Manager Dienstverlening en Organisatie

Ben jij die inspirerende manager die mee wil bouwen aan de ambities van het Architectenregister? Wil jij een cruciale rol spelen in de doorontwikkeling van een ambitieuze maatschappelijke organisatie? Als manager nauw samenwerken met de directeur als zijn rechterhand in de uitvoering?

Je bent niet alleen betrokken bij het vormgeven van de tactische doelstellingen, maar draagt ook actief bij aan het behalen van de operationele mijlpalen. Jij staat voor kwaliteit, professionalisering en klantgerichtheid. Met jouw coachende stijl van leidinggeven ontwikkel je de medewerkers zodat ze volledig tot hun recht komen.

Manager Dienstverlening en Organisatie
32 tot 36 uur per week

Over het Architectenregister
Onze samenleving staat voor ingrijpende transformaties met een grote ruimtelijke impact. Denk bijvoorbeeld aan klimaatverandering en de gevolgen daarvan voor ons energie- en ruimtegebruik. Interieurarchitecten, architecten, tuin- en landschapsarchitecten en stedenbouwkundigen spelen een belangrijke rol bij het bewaken en verbeteren van de ruimtelijke kwaliteit van onze leefomgeving.

Het Architectenregister is een zelfstandig bestuursorgaan dat de Wet op de architectentitel uitvoert.
In het architectenregister staan 14.000 interieurarchitecten, architecten, tuin- en landschapsarchitecten en stedenbouwkundigen ingeschreven. Het Architectenregister heeft diverse verantwoordelijkheden, zoals het beschermen van architectentitels en het beheren van het register. Het verstrekt informatie over de kwalificaties van ingeschrevenen, bevordert goede condities voor het succesvol doorlopen van de beroepservaring en carrièreontwikkeling. Daarnaast stimuleert het Architectenregister de samenwerkingbinnen het vakgebied en fungeert als contactpunt voor professionals die internationaal willen werken. Het bureau treedt ook op als gesprekspartner voor autoriteiten van andere EU-lidstaten. Bij het Architectenregister werkt een twintigtal medewerkers en zzp-ers. Daarnaast werken er voor het Architectenregister ruim dertig commissieleden en experts en een groot aantal externe dienstverleners.

Ontwikkeling van het Architectenregister
In 2015 is de Regeling beroepservaringperiode in werking getreden. Vanaf dat moment moeten afgestudeerden de tweejarige beroepservaringperiode doorlopen voordat zij zich kunnen inschrijven in het architectenregister. In 2019 is het primaire proces gedigitaliseerd en van een uitvoerend bestuur is overgegaan naar een toezichthoudend bestuur.

In 2021 is samen met OCW besloten dat de meerjarige zoektocht naar een fusiepartner wordt gestopt en dat het Architectenregister zelfstandig blijft. Het besluit om zelfstandig door te gaan gaf ruimte voor heroriëntatie op de publieke dienstverlening, maatschappelijke rol en positionering van het Architectenregister en heeft geleid tot een nieuwe missie en visie (2023 – 2026). De basis is het goed uitvoeren van de huidige taken en activiteiten. Maar alleen dat is niet (meer) voldoende om de doelstellingen van de Wet waar te maken en als organisatie maatschappelijk relevant te blijven.

De rol van de ruimtelijk ontwerper lijkt te veranderen en is er behoefte om deze steeds meer onderzoekend in te zetten, niet alleen voor ruimtelijke opgaven, maar ook om vanuit een ander perspectief en met specifieke vaardigheden als ‘verbeelding’ en ‘verbinding’ bij te dragen aan het oplossen van (complexe) maatschappelijke opgaven. Dit is voor de vier disciplines en voor de sector een belangrijke opgave.

Het Architectenregister wil met haar dienstverlening deze opgave ondersteunen en daarnaast bijdragen aan het versterken van de ruimtelijke ontwerpsector en aan de maatschappelijke profilering van de beroepsgroep als geheel in het licht van de komende ontwerpopgaven.

