaat uit tien kernen: Arcen, Belfeld, Blerick, Boekend, Hout-Blerick, Lomm, Steyl, Tegelen, Velden en Venlo.

Venlo is een bijzondere gemeente: van hypermoderne glasindustrie en innovatieve agrobusiness tot logistieke hotspot. En van oude historie in zowel de dorpen als de stad tot nieuwe winkelconcepten. Daarnaast is Venlo een studentenstad in ontwikkeling. Het aantal studenten neemt toe door de komst van nieuw hoger onderwijs en de ontwikkeling van de Brightlands Greenport Venlo Campus.

Regionaal gezien vervult Venlo een rol als centrumgemeente en is daardoor vaak kartrekker in belangrijke ontwikkelingen. Het Duitse achterland is heel belangrijk voor Venlo. De regio is het grootste tuinbouwgebied van Europa met relatief de meeste kennisintensieve banen voor hoogopgeleiden van ons land. Venlo is koploper op het gebied van Cradle to Cradle, een innovatief ontwerpprincipe om vanaf het begin de juiste keuzes te maken op het gebied van duurzaamheid en gezondheid. Het Cradle to Cradle stadskantoor won diverse prijzen.

Venlo Manifest
We keken achterom, want dat is de traditie.
We werkten op schrale grond, handelden aan de grenzen.
We verstonden alle talen, spraken het dialect.
We schuilden in de armen van de Maas.
Maar kijk om je heen.
Kijk, een stad van glas en groen, van Roze Zusters en containers.
Van knooppunten en kunstenaars. Van tomaten en techneuten.
Kijk naar mij. Ik ken jouw naam, jij de mijne: Broeders, met een gastvrij hart.
En iedereen is welkom.
En nu, nu kijken we vooruit.
Wij zijn op weg. Van een stad aan de grens, naar een stad in het midden.
Hier hebben we ruimte, hier ligt onze kans. Hier kunnen we maken wat we willen.
Voedsel zonder afval. Energie uit licht. Hier kweken we ideeën, hier maken we de toekomst.
Want wij, wij kijken vooruit.
Venlo. Wij zien het voor ons.

De gemeenteraad van Venlo
De gemeenteraad van Venlo bestaat uit 39 raadsleden, verdeeld over twaalf fracties: EENLokaal (8), CDA (7), PvdA (5), GroenLinks (4), Venlose Senioren Partij (3), D66 (3), PVV (2), Veur Groeët Venlo (2), VVD (2), Denk (1), Forum voor Democratie (1) en Fractie Oruç (1). De gemeenteraad heeft sinds de raadsverkiezingen in 2022 veel nieuwe raadsleden. Daarnaast zijn er raadsleden die al lang meedraaien en veel kennis en ervaring meebrachten.

Het college bestaat uit de burgemeester en vijf wethouders namens EENLokaal, CDA, PvdA en GroenLinks.

De gemeenteraad van Venlo heeft zeer betrokken raadsleden, die het beste willen voor de inwoners van de gemeente. Raads- en collegeleden werken constructief en harmonieus met elkaar samen. De ambitie is om te bouwen aan een gemeenteraad die meer debatteert over de strategische koers van de gemeente Venlo.

In 2023 is een behoeftenonderzoek uitgevoerd onder raadsleden om de wensen en behoeften van de gemeenteraad goed in beeld te krijgen om zo de dienstverlening van de griffie hier beter op te kunnen afstemmen. Er is gekeken waar de gemeenteraad accenten op wil leggen en op welke onderdelen ontwikkeling gewenst is. Uit het onderzoek zijn de volgende verbeterpunten gekomen: het versterken van:

• De agenderende rol van de gemeenteraad
• De zichtbaarheid van de gemeenteraad voor inwoners van de stad
• Het debat in de gemeenteraad
• De informatiepositie en daarmee de controlerende rol van de gemeenteraad
• De inzet van raadsinstrumenten
• Ondersteuning van de fracties

En ook het commissiestelsel verder te ontwikkelen door:

• Strakker te sturen op timing en kwaliteit van commissie activiteiten en vergaderingen
• Het agendaoverleg te voeden vanuit de commissies
• Advisering van het presidium door het agendaoverleg
• Betere verdeling van de programma’s over de drie commissies.

Op dit moment worden de verbeterpunten uitgewerkt.

Een passende griffier voor Venlo
In het kort: Venlo zoekt…
… een stevige, strategische en inspirerende griffier voor de gemeenteraad en een uitstekende manager van de griffie.

Een verbinder die oog heeft voor de onderlinge verhoudingen en investeert in relaties. Een griffier die zorgt voor het optimaal organiseren van de primaire werkprocessen, maar ook gericht is op het sterk positioneren van de gemeenteraad. Een sterke persoonlijkheid die benaderbaar is én een coachende rol kan innemen voor raadsleden en griffiemedewerkers.

