Griffiemedewerker / Office Manager

Wil jij een sleutelrol spelen in de ondersteuning van de gemeenteraad? Als Griffiemedewerker / Office Manager zorg jij ervoor dat de griffie soepel draait. Je biedt administratieve, organisatorische en praktische ondersteuning aan de gemeenteraad en de raadscommissies. Dankzij jouw inzet verlopen de processen op rolletjes en kunnen raadsleden zich volledig richten op hun taken. Bouw mee aan een sterke lokale democratie.

Wij zijn op zoek naar een
Griffiemedewerker / Office Manager

Even voorstellen
De griffie is een relatief klein team met acht medewerkers, waaronder één griffier, drie raadsadviseurs/commissiegriffiers, één communicatie- en één participatieadviseur, en één directe collega waarmee je jouw taken in onderlinge afstemming vervult. De onderlinge sfeer is goed en we werken hard om ‘onze’ raads- en commissieleden met raad en daad bij te staan.

De kerntaken van de griffie zijn:

• We ondersteunen de gemeenteraad als hoogste bestuursorgaan binnen de gemeente in zijn controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende rol.
• We zorgen mede voor de voorbereiding, begeleiding en ‘follow-up’ van raads- en commissievergaderingen en beeldvormende bijeenkomsten met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties.
• We adviseren over procedures en wijzigingen van procedures en houden toezicht op de afhandeling van toezeggingen, moties en ontvangen stukken.
• We zijn verantwoordelijk voor de voorlichting rond de raad en raadscommissies en voor het representatie- en communicatiebeleid van de raad.
• We zijn verantwoordelijk voor het budgetbeheer van de gemeenteraad en de griffie.
• We verlenen ondersteuning bij bijzondere instrumenten van de raad zoals het burgerinitiatief, de referendumverordening en het enquêterecht.

Dit ga je doen
In deze functie werk je nauw samen met je collega's op de griffie en ondersteun je de gemeenteraad op verschillende vlakken. Denk aan:

• Administratie & registratie: beheren van ingekomen stukken, financiële administratie en digitale archivering.
• Publicatie & communicatie: publiceren van vergaderingen en stukken in het Raadsinformatiesysteem en ondersteunen bij voorlichting over de raad.
• Planning & organisatie: opstellen van vergaderschema's, inplannen van bijeenkomsten en praktische ondersteuning zoals het regelen van accommodaties en catering.
• Procesbewaking: toezien op de afhandeling van toezeggingen, moties en ontvangen stukken.
• Ondersteuning benoemingen: coördineren van benoemingsprocedures voor raads- en commissieleden.

Jouw profiel
In de Delftse gemeentepolitiek speelt alles wat er in Delft speelt. In die dynamische omgeving vervul je een belangrijke spilfunctie op de griffie waarbij je niet alleen veel in contact bent met je directe collega's op de griffie, maar ook met collega's van de ambtelijke organisatie, raads- en commissieleden en inwoners van Delft.

De functie vereist daardoor een goed gevoel voor politieke en bestuurlijke verhoudingen. In het bijzonder beschik je over de volgende kenmerken:

• Je beschikt over een flexibele geest. Politiek is vaak dynamisch waardoor er soms een ander pad bewandeld moet worden dan je gewend bent.
• De werkdruk op de griffie heeft vaak pieken en dalen. Je bent daarom goed in het plannen en structureren van je werk en bent stressbestendig.
• Je bent goed in samenwerken met andere mensen en weet wanneer nodig afstemming te zoeken met je directe collega's en andere betrokkenen.
• Je bent praktisch ingesteld. Je zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is.
• Je bent precies en accuraat. Jouw administratie is altijd bijgewerkt.
• Je bent proactief. Wanneer je tijd over hebt, maak je jezelf nuttig door anderen waar mogelijk werk uit handen te nemen.
• Je bent digitaal vaardig. Je vindt snel je weg in nieuwe systemen.

Wat vragen wij

• Een voor de functie relevante afgeronde mbo- of hbo-opleiding.
• Een aantal jaar relevante ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving, in een rol als bijvoorbeeld griffiemedewerker, office manager of bestuursondersteuner.
• Oog voor van het juridische kader dat voor de functie relevant is, waaronder de Gemeentewet, de Kieswet, de Wet open overheid (Woo) en de Archiefwet.
• Kennis van en ervaring met raadsinformatiesystemen, financiële systemen en documentmanagementsystemen.
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden.

Wat krijg jij

• Een salaris in schaal 9 van de gemeente-cao, met een maximum van € 4.752,- bruto per maand (o.b.v. 36 uur), afhankelijk van ervaring.
• Een 32- tot 36-urige werkweek.
• 144 vakantie-uren (o.b.v. 36 uur) plus 57,6 bovenwettelijke vakantie-uren.
• Een Individueel Keuze Budget (17,05% van je salaris), waarmee je keuzes kunt maken die passen bij jouw levensfase en persoonlijke doelen.
• Een hybride werkplek: deels vanuit huis (maximaal 50%) en deels vanuit ons moderne kantoor boven station Delft.

Solliciteren en kennismaken
Wil je meer weten voordat je solliciteert? Neem contact op met Jeroen Mimpen (griffier) via 06-53574222.

Solliciteren kan tot en met zondag 23 maart. Upload je cv en motivatie via de sollicitatiebutton. De gesprekken vinden plaats op maandag 31 maart (eerste ronde) en maandag 7 april (tweede ronde).

Iedereen die zich in deze vacature herkent, is welkom om te solliciteren. Wij geloven dat diversiteit ons sterker maakt als organisatie. Verschillende ideeën en achtergronden helpen ons om te groeien, zowel als team als de stad waar wij voor werken. Heb jij iets unieks te bieden? Dan kijken we ernaar uit om jou te ontmoeten!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.