Top 10 trends voor hybride werken in moderne kantoren

Om zowel op individueel als op collectief niveau effectief te kunnen werken, is het essentieel om de werkomgeving zowel fysiek als digitaal aan te passen. HEVO heeft de top 10 trends voor het hybride werken in moderne kantoren op een rij gezet:

1. Autonomie met moderne leiderschapsstijl

Mensen willen de autonomie behouden om hun werk zelf te organiseren, zonder voortdurend te worden geobserveerd over wanneer en hoe het werk wordt uitgevoerd. Dit vereist een verschuiving in de managementstijl, waarbij de nadruk ligt op ondersteuning, facilitering en het stellen van kaders.

2. Aantrekkelijk werkgeverschap

De strijd om talent intensiveert, gegeven de schaarste op de arbeidsmarkt in diverse sectoren. Om talent aan te trekken voor je organisatie, is het van belang te kijken naar het totaalpakket dat de organisatie te bieden heeft. Interessant werk met een goede beloning (zowel primair als secundair) is niet langer voldoende. Het aanbieden van uitstekende ontwikkelings­mogelijkheden en goede werkomstandigheden is van essentieel belang. Op elk gebied moet een op maat gemaakte oplossing worden geboden met diverse keuzemogelijkheden, inclusief de werkplek op kantoor en thuis, de ICT, de werkafspraken etc. Hierbij is het cruciaal om specifiek te kijken naar de doelgroep die je aan je organisatie wilt binden, zoals recent afgestudeerden.

3. Betere werk-privébalans

Mensen streven naar een gezonde balans tussen werk en privé, waarbij onnodige reistijd wordt geminimaliseerd. De manier van reizen ondergaat eveneens veranderingen en wordt gevarieerder. Dit vereist aanpassingen in het mobiliteitsbeleid en meer flexibiliteit. Tevens is een goed thuiswerkbeleid noodzakelijk, met speciale aandacht voor het creëren van een geschikte, arbo-conforme werkplek thuis. Het is echter belangrijk op te merken dat dit niet voor iedereen haalbaar is, met name voor jongeren.

4. Slimmer, asynchroon en flexibeler werken

Het kantoor, de werkplekken en de benodigde voorzieningen worden intelligenter en flexibeler. Werknemers hebben behoefte aan goede faciliteiten, aan geschikte hardware en software, die flexibel inzetbaar is en gemakkelijk (tijdelijk) te gebruiken. Plug-and-play is de norm, zelfs voor specifieke videoconferentie-toepassingen. Data-analyse van aspecten zoals bezettingsgraad en spreiding over tijd kan moeiteloos worden uitgevoerd. Bovendien kan facility management gemakkelijk bepalen welke capaciteit nodig is voor catering en schoonmaak op specifieke momenten.
Asynchroon samenwerken is een werkwijze waarbij deelnemers niet tegelijkertijd aan een project of taak werken, maar wel samenwerken. Dit betekent dat deelnemers niet per se op dezelfde tijdstippen hun bijdrage moeten leveren, maar dat ze wel met elkaar kunnen communiceren en ideeën delen. Hierdoor wordt het project niet langer beperkt door de beschikbaarheid van alle deelnemers op hetzelfde moment, waardoor een meer flexibele en efficiënte samenwerking mogelijk wordt. Deze gecombineerde benadering benadrukt de verschuiving naar een dynamischere en geavanceerdere werkomgeving.

5. Gevarieerde bezetting en benutting

Bij iedere organisatie is een wisselende bezetting te zien over de dagen en de week. Afhankelijk van het type organisatie zijn de bekende ‘overlegdagen’ maandag, dinsdag of donderdag, waardoor de bezetting en benutting van het kantoor op die dagen veel hoger is. De woensdagen en de vrijdagen zijn voor steeds meer mensen de favoriete vrije dagen of thuiswerkdagen. Daarbij is er ook nog een verloop te zien gedurende de dag waarbij de 2e helft van de middag vaak al rustiger is. Dit heeft effect op de beleving van de werkomgeving, waarbij er op de drukke dagen en piekmomenten voor wordt gezorgd dat er voldoende activiteit op kantoor is om het 'teamgevoel' te behouden. Mensen moeten steeds meer verleid worden om regelmatig naar kantoor te komen.