Onze griffier
De primaire werkprocessen van de griffie verdienen veel aandacht en er wordt momenteel hard aan gewerkt om deze processen zo goed mogelijk te organiseren. Een belangrijke focus van onze griffier ligt op het aansturen van het griffieteam om de ondersteuning van de gemeenteraad zo goed mogelijk te laten verlopen. Dat betekent dat de raadsadviseurs meer in een adviespositie dienen te worden gebracht en de raadsondersteuners (griffiemedewerkers) de ondersteunende processen op rolletjes laten verlopen. Jij hebt er goed kijk op wat er moet gebeuren, hoe je medewerkers in hun kracht kunt zetten en een topteam neerzet. Je weet een balans te creëren tussen de behoefte van de gemeenteraad en de mogelijkheden binnen het griffieteam. Je hebt aandacht voor de verdere professionalisering en continue doorontwikkeling van het team, waarbij je je bewust bent van het groeiende takenpakket van de griffie en de toenemende informatiestroom voor de gemeenteraad. Je zorgt dat de verantwoordelijkheden binnen het griffieteam optimaal worden verdeeld en er een fijne samenwerking is. Je hebt daarin een oplossingsgerichte aanpak en straalt rust en gezag uit.

De verdere doorontwikkeling en professionalisering van de eigenstandige positie van de gemeenteraad is een volgend aandachtsgebied voor jou. Met je ervaring en ideeën weet je de gemeenteraad in positie te brengen. Je geeft gevraagd, maar ook ongevraagd advies, met concrete handvatten hoe de gemeenteraad kan inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen. In dat proces zoek je voortdurend de verbinding en loop je niet te ver voor de troepen uit. Met andere woorden: je weet de gemeenteraad en raadsleden te inspireren, maar je realiseert je ook dat ontwikkeling tijd en geduld vraagt. De weg naar een strategische inzet is ingeslagen.

Je verwerft je positie als griffier door te investeren in relaties. Je bent nieuwsgierig naar de drijfveren van raadsleden en denkt mee over hoe zij doelen kunnen behalen. Dat doe je bijvoorbeeld door hen te adviseren en coachen, door feedback te geven, maar ook door stevig positie in te nemen als dat nodig is.

Wat vraagt de gemeenteraad van jou?

• Als eerste adviseur van de gemeenteraad bouw je aan de relatie met raadsleden en ben je van nature de persoon waar raadsleden terecht kunnen. Hierdoor heb je een goed beeld van wat er speelt en waar ontwikkelingsmogelijkheden liggen voor de gemeenteraad en individuele raadsleden.
• Je bent verbindend, maar kunt ook stevig de rol van adviseur en coach innemen.
• Je weet wanneer je kunt delegeren naar je team om zaken op te pakken, maar ook wanneer je scherp moet opletten of het allemaal gaat zoals is afgesproken.
• Je hebt oog voor de onderlinge verhoudingen en eventuele spanningen. Je begrijpt het krachtenveld en kunt soepel meebewegen.
• Je weet je omgeving te inspireren, te overtuigen en mee te nemen in veranderingen.
• In de regio weet je de gemeenteraad goed in positie te brengen. Je bent alert op ontwikkelingen binnen regionale samenwerkingsverbanden. Als griffier neem je initiatieven, haak je aan en denk je mee.
• Als ambassadeur van de gemeenteraad van Venlo leg je ook buiten het stadskantoor van Venlo waardevolle connecties. Over de veranderende rol van de gemeenteraad binnen de samenleving heb je goede ideeën. Jij weet hoe je inwoners effectief kunt betrekken bij het werk van de gemeenteraad.

Binnen het stadskantoor
Bij de gemeente Venlo werken ongeveer 1100 bevlogen medewerkers verdeeld over 28 teams. Medewerkers die allemaal hetzelfde DNA delen: professioneel, betrokken en vitaal. Voor de medewerkers binnen de ambtelijke organisatie, en ook voor het college, ben je toegankelijk, en zoek je de samenwerking op. Samen staan voor het belang van Venlo! Je vertegenwoordigt de belangen van de gemeenteraad en neemt daar, waar nodig, stevig positie in. De bestuurlijk-ambtelijke driehoek, met de burgemeester en gemeentesecretaris, is in ontwikkeling en zoekende naar een goede rol richting gemeenteraad, college en organisatie. Van jou wordt verwacht dat je je opstelt als een gelijkwaardige gesprekspartner, gericht op een constructieve samenwerking. Je hebt een strategische visie op de meerwaarde en het functioneren van deze driehoek.

De griffie
De griffie bestaat, naast de griffier, uit drie raadsadviseurs, een adviseur informatie en communicatie, een officemanager, twee raadsondersteuners en de secretaris van de rekenkamer (7,9 fte). Een deel van de medewerkers werkt al vele jaren op de griffie, een andere deel nog maar recent. Er is op dit moment sprake van inhuur om een vacature en ziekte op te vangen.