De missie van het Architectenregister
Onze missie is het bevorderen van het vakmanschap van ruimtelijk ontwerpers om de kwaliteit van onze leefomgeving te verbeteren. Om onze missie en visie te realiseren, investeren we de komende jaren in:

• het bevorderen van het vakmanschap van ruimtelijk ontwerpers;
• het vergroten en uitdragen van kennis over de inzet en waarde van geregistreerde ruimtelijk ontwerpers;
• het verder bouwen aan een vitale en toekomstbestendige organisatie die haar taken zorgvuldig en effectief uitvoert.

Onze mijlpalen voor 2024 en verder
In 2023 zijn een aantal belangrijke randvoorwaarden gerealiseerd waardoor we de komende jaren met vertrouwen tegemoet kunnen zien. Door OCW is een verhoging van de financiering toegezegd die voortaan jaarlijks wordt geïndexeerd (verhoogd). Hiermee kunnen we extra medewerkers aannemen en onze wettelijke taken beter en vollediger invullen. Ook is er extra geld beschikbaar gekomen in het kader van het kabinetsprogramma Werk Aan Uitvoering (WAU).

Met dit geld gaan we de komende jaren onze dienstverlening versterken en de maatschappelijke meerwaarde van onze publieke dienstverlening vergroten. Het fundament van onze strategie richting 2026 is het bouwen aan een vitale, toekomstbestendige organisatie die haar taken zorgvuldig en effectief uitvoert. Voor 2024 ligt de focus op overzicht, structuur, een heldere rol en taakverdeling en meer projectmatig werken; de verhuizing naar het nieuw pand, het werven van een aantal nieuwe medewerkers en voortgang maken op belangrijke projecten die invulling geven aan onze strategie.

Voor een inkijkje binnen de organisatie zie de volgende link: Rieken & Oomen - Architectenregister - Manager Dienstverlening & Organisatie op youtube.com.

De functie
De Manager Dienstverlening en Organisatie betreft een nieuwe functie waarin je leiding geeft aan acht à tien medewerkers en mede invulling geeft aan de toekomst van de organisatie. Je bent verantwoordelijk voor het uitvoeren en stroomlijnen/professionaliseren van zowel kernprocessen als ondersteunende activiteiten en processen. De nadruk ligt op het uitvoeren en realiseren van inhoudelijk beleid op zowel tactisch als operationeel niveau. Daarnaast ben je medeverantwoordelijk voor de toepassing van het personeels- en financieel beleid.
Je bent vaardig in het aangaan en onderhouden van contacten met samenwerkingspartners, zoals verschillende externe dienstverleners waar nauw mee samen wordt gewerkt.

Wat ga je doen?
In deze nieuwe functie ben je verantwoordelijk voor de publieke dienstverlening van het Architectenregister en voor de interne dienstverlening. Je ondersteunt de directeur en geeft leiding aan de mensen die binnen het Architectenbureau werkzaam zijn (sommige hiërarchisch, sommige functioneel). Daarnaast geef je sturing aan verschillende dienstverleners op het gebied van bijvoorbeeld Informatievoorziening en ICT, financiële administratie en communicatie. Je draagt zorg voor een optimale kwantitatieve en kwalitatieve bezetting binnen het team. Als leidinggevende zorg je voor de groei en ontwikkeling van het team door hen te instrueren, te motiveren en te coachen. Je hebt oog voor de kwaliteiten en ontwikkelmogelijkheden van medewerkers. Je creëert een omgeving waar zelfstandig en oplossingsgericht werken wordt aangemoedigd. Ook stimuleer je een open communicatieklimaat waar feedback en suggesties worden aangemoedigd. Jij bent iemand die met een heldere focus werkt aan kwaliteitsmanagement, procesverbetering en het versterken van de basis zodat de beschikbaarheid van betrouwbare data, veilige en kwalitatieve ict en hoogwaardige dienstverlening is gegarandeerd.

