Griffiemedewerker / office manager

Opleidingsniveau HBO
Contract Fulltime
Niveau Starter
Branche Gemeente
Functiecategorieën Bestuur en Management
Organisatie Gemeente Delft

Wij zijn op zoek naar een

Griffiemedewerker / office manager

Je rol
Bij de griffie werk je in het hart van de lokale democratie. Onze hoofdtaak is de ondersteuning van de gemeenteraad als geheel, de raadsleden afzonderlijk, de (voorzitters van de) raadcommissies, het Presidium en het Fractievoorzittersoverleg. Als griffiemedewerker / office manager ben je verantwoordelijk voor het goed draaiende houdende van de griffie. Je ondersteunt de griffie en de raad op tal van manieren, onder meer als informatiemanager, praktische ondersteuner en organisator.

Als griffiemedewerker / office manager ben je in het bijzonder verantwoordelijk voor het informatiemanagement, praktische ondersteuning en organisatie van de griffie en draag je bij aan deze kerntaken:

  • We ondersteunen de gemeenteraad als hoogste bestuursorgaan binnen de gemeente in zijn controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende rol.
  • We zorgen mede voor de voorbereiding, begeleiding en ‘follow-up’ van beeldvormende bijeenkomsten met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties, van raadscommissies en raadsvergaderingen.
  • We adviseren over procedures en wijzigingen van procedures en houden toezicht op de afhandeling van toezeggingen, moties en ontvangen stukken.
  • We zijn verantwoordelijk voor de voorlichting rond de raad en raadscommissies en voor het representatie- en communicatiebeleid van de raad.
  • We zijn verantwoordelijk voor het budgetbeheer van de gemeenteraad en de griffie.
  • We verlenen ondersteuning bij bijzondere instrumenten van de raad zoals het burgerinitiatief, de referendumverordening en het enquêterecht.

In het bijzonder houd je je binnen deze kerntaken bezig met onder meer:Publiceren van vergaderingen op het Raadsinformatiesysteem.

  • Digitale ondertekening en archivering.
  • Benoemingsprocedures van raads- en commissieleden.
  • Opstellen vergaderschema en inplannen bijeenkomsten.
  • Diverse ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van vergaderingen, zoals opstellen van agenda’s, verslaglegging en/of het bijhouden van vergadermanagementsysteem.
  • Praktische organisatie van bijeenkomsten, zoals het regelen van accommodaties, catering, vervoer, presentjes en het bijhouden van aanmeldingen.
  • Bijhouden van themadossiers en/of overzichten van toezeggingen en moties op het raadsinformatiesysteem.

Daarnaast ben je achtervang voor de registratie van ingekomen stukken en de financiële administratie van de griffie in afwezigheid van een directe collega.

Je werkplek
De griffie is een klein team met acht medewerkers, waaronder één griffier, drie raadsadviseurs/commissiegriffiers, twee communicatie-/participatieadviseurs en één directe collega waarmee je jouw taken in onderlinge afstemming vervult. De onderlinge sfeer is goed en we werken hard om ‘onze’ raads- en commissieleden met raad en daad bij te staan.

Functie-eisen
Je profiel
In de Delftse gemeentepolitiek speelt alles wat er in Delft speelt. In die dynamische omgeving vervul je een belangrijke spilfunctie op de griffie waarbij je in veelvuldig contact staat met je directe collega’s op de griffie, maar ook met collega’s van de ambtelijke organisatie, raads- en commissieleden en inwoners en van Delft.

De functie vereist daardoor een goed gevoel voor politieke en bestuurlijke verhoudingen. De relatie met de participanten in de netwerken is open, zakelijk en direct. In het bijzonder beschik je over de volgende kenmerken:

  • Je beschikt over een flexibele geest. Politiek is vaak dynamisch waardoor er soms een ander pad bewandeld moet worden dan je gewend bent.
  • De werkdruk op de griffie heeft vaak pieken en dalen. Je bent daarom goed in het plannen en structureren van je werk en bent stressbestendig.
  • Je bent goed in samenwerken met andere mensen en weet wanneer nodig afstemming te zoeken met je directe collega’s en andere betrokkenen.
  • Je bent praktisch ingesteld. Je zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is.
  • Je bent precies en accuraat. Jouw administratie is altijd bijgewerkt.

Idealiter beschik je verder over:

  • Een voor de functie relevante afgeronde mbo- of hbo-opleiding.
  • Een aantal jaar relevante ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving, bij voorkeur in een rol als griffiemedewerker, informatiemanager of bestuursondersteuner.
  • Oog voor van het juridische kader dat voor de functie relevant is, waaronder de Gemeentewet, de Kieswet, de Wet open overheid (Woo) en de Archiefwet.
  • Kennis van en ervaring met raadsinformatiesystemen, vergadermanagementsystemen en/of documentmanagementsystemen (of de mogelijkheid om deze systemen snel eigen te maken).
  • Uitstekende schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden.

Arbeidsvoorwaarden
Ons aanbod
Je salaris is, afhankelijk van opleiding en ervaring, maximaal bruto € 4.752,- bij een 36-urige werkweek (schaal 9). Het betreft een functie voor 32-36 uur per week, in overleg in te vullen.

Door het Individueel Keuze Budget (17,05% van je salaris) heb je maandelijks de beschikking over een deel van je vakantiegeld en eindejaarsuitkering. Je kunt een bedrag laten uitbetalen of o.a. gebruiken voor de aanschaf van een fiets of het kopen van bovenwettelijk verlof. Het eventuele ouderschapsverlof wordt gedeeltelijk door ons betaald.

De werktijden zijn flexibel. Je kunt gebruik maken van de werkplek op het Stadskantoor, maar je kunt desgewenst ook werken vanuit jouw thuiswerkplek die wij waar nodig faciliteren. Vergaderingen van de gemeenteraad, de commissies en de werkgroepen zijn veelal in de avonduren. Zo nodig, ben jij daarbij aanwezig. Eén keer per jaar vindt er een Raadsweekend plaats waar ook door de griffie aan wordt deelgenomen.

Meer informatie of direct solliciteren
Wil jij meer informatie ontvangen voordat je op de solliciteer-knop drukt? Neem dan contact op met Jeroen Mimpen (griffier) via telefoonnummer 06-53574222.

Direct solliciteren kan natuurlijk ook! Upload jouw motivatie en cv uiterlijk woensdag 11 september a.s. via de sollicitatiebutton. De gesprekken staan gepland op donderdag 19 september a.s. (eerste ronde) en donderdag 26 september a.s. (tweede ronde). Startdatum uiterlijk 1 december a.s., maar bij voorkeur vanaf 25 november a.s.

De jongste oude stad van Nederland
Delft is een stad van historie. Van iconisch Delfts blauw en de schilderkunst van Vermeer. Van grachten, historische panden en talloze monumenten. Met van oudsher een nauwe band met het Koninklijk Huis. Delft is ook een stad van innovatie en toekomst. In de TU Delft, hogescholen en bij diverse kennisinstituten lossen wetenschappers, studenten en bedrijven maatschappelijke vraagstukken op. Zij doen onderzoek naar circulariteit en afvalpreventie, verbeteren de levensduur van accu’s en bedenken oplossingen voor duurzaam regenwatergebruik. Delft is een inspirerende stad.

Als gemeente zijn we ambitieus, werken we graag, hard en met inzet voor iedere inwoner, ondernemer en bezoeker. Sluit jij bij ons aan?

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.