Ambtelijk secretaris medezeggenschap

Wij zijn op zoek naar een

Ambtelijk secretaris medezeggenschap

28 tot 32 uur | Schaal 9 | Jaarcontract met uitzicht op vast dienstverband

Voor het domein Strategie en Bestuur, team BDO, is de provincie Utrecht op zoek naar een: Ambtelijk Secretaris OR

Wat ga je doen?
Als Ambtelijk Secretaris OR ondersteun en adviseer je de OR bij al haar activiteiten: beleidsmatig, organisatorisch en secretarieel.

Onze OR bestaat uit 15 leden en is dit jaar gestart in een nieuwe samenstelling. Er wordt gebouwd aan een hecht team dat in goede onderlinge samenwerking en in constructieve interactie met de bestuurder haar taak wil uitvoeren. De Ambtelijk Secretaris speelt hierbij een belangrijke verbindende rol binnen en buiten de OR. Denk aan hulp bij inwerken nieuwe OR-leden maar ook aan de samenwerking met de ondersteuners van de bestuurder en vervult de rol van klankbord en adviseur. De kwaliteit van de medezeggenschap staat altijd centraal.

Concrete taken zijn o.m. bewaken van naleving van wetten, procedures en afspraken betreffende medezeggenschap, uitvoering cao en arbeidsvoorwaarden. Je bereidt de door de OR uit te brengen adviezen, instemmingszaken en initiatiefvoorstellen voor en rond het proces samen met de OR af. Je stelt een jaarplan op en draagt zorg voor berichtgeving en archivering. Ook de communicatie van en over het OR-werk hoort daarbij.

De ondersteuning wordt samen met de medewerker ambtelijke secretariaat vormgegeven en uitgevoerd. Daarbij vinden wij het belangrijk dat de nieuwe secretaris ook een coachende rol kan vervullen voor de medewerker ambtelijk secretariaat.

Andere taken die bij jou als Ambtelijk Secretaris thuishoren zijn:

• Samen met je collega medewerker ambtelijk secretariaat verzorg je zelfstandig inkomende en kwalitatieve en tijdige uitgaande correspondentie en externe berichtgeving;
• Voor het jaarverslag verzorg je de redactie, de uitvoering en de verspreiding;
• Je beheert het budget van de OR;
• Je legt tijdig verslag van OR-, overleg- en commissievergaderingen;
• Je zorgt voor overzicht en beheer van de dossiers;
• Je bent vraagbaak voor de gehele OR m.b.t. de WOR, status dossiers en planning;
• Je organiseert (bij)scholing van OR-leden, de verkiezingen en je bent het aanspreekpunt van de OR, binnen de organisatie, andere provincies en externe organisaties.

Wie zoeken wij?

• Ervaring met het werken in politieke organisaties en met bewezen sensitiviteit;
• Een afgeronde relevante opleiding op hbo-niveau èn ervaring in een soortgelijke functie.
• Kennis van wettelijke regelingen en jurisprudentie op het gebied van medezeggenschap, arbeidsrecht, Arbowet, cao e.d.;
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift en je bent bekend met voorkomende office-pakketten;
• Een zelfstandige, accurate, analytische, stressbestendige en onafhankelijke houding;
• Sociale vaardigheden zoals initiëren, tact, inlevend en probleemoplossend vermogen en je kan omgaan met tegengestelde belangen en vertrouwelijke informatie.
• Respect en waardering voor de ander, gericht op een goede relatie met alle partijen waarmee de OR zijn werk doet.

Vereisten

• Aantoonbare werkervaring als ambtelijk secretaris;
• Aantoonbare werkervaring met Wet op de Ondernemingsraden;
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Kennis van arbeidsrecht, Arbowet, CAO is een pre.

Wat bieden wij?
Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen – vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we namelijk verder.

We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken. Bij de provincie Utrecht werken we hybride. Hoe dit eruit ziet geven we samen vorm.

De organisatie is in ontwikkeling. We maken een professionaliseringsslag en gaan steeds meer opgavegericht werken. Als jij het leuk vindt om het voortouw te nemen en verder mee wilt bouwen aan onze organisatie, garanderen wij jou een boeiende tijd.

Naast uitdagend werk en leuke collega’s bieden we jou:

• een tijdelijke arbeidsovereenkomst van een jaar voor 28 tot 32 uur per week met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd
• een salaris van minimaal € 3.338,90 en maximaal € 4.696,78 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 40 uur p.w. (schaalniveau 9);
• een Individuele Keuze Budget van 22,37% bovenop je maandelijkse salaris, waarvan je zelf kunt kiezen wanneer het wordt uitgekeerd;
• 18 vakantiedagen én een ruime ATV-regeling met max. 25,5 extra vrije dagen op basis van een fulltime dienstverband;
• een goede pensioenopbouw;
• een persoonlijk ontwikkelbudget van € 6.000,- per vijf jaar;
• de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen via het cursusaanbod bij de UtrechtAcademie.

Contactinformatie
Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met de vacaturehouder Marijke de Feijter, telefoon (06) 81346391. Of met Voorzitter OR Lisette Tieman, telefoon (06) 18300508 of OR-lid Jenny van den Heuvel, telefoon (06) 22232664.

Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Henny Willems, adviseur werving & selectie, telefoon (06) 3857385 of mail matchpoint@provincie-utrecht.nl.

Solliciteren
Ben je geïnteresseerd? Reageer dan uiterlijk 27 oktober 2024 via onze sollicitatiepagina.

Gesprekken vinden plaats op het Provinciehuis in de week van 4 november.

We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om naar deze functie te solliciteren.

Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Integriteit komt terug in het sollicitatiegesprek.

Wie zijn wij?
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Domein Strategie & Bestuur
De ambtelijk secretaris maakt deel uit van het team Bestuurs- en directieondersteuning en advisering van het domein Strategie & Bestuur. Dit domein zorgt er voor dat bestuur en directie kwalitatief, inhoudelijk, organisatorisch en strategisch gesteld staan om de doelen van de provincie te realiseren in nauwe samenwerking met onze partners. Alle bijdragen vanuit Strategie en Bestuur zijn gericht op het behoud en versterken van onze reputatie als een betrouwbare, toegankelijke en deskundige overheidspartner. De basis om deze partner te kunnen zijn is een zorgvuldig democratisch proces.

Als domein kennen we een aantal kerntaken:

• Uitvoering van interbestuurlijk toezicht
• Advisering over bestuurlijke aangelegenheden en relatiebeheer bestuurlijke partners;
• Coördinatie op strategievorming en activiteiten Europa;
• Corporate Communicatie en Public Affairs;
• Juridische advisering;
• Advisering en ondersteuning van het bestuur, directie en medezeggenschap;
• Leveren van expertise en ontwikkeling van opgave, programma-, project- en procesmanagement.

De OR
De Ondernemingsraad telt 15 zetels. De organisatie is in ontwikkeling. Dat brengt veranderingen met zich mee, waarin de OR een belangrijke rol speelt. De bevoegdheden, rechten en plichten van de OR staan beschreven in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) en in de cao-Provincies.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.