Ook draag je actief onze kernwaarden en missie uit: Onafhankelijk en verbindend opereren en blijven ontwikkelen vanuit een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van diversiteit gebruikt om samen het vakmanschap van ruimtelijk ontwerpers te bevorderen om zo onze leefomgeving te verbeteren.

Procesoptimalisatie en Compliance:
Procesoptimalisatie en het beheer van managementinformatie spelen een cruciale rol, inclusief het waarborgen van compliance zoals AVG. Je evalueert periodiek de afgesproken resultaten en stelt deze zo nodig bij.

Projectmanagement:
Je stelt duidelijke projectplannen op, voert deze uit en/of stuurt op goede en tijdige uitvoering hiervan. Je neemt mensen mee in het realiseren van projectmatig werken. Je evalueert de resultaten en stelt deze zo nodig bij. Je bent daarbij hands-on, resultaatgericht en innovatief.

Planning en verantwoording:
Je draagt zorg voor het opstellen van de begroting. Je zorgt ervoor dat we onze doelen behalen zonder het budget te overschrijden. Je bent verantwoordelijk voor de jaarplanning en voor de uitvoering van jaarlijkse processen en rapportages zoals het jaarlijkse facturatieproces, jaarrekening, voorbereiding accountantscontrole en het jaarverslag.

Meer informatie vind je op onze website: https://www.architectenregister.nl/.

Wat breng je mee?

• Je bent een gedreven en coachende manager die ook zelf de handen uit de mouwen weet te steken.
• Je bent in het bezit van minimaal een hbo-diploma en beschikt over ruime relevante werkervaring.
• Je hebt goede kennis van en ervaring met (de uitvoering van) financieel- en kwaliteitsbeleid, Informatievoorziening/ICT en van compliance.
• Daarnaast heb je kennis van managementtechnieken en van het uitvoeren van organisatie- en personeelsbeleid.
• Externe dienstverleners weet je goed aan te sturen en te beoordelen en je bent goed in contractmanagement.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en hebt het vermogen om teams te motiveren en te laten groeien.
• Je bent projectmatig, procesmatig en coördinerend sterk.
• Men ervaart jou als iemand die kan sturen op kwaliteit en sterk is in het verbeteren van processen.
• Je hebt een sterk analytisch vermogen, leest makkelijk cijfermatige rapportages ten behoeve van de financiële situatie en de doorontwikkeling.
• Gezien je functie, de aard van onze dienstverlening en het ontwikkelpad van de organisatie ben je bereid om minimaal drie per week op locatie te zijn en zo nodig meer.

Aanbod

• Het Architectenregister biedt een uitdagende en afwisselende functie in een omgeving met leuke collega's waarin je echt kunt bouwen aan de groei en ontwikkeling van de organisatie.
• Een salaris binnen schaal 13 CAO Rijks (tot een max van € 7.747,70 bruto per maand) o.b.v. 36 uur per week.
• Overige arbeidsvoorwaarden conform CAO Rijk, waaronder een individueel keuzebudget van 16,50 % van je salaris en de mogelijkheid tot het volgen van trainingen, cursussen en opleidingen.

Procedure
De begeleiding van deze procedure is in handen van Rieken & Oomen. Herken jij je in deze profielschets?
Dan nodigen we je graag uit om direct te reageren en de deadline van de uiterste reactietermijn niet af te wachten. Met passende kandidaten gaan we snel in gesprek. De reactietermijn loopt uiterlijk af op 21 augustus.

Je kunt met je cv en motivatiebrief reageren via het sollicitatieformulier op onze website.

Heb je nog vragen?
Stel ze gerust! Neem dan contact op met Saskia Postma via telefoonnummer 06 – 30 623 555.

Het invullen van een DISC-vragenlijst (inzicht in gedragsvoorkeurstijlen) is onderdeel van de procedure. Ook screening en een selectieassessment kunnen onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.