Uit het eerdergenoemde behoeftenonderzoek volgen voor de griffie opgaven om mee aan de slag te gaan:

• Op orde brengen van de basis
• Meer zichtbare ondersteuning
• Proactieve ondersteuning bij de inzet van raadsinstrumenten
• Versterking van de informatieverstrekking en (raads)communicatie
• Verruiming van het aanbod aan vakinhoudelijke en strategische advisering
• Gevraagde en ongevraagde advisering

De afgelopen periode is veel tijd gestopt in de primaire werkprocessen, zodat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. De basis voor het raadswerk is nog in ontwikkeling en vraagt blijvende aandacht. De onderlinge samenwerking binnen de griffie vraagt sturing en leiding van de griffier. Als de basis op orde is kan de dienstverlening van de griffie worden uitgebreid naar meer (strategische) advisering en ondersteuning. De nieuwe griffier gaat deze ingezette weg verder vormgeven samen met het griffieteam en in goed overleg met de werkgeverscommissie.

Vragend naar de verwachtingen van de nieuwe griffier geven de griffiemedewerkers aan te zoeken naar een coachende leidinggevende: iemand die het beste uit de griffiemedewerkers kan halen. Een stevige persoonlijkheid die gelijktijdig een verbindende rol binnen het team vervult. Een griffier die delegeert en verantwoordelijkheid geeft en die, waar het kan, het team het werk laat doen. Een ervaren leidinggevende die zijn of haar rug recht houdt en een inspirerend voorbeeld is.

Kerncompetenties / -eigenschappen
Functieprofiel
Het generieke functieprofiel voor de griffier in het advies ‘Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen’ van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden en de VNG is van toepassing op onze griffier[i].

In het bijzonder vragen we van je dat je…

• … een stevige persoonlijkheid bent.
• … een inspirerende adviseur bent.
• … daadkrachtig maar ook empathisch bent.
• … samenwerking binnen de griffie enthousiasmeert en stimuleert.
• … aanspreekt op gemaakte afspraken, houding en gedrag, als dat nodig is.
• … deskundig bent in het griffiewerk.

Functie-eisen

• Je beschikt over een academisch werk- en denkniveau.
• Ervaring als (plaatsvervangend) griffier in een gemeente of provincie is een pre.

Arbeidsvoorwaarden en procedure
Wat biedt Venlo jou?

• Een functie voor 36 uur per week.
• Een aantrekkelijk salaris: een bruto maandsalaris variërend van minimaal € 6.829,- tot maximaal € 9.734,- (functieschaal 16; salaristabel per 1 oktober 2024).
• Stabiliteit en groeiperspectief: een contract van 1 jaar, met intentie voor een vast dienstverband.
• Ruime vakantiedagen: 144 wettelijke vakantie-uren en 50,4 bovenwettelijke vakantie-uren per kalenderjaar.
• Keuzevrijheid: individueel keuzebudget van 17,05% van je jaarsalaris, voor onder andere een fitnessabonnement of extra vakantiedagen.
• Mobiliteitsvoordelen: reiskostenvergoeding van €0,23 per kilometer (maximaal 75 kilometer enkele reis) op kantoordagen, plus €3,- thuiswerkvergoeding.
• Flexibiliteit: mogelijkheid tot flexibele werktijden en plaats onafhankelijk werken voor optimale werk-privébalans.
• Ontwikkelkansen: diverse mogelijkheden voor groei en opleiding om het beste uit jezelf te halen.
• Moderne werkomgeving: je werkt in ons eigentijdse stadskantoor (en tijdens vergaderingen op het stadhuis).

Sollicitatieprocedure
Na sluiting van de reactietermijn worden er (digitale) intakegesprekken gevoerd door de Necker-adviseur op dinsdagochtend 24 september 2024. Sollicitatiegesprekken in Venlo vinden plaats op dinsdag 8 oktober 2024 (1e ronde) en op dinsdag 29 oktober 2024 (2e ronde). Wij vragen je hier bij je sollicitatie rekening mee te houden. Het al dan niet inzetten van een ontwikkelassessment, risicoanalyse integriteit en/of een referentiecheck wordt op een later moment bepaald. Voor indiensttreding is een Verklaring Omtrent het Gedrag vereist.

De aanwijzing tot griffier is voorzien in de raadsvergadering van woensdag 27 november 2024. De beoogde startdatum is 1 januari 2025.

Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit.

Reageren en informatie
Reageren kan tot en met 22 september 2024 door een motivatie en curriculum vitae in te sturen (ter attentie van de werkgeverscommissie) via sollicitatie@necker.nl onder vermelding van ‘vacature griffier Venlo’.

Voor meer informatie kan contact worden opgenomen met:

• Inhoudelijk:
  • Sjors Peeters, voorzitter werkgeverscommissie, via 06 18 52 77 76.
  • Marijke van de Plasse, interim-griffier, via 06 55 80 81 39 (bereikbaar vanaf 23 september 2024).
• Procedureel: Eva Grisel, adviseur bij Necker, via 06 13 90 59 83.

[i] VNG. Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen. Positionering van de Griffier binnen de lokale democratie.