6. Inclusieve werkomgeving

Er is een grote diversiteit in wensen en behoeften van mensen rondom het invullen van het werk. Een inclusieve werkomgeving biedt zowel ruimte voor de individuele behoeften als ruimte voor de organisatiebehoeften. Daarbij wordt rekening gehouden met de behoeften van alle generaties op de werkvloer en alle ontwikkelingsniveaus, van stagiair tot senior, gerelateerd aan de specifieke taken die verricht worden. Ook wordt rekening gehouden met verschillende persoonlijksheidskenmerken en bijvoorbeeld het verschil tussen introverte en extroverte mensen.

7. Meer werkplezier

De kerntaken van het kantoor omvatten samenwerking, creatieve werkvormen en persoonlijk (informeel) contact. Dit vereist een heroverweging van de opzet en vormgeving van het kantoor; het moet aantrekkelijk worden ontworpen, zodat het de inspanning van de reis waard is. Gastvrijheid wordt steeds crucialer in de werkomgeving, waarbij medewerkers en bezoekers zich welkom moeten voelen. Werkzaamheden worden steeds vaker in teamverband uitgevoerd, met wisselende interne en externe samenstellingen, wat specifieke teamwerkplekken vereist, zoals  bij agile werken of scrum. Niettemin mag men niet uit het oog verliezen dat er ook behoefte is aan concentratiewerkplekken, omdat medewerkers gedurende een werkdag vaak diverse taken moeten volbrengen, elk met verschillende eisen aan de werkplek.

8. Eén team

Mensen streven naar een gevoel van verbondenheid met collega's, het team en de organisatie. Het versterken van deze verbondenheid vereist zowel digitale als fysieke oplossingen. De reden waarom mensen zich betrokken voelen bij een organisatie is aan het veranderen, vooral bij jongere generaties die zich sterk aangetrokken voelen tot betekenisvol werk of het hogere doel van de organisatie. De verhaallijn van de organisatie moet niet alleen kloppen, maar ook consistent worden doorgevoerd in alle beleidsvelden, inclusief huisvesting. Daarbij is het voor het ontwikkelen en ondersteunen van vooral de jongere generaties of nieuwe medewerkers van belang om voldoende collega’s te kunnen treffen. Even vragen hoe de ander iets aanpakt gaat nu eenmaal makkelijker als je elkaar regelmatig ziet. Aangezien de huisvesting een van de meest zichtbare aspecten van een organisatie is, fungeert deze tevens als een uithangbord. Hierdoor krijgt huisvesting een belangrijkere rol in de branding van het bedrijf of de organisatie.

9. Gezondheid en welbevinden

Gezondheid en welzijn krijgen steeds meer aandacht van mensen, wat ook vraagt om een gezonde werkomgeving. Dit omvat niet alleen de kwaliteit van het binnenklimaat (luchtkwaliteit, temperatuur, licht) maar ook aspecten als akoestiek, ergonomie van de werkplek en de aanwezigheid van groen in, op en rondom het gebouw. Deze focus op gezondheid vertaalt zich eveneens naar een gezond aanbod in de catering en het aanmoedigen van voldoende lichaamsbeweging zowel tijdens als buiten werktijd.

10. Duurzame huisvesting

De verwachtingen met betrekking tot duurzaamheidsprestaties en eisen voor huisvesting nemen voortdurend toe. Zowel door medewerkers als de samenleving wordt gekeken naar organisaties die duurzaamheid hoog in het vaandel hebben staan, waarbij een niet-duurzaam gebouw steeds meer als een diskwalificatie wordt gezien. De trend bij nieuwbouw gaat richting gebouwen die energieneutraal of zelfs energie­producerend zijn, maar in ieder geval zonder gebruik van fossiele brandstoffen. Het streven naar circulariteit wordt niet alleen toegepast in het inbouwpakket, maar ook in de algehele huisvesting. Naar verwachting zal biobased bouwen met demontabele elementen en het bouwen van volledig houten constructies verder toenemen.

Tot slot; wees zorgvuldig en ga samen aan de slag om van hybride werken een succes te maken door met elkaar te brainstormen over een efficiënt en aangenaam evenwicht. Met een goed doordacht en uitgewerkt plan is een win-winsituatie te bereiken met enthousiaste medewerkers die in een ‘flow’ hun werk uitvoeren. Wat is jouw ideale kantoorconcept? We helpen je graag.

Auteur: Willem Adriaansen